Az elektronikus számlázás törvényi feltételeit először egy 2004-es pénzügyminisztériumi rendelet teremtette meg Magyarországon. Ezt négy évvel később a 2007/CXXVII. számú, általános forgalmi adóról szóló törvény váltotta fel, amely azóta ezt a területet is szabályozza.

- A törvényi követelmények egyszerűbbé válása tág teret nyitott az elektronikus számlázás alkalmazásának - mondta Csizmadia István, az e-számla szolgáltatást kínáló Argeon Kft. ügyvezetője, aki szerint mostanáig azonban inkább a nagyobb ügyfélkörrel rendelkező vállalatok tértek át az e-számlázásra, amellyel megtakaríthatják a papír alapú számlák kinyomtatásának és postázásának teljes költségét, valamint az ezzel járó élőmunka-ráfordítás költségeit is. Közös fejlesztésünkkel szeretnénk a kisebb vállalatok számára is elérhetőbbé tenni ezt a funkciót, amelynek használata már havi 30 számla kiállítása esetén is gazdaságos lehet. Igaz ez függ attól is, hogy a vállalat hány számlát nyomtat ki és tárol ebben a formában.

Az elektronikus számlázás bevezetéséhez a vállalatnak a törvényben meghatározott technológiai feltételeket kell biztosítania. Ezek közül a legfontosabb, hogy az elektronikus számlának fokozott biztonságú elektronikus aláírást és minősített időbélyeget is tartalmaznia kell. Többféle formátumban készülhet, mindaddig, amíg a számlaadatok az adóhatóság által előírt (txt, prf vagy xml) formátumban és adatstruktúrában előállíthatók belőle. Emellett az elektronikus számlák jogszabályban foglalt módon történő archiválásáról is gondoskodni kell. Ezen követelmények teljesítését egyszerűsíti le a rEVOLUTION és az Argeon közös fejlesztése, vagy például a Számadó és a NetLock megoldása, amelyről korábban szintén hírt adtunk.

A rEVOL Express programban az E-számla funkció használatakor az adott partnernél a számlát ugyanúgy kell rögzíteni, mint a hagyományos megoldás esetén, a felhasználónak csupán meg kell adnia az e-mail címet, ahová a számlát küldeni kívánja. A rögzítés gomb megnyomásával a rendszer kiállítja a számlát, ami az Argeon által üzemeltetett szerverre kerül tanúsításra és hitelesítésre. Ezt követően a vevő a számlát megkapja e-mailben, a kiállító számára pedig egy pdf fájl készül róla a rEVOL Express programban. A számla minden elektronikus példánya eredeti, szabadon másolható és nyomtatható.

Az elektronikus számlázás elindításának költségei a rEVOL Express E-számla moduljának licencdíjából és az Argeon felé fizetendő csatlakozási díjból adódnak össze. Ezt követően a költségek a számlaforgalom alapján alakulnak, de mindenképpen lényegesen alacsonyabb tételt jelentenek, mint a papír alapú számlázással járó kiadások.

- Az e-számla funkció használatával a vállalatok jelentős költségmegtakarítást érhetnek el - mondta Kőrös Bernadett, a rEVOLUTION Software kisvállalati üzletágának vezetője. - Egy hagyományos számla esetén a papír, a boríték, a nyomtatás és az ajánlott küldemény feladása együttesen több mint 300 forintba kerül, nem beszélve a nyomtatás, a borítékolás és a postai ügyintézés élőmunka igényéről. Ehhez képest az elektronikus számla kiállításának és elküldésének díja akár 39 forint alá is csökkenhet a kiállított számlamennyiség függvényében, és a folyamat a számla rögzítésén túl nem igényel élőmunkát.

Az elektronikus számlázás további előnye, hogy használatával a felhasználó mentesül a hiteles számlamásolatok készítése és küldése alól is, mivel az e-számla tetszőleges mennyiségben másolható, annak minden elektronikus példánya eredeti és hiteles. Mivel a hazai szabályozás szerint a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig meg kell őrizni, a tárolással és dokumentumkezeléssel járó költségek hagyományos, papír alapú számlák esetén jelentős összeget tehetnek ki. Az e-számla tárolása egyszerűbb és olcsóbb - ráadásul a tárolt számlák között sokkal könnyebb keresni is. Az elektronikus számla emellett sokkal gyorsabban jut el a vevőhöz, mint a papír alapú számla, így a funkció használata elméletileg a kintlevőségek csökkentésében is szerephez juthat.