A végfelhasználók produktivitását javító, stratégiai IT kezdeményezések kivitelezéséhez jól átgondolt tervre van szükség. Olyanra, amely továbbmutat az irodahelyiségek fizikai határainál. A vállalatok növekedése és a távmunka térnyerése mellett az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük ugyanúgy kommunikálni a távoli munkatársakkal és partnerekkel, mintha a szomszéd asztalnál ülőhöz szólnának. Az informatikai döntéshozókra, CIO-kra hárul a megfelelő technológia kiválasztása, amely támogatja a vállalat növekedését, és lehetővé teszi a közvetlen, személyes szintű együttműködést, utazási költségek nélkül.

Az új teljesítmény-növelő technológiai kezdeményezések csak akkor válhatnak sikeressé, ha a végfelhasználók szívesen veszik igénybe a rendelkezésükre álló eszközöket.

Még mindig az e-mail a menő

A legkönnyebben elfogadható megoldások olyan termékekre épülnek, amelyeket az alkalmazottak megszoktak, és napi szinten használnak, mint például az e-mail. A Radicati Group adatai alapján napjainkban 2,9 milliárd aktív e-mail fiók működik, és 2014-re ez a szám várhatóan 3,8 milliárdra nő. A Nielsen Company 2010 szeptemberi felmérése alapján - a közösségi oldalak térnyerése ellenére - az amerikaiak még mindig sokkal több időt fordítanak az e-mailezésre (39 százalék), mint a kommunikáció ezen új formáira (11 százalék).

Az újabb kommunikációs megoldások növekvő népszerűsége mellett az e-mail még mindig a leginkább elfogadott és leggyakrabban használt elektronikus kommunikációs forma a munkahelyi felhasználók körében, ahol a céges e-mailcímek egyfajta univerzális névjegykártyaként  is szolgálnak.

Középpontban az integrált megoldások

A már meglévő e-mail platformokat felhasználhatjuk arra is, hogy segítsünk az alkalmazottaknak az új technológiák elfogadásában. Egy ilyen megközelítés rugalmasságot és választást kínál a dolgozóknak: az e-mail platformokkal integrált közösségi kollaborációs megoldások lehetővé teszik a munkatársak számára, hogy a nekik legmegfelelőbb eszközt használják. Előfordulhat például, hogy a vállalatoknál olyan emberek dolgoznak, akik még mindig az e-mailt részesítik előnyben. Ha azonban az e-mail kliens megfelelően integrálható az újgenerációs közösségi megoldásokkal, amelyek azonnal továbbítják az üzeneteket, akkor nem lényeges, melyiket használják a munkatársak.

E-mail felturbózva

A produktivitás-növelő technológiáknak a fentiek mellett a munkavégzési szokások megváltozását is követniük kell. Napjainkban gyakran előfordul, hogy az irodában ülő munkatársak egy otthonról vagy útközben tevékenykedő kollégával közösen dolgoznak egy projekten. Ilyenkor is képesnek kell lenniük valós időben, minden különösebb erőfeszítés és nehézség nélkül kommunikálniuk ahhoz, hogy elérjék céljaikat, és betartsák a határidőket. Emellett az emberek nagy része hozzászokott a közösségi oldalak használatához a magánéletben (legyen szó akár a fényképek vagy állapotfrissítések megosztásáról, hozzászólásról vagy a barátokkal történő kapcsolatfelvételről), így szívesen használnak hasonló eszközöket a munkahelyükön is a produktivitás növeléséhez.

Az újgenerációs közösségi kollaborációs platformok mind az egyéni, mind a csapatokon belüli hatékonyságot felpörgetik a social networking funkciók és a már jól bevált e-mail alapú kommunikáció kombinálásával, biztosítva az alkalmazottak számára, hogy megoszthassák egymással ötleteiket, azonnal választ kapjanak a kérdéseikre, könnyedén nyomon követhessék a projektek alakulását, és tartózkodási helytől függetlenül folyamatosan naprakészek lehessenek.

Mindenki nyer

Az egyének a közösségi kollaborációs eszközök segítségével könnyebben átlátják a fölöttük zajló folyamatokat, így gyorsabban és eredményesebben tudnak dolgozni. Ezek az eszközök azonnali visszajelzést tesznek lehetővé, az e-mailnél jóval hatékonyabb csatornát biztosítva a kommunikációra, ami főként az időérzékeny projektek esetében fontos. Mivel ezek a magánéletben már megszokott megoldásokból merítenek, könnyen érthetők és kezelhetők.

A csapatok a megosztott munkaterületek, illetve a hozzájuk hasonló egyéb kollaborációs eszközök révén egy időben tudnak közösen dolgozni, így elsőre elkészülhetnek a feladataikkal, anélkül, hogy összetett jóváhagyatási folyamatokra lenne szükség. A megosztott munkaterületek a vállalatok számára egy központi, könnyen elérhető helyet biztosítanak a vállalati tudás tárolásához. A fájlok könnyen megoszthatók és szinkronizálhatók, így minden alkalmazott a legfrissebb verzióval dolgozhat. A fórumbejegyzésekhez hasonló beszélgetések szervezetté és célzottá teszik a kommunikációt, így nincs szükség kiterjedt kutatásra a postafiókban egy adott email után. Mivel az ilyen jellegű eszközökkel ad-hoc csapatok is létrehozhatók, az alkalmazottak maguk is összehívhatják az összes szükséges személyt egy-egy projekt kivitelezéséhez, és nem kell bevonni az informatikai részleget sem.

A megfelelő, körültekintően kiválasztott kollaborációs eszközökkel mindenki nyer a vállalatnál. A folyamatok átláthatóbbá és könnyen követhetővé válnak, az alkalmazottak teljesítménye javul, és a döntések meghozatala is gyorsabb lehet.