Ebben a sokat emlegetetten felgyorsult világban a technológiáknak jelentős szerepük van, akár mint maga a verseny tárgya, akár mint a segítője. Mindkét esetre jó példa az információtechnológia. A mai sikeres vállalatok az informatika üzleti célú alkalmazásának szükségességével, fontosságával tisztában vannak.

Ma már természetes, hogy ha egy vállalat felvásárlásra kiszemel egy másikat, akkor sok tényező mellett az informatika alkalmazását is megvizsgáltatja a szakértőkkel, mert egyrészt még pontosabb képet akar kapni a gazdasági folyamatok hatékonyságáról, a döntési mechanizmusokról, másrészt a piaci reakciókészségről, a jövőről alkotott elképzeléseiről, a vállalati kultúráról is szeretne többet tudni.

Az integráció szükségessége. A több telephelyes, nagy nemzetközi vállalatok esetében az információrendszerek megléte, minősége, egységessége fokozottabban hat az országhatárokon átívelő rendszerek hatékony működtetésére. Egy ilyen komplex, eltérő kultúrájú környezetben a sikeres folyamatkoordináció és vállalatirányítás nem nélkülözheti az integrációt, az informatikai rendszerek együttműködését.

Az alapvető vállalati folyamatok támogatásának megoldására a technológia már segítséget adott a moduláris felépítésű és a modulok integrált együttműködését biztosító ERP-kkel (Enterprise Resource Planning). Az informatikai alkalmazásfejlesztés történetében az ERP-k megjelenése meghatározó jelentőséggel bír a mai napig a vállalati folyamatok integrációja terén.

A vállalat mérete, komplexitása. A vállalat mérete, a tevékenység komplexitása befolyásoló tényező abban, hogy milyen ERP-t javasoljunk, illetve válasszunk. Egy „sokat tudó", összetett folyamatokat támogató ERP egyrészt nagyon költséges lehet egy kisméretű leányvállalat számára, másrészt, nem is tudja kihasználni a programcsomag adta előnyöket.

Ha standard ERP a követelmény. Van tennivaló a gyakorló CIO-k számára, ha szakmai területükön többféle ERP működik, amelyeket annak idején az adott helyi igényeknek megfelelően vezettek be, nem tartva szem előtt a programcsomag kifejlesztői által sugallt, tipikus vállalati előfordulások és a nemzetközi gyakorlat alapján kialakított megoldásokat.

A kialakult helyzetet bonyolíthatja, ha az adott kulcsfelhasználók ragaszkodása további akadályokat gördít a változásokat megfogalmazók felé.

Utólag egységesíteni, standardizálni nem egyszerű dolog, de van rá mód. Kell egy üzleti előnyökből kiinduló, a kívánatos mélységű egységességet igénylő vállalatcsoport szintű döntés, amely alapján a kialakított ERP-stratégia megfelelő részletezettséggel, költségkalkulációval és ütemezéssel rögzíti a tennivalókat.

A vállalati folyamatok átvizsgálása, ésszerű egyszerűsítések meghatározása az ERP bevezetése előtt rövid távon megtérülő befektetés mind az üzleti haszon, mind a továbbfejlődési lehetőség, valamint a szervezeti ellenállás csökkentése terén.

Egységességre való törekvés - infrastruktúra. Vállalatcsoportok esetén kínálkozó lehetőség az informatikai eszközök egységesítése és az előnyök realizálása; így például a nagyobb mennyiségek megrendelésével járó piaci kedvezmények, a kevesebb eszköztípus házon belüli karbantartási/támogatási tudásbázis megszerzése és biztosítása. A standardok bevezetése miatti esetleges leányvállalati szakmai ellenállás jól kezelhető a szakemberek széles körű bevonásával, közös javaslati anyag készítésével.

Üzleti intelligencia a csúcson. Több jogi entitással rendelkező vállalat eredményeinek konszolidációja az erre kialakított megoldásokkal történik, ezek általában nem integráció során jönnek létre, hanem valamilyen felülről jövő kötelezettségteljesítés eredményeként kerül sor az adatáramlás és feldolgozás megvalósítására. Ezek az alkalmazások az adatforrások és tartalmak aprólékos, rendkívül időigényes tisztázása után viszonylag kevés gondot okoznak a bevezetéskor.

Projekt - a változások színtere. A fentiekben taglalt változtatási törekvésekben az a közös, hogy kivétel nélkül valamilyen projektszervezet keretében zajlanak.

Nézzük meg röviden, melyek a leggyakrabban előforduló problémák:
● Az informatikai fejlesztési igény nincs eléggé átgondolva a kezdeményező részéről. Tanács: nem érdemes sajnálni az időt újabb és újabb tisztázó megbeszélésekre a megrendelővel.
● A „cope" meghatározás sok esetben pontatlan, gondokat okoz mindkét félnek az elszámolásnál. Tanács: minden érintett bevonásával közös fórumokon kell véglegesíteni, hogy mi tartozik a feladathoz, és mi nem.
● Az új üzleti folyamat megtervezése elnagyolt, nem megfelelően részletes, elfogadtatása nehézkes. Tanács: mindkét fél számára közös nyelvet, érthető technikát kell választani és az elfogadást aláírással kell „szentesíteni, majd utána befagyasztani".
● Az implementáció során a megrendelő még nem tudja pontosan, hogy mit fog kapni. Tanács: ha mód van rá, prototípust kell fejleszteni, amit könnyen megért a jövőbeli felhasználó.
● A végfelhasználói tréning mindig kevés és/vagy nem megfelelő időben történik. Tanács: megfelelő mennyiségű képzést kell tervezni, és a kulcsfelhasználókat fel kell készíteni további végfelhasználói tréningek megtartására.

Egy gyakorló CIO számára a vállalati informatika területén az egységesség és az integráció témaköre kimeríthetetlen, így az általam említett néhány gondolat csupán csak a jéghegy csúcsa.