Nagyon nagy fejlődésen estek át napjainkra az elmúlt évtizedekben az üzleti folyamatokat támogató rendszerek, amelyek alapjai egészen az 1960-as évekig vezethetők vissza. Akkoriban jelentek meg ugyanis a világban az első úgynevezett MRP rendszerek (Manufacturing Resources Planning), amelyek lényegében a raktározás-menedzsment technológiai támogatásából fejlődtek egyre komplexebb alkalmazásokká. „Az MRP jó módszer volt a raktározás menedzselésre, de nem vette figyelembe a szervezetek más forrásait" - olvasható az ERP-k evolúciójával igen nagy részletességgel foglalkozó néhány évvel ezelőtti doktori disszertációban, amit Ternai Katalin, a Budapesti Corvinus Egyetem Információrendszerek Tanszékének oktatója írt.

Ternai a tanszéken 1997 óta (ekkor jött létre az SAP Hungary Kft.) tanít ERP rendszerekkel kapcsolatos tantárgyakat, vagyis lényegében az országban elsők között kezdhette oktatni a területet, köszönhetően annak, hogy az SAP ingyen az egyetem rendelkezésére bocsátotta akkori megoldásait, valamint ugyancsak díjmentesen továbbképzést biztosított a vállalatirányítási rendszerek működéséről. Ternai hallgatói azonban nem csak az SAP megoldásával ismerkedhetnek meg, hanem valamennyi fontosabb, kis- és közepes méretű vállalkozások számára optimális ERP rendszer képességével, sőt különböző kutatásokat is végeznek a területen, valamint betekintetést kaphatnak a külföldi trendekbe is.

Könyvelői fókusz

Az oktató-kutató a vele való beszélgetésünk során arra hívta fel a figyelmünket, hogy Magyarországon kissé eltért az ERP-k evolúciója a külfölditől, mert nálunk a könyvelői fókuszból indult ki az ERP-k fejlődése, míg Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban inkább a logisztikai vonal volt az erősebb. Az oktató szerint ennek egyik magyarázata az, hogy Magyarországon a külföldi példákhoz képest kevesebb termelő vállalat működik, ezért a cégek kevésbé logisztikai megoldásokat kerestek, illetve a termelő cégek megoldották a kérdést inkább saját raktárkezelő fejlesztésekkel. „Amikor például én programoztam, akkor általában ilyeneket, tehát például raktárnyilvántartást fejlesztettünk. A könyvelőrendszereket már meg lehetett vásárolni kész megoldásként, és vették is ezeket, mert a vállalatok elsősorban a jogi, számviteli környezetnek akartak megfelelni informatikai eszközökkel" - mondta Ternai, aki szerint mostanra ez úgy változott meg, hogy a magyar cégek is igénylik a logisztikai megoldásokat, különösen hogy az informatizált üzleti folyamatok és a megoldási lehetőségek már túlnyúlnak a vállalatokon, tehát nem elég, hogy egy vállalat a saját belső folyamatait lefedi ERP-vel, hiszen a beszállítókkal, vevőkkel való kapcsolatot is megpróbálják „digitalizálni", például SCM (supply chain management) rendszerekre és CRM rendszerekre van szükség, és ezeket össze kell kapcsolni az ERP-vel.

A könyvelés nem cél, hanem hozadék

Hasonlóan látja egyébként Balázs Csaba, az SAP Hungary BusinessOne termékszakértője is. Szerinte akár úgy is fogalmazhatunk, hogy Magyarországon a vállalatirányítási rendszerek elődjének a könyvelőrendszereket lehet tekinteni, és a kiválasztásban, a működésben és struktúrában is nagyon meghatározó még most is ez a vonal, azzal együtt, hogy „egy kicsit átbillent az egész, a könyvelés ma nem cél, hanem annak egyfajta hozadéka, hogy a főtevékenységet gépesítjük. Manapság a cél az, hogy a cég folyamatait kövessük, értékesítéssel foglalkozó vállalat esetén termékeket adjunk el és rendeljünk meg a szállítóinktól, és úgy mellesleg egyébként lekönyveljük a mozgásokat. Ez sokszor nehéz beszélgetéseket jelent a könyvelőkkel, de manapság már ők is egyre nyitottabbak erre, egyre kevesebb az a fajta könyvelőiroda, amelyik annak ellenére, hogy a partnerének már ERP-je van, újra nekiáll lekönyvelni a saját rendszerében. Volt és van is ilyen egyébként, de egyre kevésbé. Heti néhány alkalommal a könyvelő belép a rendszerbe, akár a távolból, és végrehajtja azokat a feladatokat, amik szükségesek, ellenőrzi, ami bekerült a rendszerbe stb."

Minden folyamat gépesítve

A mai korszerű ERP-k támogatják a gyártást, az új érték előállítást, ezenkívül létezik az értékesítés előtti pre-sales szakasz, nevezzük akár CRM-nek, ahol az üzletek létrejöttét, a marketingtevékenységet, a kampányt támogathatjuk, és természetesen támogatott a post-sales, az eladás utáni gondozás, szerviz, garancia stb. is. És persze fontos a logisztika, a raktár és az értékesítés is, akár webáruházon keresztül, akár helyileg, és ennek a kezelése. De ide tartozik az is, hogy ha valamilyen új termék iránti igény jelentkezik, eldönthetjük, hogy mi az optimális beszerzési struktúra, mikorra mit kell beszerezni vagy legyártani, hogy a vevői igényeket ki tudjuk elégíteni. És persze a pénzügy, a számvitel, amikor lekövetjük az ügyfelekkel kapcsolatos bizonylatokat, adózunk, könyvelünk stb., a kontrolling pedig ellenőriz - ezek is szintén ide tartoznak. Érdekesség, hogy az SAP-s termékszakértő is elismeri, hogy a bérszámfejtést sokszor inkább külső rendszerekkel valósítják meg Magyarországon (elsősorban az állandó, sokszor év közben is bekövetkező jogszabályi változások miatt), de természetesen ezeket is összekötik az ERP-vel.

Specializáló és „külkapcsolat"

„Ami jelentős változás még ezen rendszerek területén, az szerintem az, hogy sokkal specializáltabbá váltak az igények, azaz egyre inkább célszoftvereket szeretnének a vállalkozások. Nagyon sokszor vannak speciális igényei a cégeknek, ez az egyik fontos irány, hogy specializációk, iparágspecifikus ERP szoftverek jelentek meg, amelyek sokkal nagyobb jelentőséggel bírnak manapság" - folytatta Balázs Csaba. Az ERP-szakértő szerint az is nagyon nagy kihívások elé állítja a mai fejlett környezet a vállalatirányítási rendszereket, hogy míg az ERP-k régebben zártabbak voltak, azaz „letelepítettek egy belső szerveren egy szoftvert, ami aztán évekig elketyegett, dolgoztak raja, de nulla kommunikáció volt, de ma már egyre nagyobb igény van külső kapcsolatokra, webáruházra, a különféle elektronikus kapcsolatokra vevőkkel, beszállítókkal, elektronikusan kell elkészíteni és beküldeni az adóbevallásokat, és a dolgozók szeretnék mobil módon elérni ezeket a rendszereket, illetve lekérdezni információkat, valamint kapcsolódni kell céginformációs rendszerekhez és így tovább..."

Ez persze azt is jelenti, hogy - ahogy Balázs Csaba fogalmazott - „a specializálódás és az elektronikus környezet felé nyitás elmozdította a professzionalizmus felé a szoftvergyártást, hisz elképesztő erőforrásokat igényel, hogy valaki lépést tartson a fejlődéssel, hiszen gondoljunk bele, hogy ha egy kis csapat készített egy szoftvert, ma már esélye sincs, még a legokosabb emberek esetében sem, hogy kis létszámmal, ezeknek megfelelő szoftvereket képes legyen hatékonyan és hosszú távon gyártani". Ez nem azt jelenti, hogy nincsenek ilyenek, hisz - ahogy Ternai Katalin például érdekességképp megjegyezte - a magyar Libra nevű ERP például még a mai napig is jelen van a piacon, tehát a nagy külföldi szoftvergyártók megoldásai nem tudták teljesen kiszorítani a hazai szereplőket, de az is igaz, hogy a hazai szoftvercégek inkább ott tudnak labdába rúgni, hogy a hazai sajátosságoknak megfelelő modulokat, kiegészítőket írnak az ERP-khez (például házi pénztár modul), illetve segítenek a bevezetésben. Hiszen például az SAP csak indirekt módon árulja a kisvállalati megoldásait, azaz egy országonkénti alapváltozatot, egy magot értékesít, amit utána az adott országbeli helyi partnereik kiegészítenek a sajátosságok figyelembe vételével, és ezeket értékesítik tovább az ügyfelek számára.

Felhőbe tett ERP

Balázs Csaba szerint emellett nem árt odafigyelni arra sem, hogy az ERP-k szinte teljesen megváltoznak, hisz egyre nagyobb az igény a felhő alapú működésre, amikor felhőt bérelhetünk, amiben az adatainkat tárolják, és nem kell szervert vásárolni, helyet keresni neki, karbantartani.

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetésével kapcsolatos lehetőségeket ma még nagyban meghatározza annak költsége, hisz rögtön az induláskor több millió forintot kell kifizetni, ráadásul a dolog idő és emberigényes is, így emiatt a kisebb méretű vállalkozások csak ritkán engedhetik meg maguknak, hogy ilyen megoldást vásároljanak be. Hamarosan azonban a belépési küszöb jelentősen le fog esni, és szinte bárkinek lehet ERP-je, köszönhetően a cloudnak, amely jelentősen olcsóbb bevezetést és fenntartást tesz lehetővé. Nyilván nem véletlen, hogy szinte valamennyi jelentős ERP megoldásszállító „rámozdult" erre az irányra, és ma már fejlesztéseinek fókuszába helyezte a kérdést. Annak ellenére mozdultak el az ERP-gyártók ebbe az irányba, hogy ezzel le kell mondaniuk arról, ami a jelen helyzetnek még sajátossága, hogy egy bevezetéskor rögtön több millió forint bevételre tesznek szert. (Egy nagyon egyszerű bevezetés kevés felhasználóval például 2-3 millió forint licencdíjból hozható ki SAP BusinessOne-nal, de nagy userszámoknál ez fel tud menni jóval nagyobb szintig, valamint fizetni kell a bevezetőpartnernek a testre szabásért, majd azt követően az éves frissítések biztosításéért, szolgáltatás-támogatásért, de hasonló költségstruktúrában működik egyébként a Microsoft „hagyományos" ERP megoldásainak bevezetése is.)

Sőrés Tamás, a Microsoft Magyarország Üzleti Megoldások ágazatának vezetője szerint, ha a fejlesztési irányokat figyeljük, akkor látszik, hogy már az elmúlt években is egyre nagyobb igény mutatkozott a kompakt megoldásokra. Ha ezt a közeljövőre is kivetítjük, akkor látható, hogy ez a tendencia tovább erősödik, ezért rendkívül lényeges stratégiai iránya a Microsoftnak a felhő alapú vállalati szolgáltatások minél szélesebb körű biztosítása, ami az ERP fejlődési irányait is meghatározza. „Egyre több olyan megoldással vagyunk jelen már most a piacon és fogunk is megjelenni, amikor a vállalat nem saját infrastruktúrán használja az ERP megoldásokat, hanem szolgáltatásként veszi azt igénybe. Ennek fontos hozadéka a vállalatok számára, hogy sokkal kisebb kockázatúvá válik egy ilyen rendszer bevezetése, már abban az értelemben is, hogy ilyenkor havi szolgáltatási díj fejében veszi igénybe a vállalat, nincs kezdeti nagy projektindító beruházás, tehát kevesebb pénzügyi erőforrását köti le a vállalatnak egy ilyen indulás, ám mégis teljes körűen képes élvezni a rendszer által nyújtott előnyöket".

„A ma elérhető ajánlatok esetében a Microsoft partnereknél hosztolt megoldások érhetők el, de a következő generációs termékeinknél az Azure platformon, azaz a Microsoft által biztosított cloud szolgáltatásban is elérhetővé válnak az ERP lehetőségek" - mondta el Sőrés Tamás, aki szerint ide kapcsolódó másik tendencia, hogy a szolgáltatásként igénybe vett ERP-k egyre széles körűbb elterjedése magával fogja hozni azt is, hogy ezek a megoldások még inkább kompaktabbá fognak válni, és egyre inkább kulcsrakész megoldásokat kaphatunk, sőt akár iparágspecifikus változatban is, vagyis nem csak egy kisvállalat pénzügyi folyamatainak menedzselésére lesz lehetőség a felhőből, hanem egy-egy iparág speciális, például egy termelővállalat termelési folyamatainak támogatására is. „Ez nagyon át fogja alakítani a vállalatirányítási rendszerekről és az ERP szállítókról alkotott képet és piacot, ahogyan az elkövetkezendő 4-5 évben komoly fejlődés következik be" - fogalmazott Sőrés.

Milyen cégmérettől érdemes vállalatirányítási rendszert bevezetni?

Az általunk megkérdezett szakértők szerint alapvetően nem cégméret függvénye, hogy mikor érdemes vállalatirányítási rendszert bevezetni, hanem azé, hogy mennyire van igény a cég vezetésében ennek a használatára és hogyan tud ebből profitálni. A kisvállalatokkal kapcsolatban van egy körülbelüli elképzelés, hogy az éves árbevételük 1 százalékát tudják fájdalommentesen ilyen jellegű bevezetésekre elkölteni. Ki lehet számítani, hogy ha 10-20 millió forint egy ilyen rendszer, akkor az körülbelül milyen árbevételt jelent, de ez egy nagyon általános becslés.

A másik érdekes irány a ROI (Return of Investment, azaz megtérülés) alapú megközelítés, amikor nem azt nézik meg, hogy mennyibe kerülne ez nekem, érdemes-e ezt használni, hanem azt, hogy mennyit fognak ezzel keresni. Erre nagyon komoly ROI számítók érhetők el, amelyek megmutatják, hogy egy ilyen rendszer használata hogyan hatna az árbevételre, a hatékonyságra, például a kintlévőség csökkentésére, vagy például mennyivel növelhetők a visszatérő vásárlások.
Ha ezt összevetjük azzal, hogy mennyibe kerül egy ERP rendszer, akkor megállapítható, hogy mikorra térülhet meg a beruházás. A beruházási idő nagyon változó, cégmérettől is függ és persze előre nem látható gazdasági eseményektől, de általánosságban elmondható, hogy 2-4 év között szokott lenni, ám ne feledjük, vannak olyan elemek is, amelyek nehezen válthatók át pénzzé. De ha 10 évente cserélnek a kkv-k rendszereket, akkor a maradék időben pénzt termelnek.

Az mindenesetre elég ritka, derült ki a Microsoft és az SAP illetékeseivel folytatott interjúinkból, hogy egy új cég indítását rögtön ERP rendszer installálásával kezdik. Kivétel persze az, amikor egy nagyobb rollout-tal megkapják a nagyobb testvértől (tulajdonostól), hogy mit kell bevezetni, de alapvetően inkább az a jellemző, hogy manuális technikákon indul el egy cég, és kezd el növekedni, míg el nem jut addig a szintig, amikor már nem tudná ezeket tovább kezelni, azt észleli, hogy most már hátráltatja az a technika, amit használ.

Felkészülés az ERP bevezetésre

„Amikor mi ERP-t ajánlunk, bevezetési program keretében részletesen bemutatunk az ügyfeleknek egy ajánlott menetrendet, hogy hogyan érdemes végigmenni, hisz nem arról szól a történet, hogy kimegy valaki az adott céghez, betesz néhány DVD-t, telepítget, és be van vezetve, hanem ez egy közös munka. Van ugyan szoftver emögött, de hogy ezt hogyan fogjuk használni, mit fogunk vele tenni, és a későbbiekben hogyan fogjuk tudni továbbfejleszteni, ez bizony tényleg közös munka, ami azt jelenti, hogy ha 100 száznak vesszük a teljes erőforrásigényt, akkor bizony az ügyfél, a vevő, aki ezt használja, ebből a 100-ból 60-at fog dolgozni, míg aki kimegy egy tanácsadócég bevezetni, körülbelül 40 egységnyi munkát végez. Bizton állíthatom, hogy az a cég, ahol ezt használni fogják, valamivel biztosan többet fog dolgozni ezen, kieső munka, mert ki kell szedni az emberekből, hogy eddig hogyan csinálták, hogy lesz nekik jó, meg kell tanulniuk azt, hogy hogyan fog működni, tesztelni kell, használni kell, és az éles üzemben is felmerülhetnek még nehézségek" - figyelmeztetett Balázs Csaba, aki szerint egyébként a legnagyobb felkészülést fejben érdemes megkezdeni, hogy belül is legalább akkora munka lesz (lásd az előbb említett 60-40 arányt), és ennek feltételeit meg kell teremteni. Ugyanakkor más felkészülést szerinte nem igényel az ügy, tekintettel arra, hogy a tanácsadócégek megmondják, hogy milyen hardvert kell hozzá venni, ha egyáltalán kell, illetve javaslatokat adnak, hogy mit kell tenni, tehát csak hagynia kell magát a cégnek, hogy vezesse őt a tanácsadó. Ehhez persze fontos, hogy olyan tanácsadót kell kiválasztani, aki ezt aztán képes is lesz megtenni, de ez már egy másik téma. A cikkünk elején említett Ternai Katalin ezt még azzal egészítette ki, hogy szerinte érdemes független tanácsadócéggel is megvizsgáltatni, hogy melyik a legoptimálisabb ERP megoldás az adott cég számára, mert az adott megoldás-szállítók nyilván saját termékük eladásában érdekeltek.

Tanácsok egy ERP-t használó cégtől

Arra kértük Zsigárdi Balázst, egy általunk kiválasztott kkv, a Pek-Snack Kft. informatikai vezetőjét, ossza meg velünk a náluk bevezetett ERP rendszer kapcsán tapasztalatait. Többek között arra voltunk kíváncsiak, hogy milyen szempontokat mérlegeltek, amikor a vállalatirányítási rendszer bevezetésekor a szállítót/megoldást keresték, illetve mit tanácsolnak azoknak a kkv-knak, akik ERP bevezetésén gondolkodnak, mire érdemes odafigyelni a szállító kiválasztásakor, hogyan változtatta meg az üzleti folyamataikat, a mindennapjaikat az ERP bevezetése, látják-e az ERP bevezetésére fordított összegek megtérülését, illetve gondolkodnak-e cloud alapú ERP bevezetésén. 

Zsigárdi Balázs válaszában azt emelte ki, hogy a Pek-Snack az ERP bevezetés előtt teljesen testre szabott, de sziget rendszerben üzemelő szoftverekkel oldotta meg tevékenységét, ezért az ERP bevezetés szükségessége nem volt kérdés. A megoldás kiválasztásakor skálázható, megbízható technológiát kerestek, magas szintű háttértámogatással. Fontos szempont volt az is, hogy árfekvésében kedvező legyen egy kkv számára, valamint segítse elő az üzleti folyamat optimalizálást, és a vállalat minden területén alkalmazható legyen. A kft. emellett azt is számba vette, hogy hosszú távú megoldásról legyen szó, ami mögött komoly terméktámogatás van. A termék kiválasztásánál egyértelmű cél volt az is, hogy átlátható, könnyen kezelhető és módosítható, testre szabható ERP rendszert válasszanak, valamint szempont volt az is, hogy teljes lefedettséget biztosítson a vállalat számára. Végül olyan megoldást vezettek be, ami a Pek-Snack szerteágazó üzleti folyamatait egységbe tudta kovácsolni az élelmiszer ipari szabványoknak megfelelően, és egy jelentős projektvezetői tapasztalatokkal rendelkező kft. segítette a bevezetést. Az alap ERP szolgáltatások felett a következő rendszereket illesztették a hatékony munkavégzés érdekében: mobil raktári és logisztikai, integrált dokumentumkezelési rendszer, termelésirányító rendszer, webshop. A Pek Snacknél a bevezetés óta gyakorlatilag digitálisan áramoltatják az összes bizonylatot, ennek következtében drasztikusan lecsökkent, szinte nullára redukálódott az adatrögzítés a cég alkalmazottai számára. „Jótékony hatással volt a minőségbiztosítási politikánk szempontjából is a logisztikai rendszer, hiszen gyakorlatilag a bevezetéssel egy időben megszűntek a vevői reklamációk is" - tette hozzá az IT-vezető, aki az üzleti folyamatok tekintetében azt is kiemelkedő eredmények tartja, hogy nőtt a reakciókészségük a bevezetés eredményeként. „Az ERP bevezetés kapcsán nehéz effektív megtérülésről beszélni a mi esetünkben. A cégbe érkezésemkor gyakorlatilag még számítógépes hálózat sem volt, az adatokat napi szinten flopi lemezeken utaztatták. Erről a pontról kellett eljutnunk a mai állapotra, ahol nehezen lehet elemezni azokat a megtérülési mutatókat, melyeket általában egy ERP bevezetés kapcsán szoktak elemezni. A megtérülés úgy gondolom, hogy nem anyagi alapokon mérhető, hanem a cég életében egy stabilitást, egységességet hozott az ERP, mely a tulajdonosaink számára megtérülő befektetésnek tekinthető" - mondta Zsigárdi, akitől azt is megtudtuk, hogy a cégnél cloud alapú ERP-t egyelőre nem használnak, de középtávú terveikben szerepel ilyesmi. Mobil alapú technológiákat viszont már régebb óta használnak.

Végül 4 jó tanács az IT vezetőtől azoknak, akik épp vállalatirányítási rendszer bevezetésre adják a fejüket.

1: Mindenképpen elemezzék a szervezeti felépítésüket, már a bevezetés előtt alakítsák át az ERP igényeinek megfelelően!
2: Állítsanak fel a szervezeten belül egy hatékony csapatot, amely
fogadóképes az ERP üzemeltetésére!
3: Csak olyan beszállítót alkalmazzanak, amely maximálisan megfelel az elvárásaiknak. Az ár itt másodlagos szempont, egy rossz beszállító által okozott kár később többször annyiba kerül!
4: Minden ERP rendszer valamely szintig testre szabható. Azonban ezek költségei az egekbe szöknek, ha nem a cég akar alkalmazkodni az ERP rendszerhez, hanem az ERP rendszert alakítják a céghez.

(Cikkünk a Computerworld-Számítástechnika e heti számában nyomtatásban is megjelenik.)