Dokumentumkezelés, archiválás magasabb színvonalon: hatékonyságnövelő KYOCERA-megoldások

A digitalizáció folyamatának remélt következménye, hogy a dokumentumainkat könnyebben rendezhetjük és kereshetjük meg a tárolóinkban. A valóság azonban kijózanító: a dokumentumok menedzsmentje és archiválása nem lett könnyebb, különösen akkor nem, ha a papír alapú és a digitális dokumentumok egyszerre használatosak a vállalati folyamatokban.

Áttekinthetően és könnyen elérhetően tárolni: a folyamatok zökkenőmentességéért felelős szakemberek szerint így szól az elvárás a dokumentumokat menedzselő és archiváló rendszerekkel szemben.

A KYOCERA rendelkezik olyan megoldásokkal, amelyek hatékonyak, a dokumentumokat strukturáltan archiválják, megfelelnek az auditokon, és amelyeknek köszönhetően a munkatársak a dokumentumokat könnyedén elérhetik és kategorizálhatják - a letisztult kereső funkciónak köszönhetően. A központi verziókövetés miatt a felhasználók mindig biztosak lehetnek abban, hogy a legfrissebb változatot látják a képernyőjükön.

NSi AutoStore - az automatikus út a jobb munkafolyamatokhoz
Hiába törekszünk arra, hogy a lehető leghatékonyabban, tehát digitalizáltan működjenek a belső folyamataink, számlák és más fontos irodai dokumentumok gyakran vagy papíron érkeznek, vagy olyan formátumokban, amelyeket nehezen illeszthetünk be a belső munkafolyamatainkba.

Sok időt és pénzt emészt fel a dokumentumok konvertálása, indexelése és mentése, eljuttatása a megfelelő alkalmazásokba. Ha sikerül hatékonyan automatizálni e folyamatot, akkor az irodai munkafolyamat felgyorsul, csökkennek a működtetési költségek és lényegesen növekszik a produktivitás.

Az KYOCERA partnerének, az NSi-nak a gyors és hatékony dokumentumkezelő szoftvere, az AutoStore növeli olyan szervezeti egységek, vállalkozások és intézmények hatékonyságát, amelyeknek rendszeresen és nagy számban kell üzleti vagy hivatali dokumentumokkal foglalkozniuk. Íme, néhány példa:

A könyvelésben az AutoStore mind a bejövő számlákkal, mind pedig a kimenő számlákkal kapcsolatos folyamatokat egyszerűsíti.

A jogi osztályon a az AutoStore a munkafolyamatok automatizálásával növeli a hatékonyságot, miközben a jogi megfelelőséget biztosítja, biztonságos, szabályokra alapuló auditálható naplózással.

Az egészségügyben az AutoStore minden betegről egyedi és egyetlen fájlban gyűjti össze az információkat, amelyet biztonságosan tárol, de elérhetővé tesz az erre feljogosított szervezeti egységeknek.

Az Nsi AutoStore főbb előnyei:

  • javul az irodai működés hatékonysága azzal, hogy a manuális folyamatok és az emberi hibázás lehetősége visszaszorulnak
  • egyszerűsödnek az üzleti folyamatok a dokumentum munkafolyamatok hatékony automatizálásának eredményeképpen
  • a manuális tárolás, adatrögzítés stb. okozta költségek csökkennek
  • erősödik a jogi megfelelés és a belső szabályzatoknak való megfelelés a biztonságos, szabályokra alapozott dokumentumkezelő folyamatoknak köszönhetően
  • felgyorsulnak az adminisztrációs munkafolyamatok az előírt összes címzettnek való azonnali disztribúcióval.

DocuWare - integrált dokumentum menedzsment
A DocuWare, amely a Premium Kyocera Partner cím birtokosa, a DocuWare megoldással vállalatok számára teszi lehetővé, hogy a tartalmaikat korszerű színvonalon felügyeljék, és kitűnő archiváló eszközkészletet használhassanak. E megoldás megfelel a biztonsági követelményeknek és annak az elvárásnak, hogy integrálható legyen a meglévő IT-struktúrákba, a vállalati alkalmazásokba (támogatja a napjainkban használt vállalati rendszerekben elfogadott összes szabványt és eljárást).

Minden szükséges komponenst tartalmaz a DocuWare a nagyvállalati tartalommenedzsmenthez (Enterprise Content Management, röviden: ECM). Az Additional Record Management funkciók például arról gondoskodik, hogy biztonságosan, felügyelve lehessen a tartalmakat elérni, mégpedig úgy, hogy a tartalmakhoz munkafolyamat-funkciók kapcsolhatók.

A DocuWare főbb előnyei:

  • intuitív működtetés és kényelem
  • könnyed adminisztráció
  • gyorsan integrálható a meglévő működési környezetbe
  • lehetséges a helyfüggetlen mobilitás és adatelérés
  • gondoskodik az értékes vállalati információk optimális biztonságáról.

Kommentek

comments powered by Disqus