A 2007-es verzió fontos új szolgáltatásaival a felhasználók rövidebb idő alatt több feladattal végezhetnek, eredményesebb lehet közöttük az együttműködés, áramvonalasabbá tehetők az üzleti folyamatok és szabályozottabbá válhat a vállalati tartalomkezelés. Mindezzel átláthatóbb lesz a szervezeti működés: a szervezet gyorsabban reagálhat a változásokra, a felmerülő üzleti lehetőségekre. Az irodai alkalmazáscsomag új verziójának eszközeivel az infomunkásoknak erősebb személyes hatásuk lehet az üzleti eredmények alakulására, sokrétűen, helytől és időtől függetlenül részt vehetnek a csoportmunkában, akár az íróasztal mellett ülnek, akár ha távol vannak az íróasztaltól: üzleti útra indultak vagy az ügyfelek, partnerek telephelyén dolgoznak.

Személyes hatás az üzleti eredményekre

A zsúfolt íróasztal, a feladatok torlódása és a szorongató időszűke hátráltatja a munkavégzést. S ha az egyén nem tud a kellő hatékonysággal dolgozni, akkor a vállalat üzleti teljesítménye is csökken. A 2007-es Microsoft Office rendszer ezért igyekszik a maga eszközeivel egyszerűbbé, átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé, eredményorientálttá tenni a munkaterületeket.

- Az egyszerűsített felhasználói felület felgyorsítja a munkavégzést: az eszközök meghatározott műveletek és objektumok körül kialakított parancsfüleken érhetők el - mondta Pozsony Balázs (képünkön), a Microsoft Magyarország Office és Infomunkás üzletágának vezetője. - A gyorselérési eszköztáron az Office 2007 rendszeren belül egyetlen kattintással bárhol elérhető a kívánt parancs. S az új élő előkép-szolgáltatással a felhasználó előnézetben, még a művelet végrehajtása előtt megtekintheti, hogy pontosan milyen lesz a tervezett formázási, illetve szerkesztési módosítás eredménye. A SmartArt ábrákgazdag grafikai elemeket és kreatív hatásokat adó készletéve gyorsabban és könnyebben lehet professzionális megjelenésű dokumentumokat létrehozni. A munka hatékonyságát és az érzékeny adatok védelmét szolgálja a Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007 és Office PowerPoint 2007 programokban elérhető Dokumentumfelügyelő szolgáltatás is: megkereshetők, majd eltávolíttathatók vele a dokumentumokból azok a megjegyzések, személyazonosításra alkalmas adatok, rejtett szövegrészek és más elemek, amelyeket a felhasználó nem szándékozik másokkal megosztani.

Az Office Outlook 2007 programmal a felhasználók egy helyen kezelhetik a maguk feladatait, és fontossági sorrendbe állíthatják őket. Az új Teendősáv révén egy helyen tekinthetik meg az Outlookban, Office OneNote 2007, az Office Project 2007 programokban, illetve a Windows SharePoint Services webhelyeken megadott napi feladatokat, a nyomon követésre kijelölt e-maileket, azután a közelgő találkozókat és más teendőik listáját.

Az Outlook 2007 program azonnali keresés funkciójával kulcsszavak alapján gyorsan megkereshetők a kívánt adatok, információk - az e-mailek mellékleteiben is. Keresési feltételként megadható a dátum, a feladó, az üzenet státusát jelölő színkategória és a levél fontossági szintje is. A OneNote 2007 szövegfelismerő eszköze jóvoltából kézzel írt jegyzetek, képekben szereplő szövegek, illetve (az angol változatban) hang- és videofelvételek beszédhangjai között is lehet keresni.

Napjainkban a vállalatok az eddigieknél hatékonyabb eszközöket keresnek a távmunkásokkal, a távoli telephelyekkel, a nemzetközi partnerekkel és az ügyfelekkel való kommunikációra és együttműködésre. A Microsoft Office 2007 valós idejű együttműködési szolgáltatásaival a személyek és a munkacsoportok könnyen áthidalhatják a földrajzi távolságokat és az időzónákat.

A Microsoft Office egyik részével, a SharePoint Server 2007 Tudás hálózat szolgáltatásával a felhasználó megkeresheti a szervezeten belül azokat a munkatársakat, akiknek megvannak az adott probléma megoldásához szükséges ismeretei és tapasztalatai, és azonnal kapcsolatba is léphet velük - mondta Pozsony Balázs. - Ezzel a szolgáltatással megjeleníthetők a munkatársak egymás közötti, illetve a vállalatokkal kialakult munkakapcsolatai is, s ez hatékonyabbá teheti a hálózatépítést. A Microsoft Office SharePoint Server 2007 program Saját hely funkciójával azonosíthatók a közös feladaton dolgozó munkatársak. A Társasági hálózatban alkalmazott kijelzők felvilágosítást adnak a szervezeti egységről és a közösségekről is, amelyeknek tagja ez vagy az a személy. A kijelzők a hálózatban keresett személyek elektronikus kommunikációjára vonatkozó adatokat is tárolják, s ezáltal pontosabbak lesznek a találatok.

A Microsoft Office új verziójában megjelenő Groove 2007 és az Office SharePoint Server 2007 program együttesen olyan integrált környezetet teremt, amelyben a munkacsoportok és a szervezetek közösen dolgozhatnak, és adatokat is megoszthatnak egymással akár online, akár offline "állapotban" vannak. Az Office Project Server 2007-tel a projektvezetők hatékonyabban kezelhetik a projekteket; a projektvezetők átláthatóbb ütemező és fejlettebb döntéshozatali eszközökkel tervezhetik meg, tarthatják felügyelet alatt a projekteket, és mérhetik azok teljesítményét.

Az irodai alkalmazáscsomag új változatában a Wiki-lapokon és a webnaplókon (blog) át könnyebben elérhető, archiválható és újrahasznosítható a közösségi ismeretanyag: ehhez a Windows SharePoint Services rendszer ad támogatást. Az Office Word 2007 programmal a felhasználók képekkel, gazdag formázással kiegészített és helyesírás-ellenőrzővel kijavított webnapló-bejegyzéseket hozhatnak létre, amelyeket sokféle elterjedt webnapló-szolgáltatással mindjárt közzé is tehetnek.

Hatékonyabb üzleti folyamatok és tartalomkezelés

Az új Office rendszer a feladatok automatizálásával és a vállalati tartalom létrehozására, kezelésére és tárolására kialakított és egymással összeillesztett szolgáltatásokkal segít egyszerűsíteni az üzleti folyamatokat.

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 munkafolyamat-jóváhagyással és -ellenőrzéssel kapcsolatos szolgáltatásai mind automatizálhatók. A programban alapértelmezés szerinti sablonok könnyítik meg a tartalomnak leginkább megfelelő munkafolyamatok kiválasztását. Az InfoPath Forms Services új kiszolgálóoldali szolgáltatással átalakíthatók az űrlapokra épülő folyamatok, és a Microsoft Office InfoPath-űrlapok webes űrlapokká konvertálhatók.

Az Office SharePoint Server 2007 tartalomkezelő funkciói webböngészőből és a Microsoft Office 2007 alkalmazásaiból is elérhetők. Az ügyfélalkalmazás Fájl menüjéből többek között munkafolyamatot lehet elindítani, a felhasználók értesíthetők a dokumentummal kapcsolatos, még függőben levő munkafolyamat-feladatokról, a dokumentum adatait tartalmazó munkaablakban megjeleníthetők a dokumentum tulajdonságai és a dokumentumra vonatkozó webhelyházirendek, ezenfelül a Microsoft Outlook programban helyileg tárolhatók a SharePoint-tárakban levő állományok. Ezzel - a SharePoint Server 2007 és az Office 2007 ügyfélprogramok közötti szorosabb együttműködés jóvoltából - lényegesen kibővült az irodai alkalmazáscsomagból használható tartalomkezelő funkciók köre.