Megelégszenek az e-maillel és a céges weboldallal
A riasztó adatok ellenére a kutatás készítői szerint a helyzet nem teljesen reménytelen. Egyre többen ébrednek rá, hogy a cégük eredményesebben működtethető 1-2 egyszerűen használható szolgáltatás bevezetésével. Ilyen például az online dokumentumtár, az alkalmazottak között megosztott webes naptár, vagy a különböző projektmenedzsment és CRM rendszerek. Ezek az eszközök lehetővé teszik a gyorsabb munkavégzést, időt takarítanak meg a munkatársaknak. Ha online szolgáltatások formájában veszik igénybe őket, akkor egy KKV pénztárcájához mérten is költséghatékony, mégis professzionális megoldást kaphat a cég.Pásztor Dávid a SimplyPad.com marketingmenedzsere szerint az online eszközök használatával
gyorsabban reagáló, rugalmasabb cég szervezhető, ami az egyik legfontosabb fegyvertény a multik által letarolt piacon. A belső hatékonyság növelésével ráadásul úgy lehet fejlődni, hogy a konkurencia nem is érti, mitől indult be a szekér.
Fájlmegosztás kollégákkal
Az egyik napi szinten előforduló feladat a munkaanyagok megosztása a kollégákkal és ügyfelekkel. A munkához szükséges dokumentumokat és fájlokat a résztvevők 84%-a e-mailben osztja meg. Sokan használnak saját, vagy céges szervert (FTP) (40%), hálózaton megosztott mappákat, de sajnos a pendrive is elég népszerű még (20%). A felmérésből tehát az derül ki, hogy még kevesen érzik át, mennyire fontos egy bárhonnan elérhető, könnyen kezelhető és rendszerezett dokumentum tárat létrehozni. Egy online dokumentum tár egyrészt időt takarít meg, hiszen nem kell mások gépéről, vagy régi levelek közül előkeresni, amire szükségünk van, másrészt biztosítja, hogy egy-egy elromlott gép, vagy a cégtől távozó munkatárs ne tudja leállítani a munkát.
Közös munka
A felmérésben résztvevő KKV-k 85%-nál már előfordult, hogy egy dokumentumon egyszerre több embernek kellett dolgoznia. Ilyenkor általában a különböző bővített, javított vagy átírt verziókat levélben küldözgetik egymásnak az emberek. Rengeteg idő megy el azzal, hogy a változtatásokat megkeressék és a különálló fájlokat összefésüljék. Erre a problémára megoldást jelent, ha nem csak tárolni lehet online a dokumentumokat, hanem szerkeszteni is. A Google Docs segítségével akár ingyen elkezdheti felépíteni a cég a saját dokumentum tárát, amely egyben online dokumentum szerkesztő is. Kis ráfordítással és a Google Apps csomag segítségével pedig valóban professzionális megoldáshoz juthat bárki.
Munkaszervezés, naptár
A felmérésben résztvevők túlnyomó többségének (82%) minimum heti rendszerességgel kell egyeztetnie megbeszélések vagy találkozók időpontjáról. A megkérdezettek 97%-a használ valamilyen naptárat, és az a kellemes meglepetés ért minket, hogy a résztvevők többsége (70%) valamilyen elektronikus naptárat is használ. A leggyakoribbak a webes naptárak, de sokan használják a mobiltelefonjuk naptárát, vagy egy külön számítógépes programot.
Egy online naptár bevezetése a cégben nem csak azzal az előnnyel jár, hogy az alkalmazottak feljegyezhetik a saját teendőiket. A Google Calendar naptárszolgáltatásában például lehetőség van arra is, hogy létrehozzunk egy közös céges naptárat, amelynek a bejegyzéseit minden alkalmazott látja a saját naptárában. Így a nagy közös határidők mindenkinek a szeme előtt vannak, ezzel motiválva a munkatársakat.
Az IBM Magyarország és a CNW Zrt. közös szervezésében "Vállalati közösségi és mobil megoldások az üzlet szolgálatában" címen megrendezésre kerülő konferencia kapcsán Mészáros Tamás, a CNW értékesítési igazgatójával nyilatkozott a hazai tapasztalatokról.
10 hozzászólás
A Céges Gmailről itt találtok bővebb információt: https://simplypad.com/mittud/gmail-levelezes
Nem akarom a céges adataimat kiadni külső helyre.
Nincs baj az online-al, csak nem a google kell bízni :)
G-: Sok emberben felmerül ez a kérdés. A Google szolgáltatások elég biztonságosra vannak megépítve (hogy csak a legalapvetőbb dolgot mondjam: ssl-el védett a kommunikáció). Persze sosem lehet 100%-os védelmet kiépíteni, de az tuti, hogy ez is biztonságos annyita, mint a saját rendszered. A Google-nél ráadásul annyi adat halmozódik fel, hogy a Te adataid eltörpülnek ekkora mennyiség mellett, tehát senki sem fogja azt bujkálni. Ráadásul egy ilyen nagy cég már nem adja ki minden kis felszólításra az adatokat. Gondolj bele mekkora botrány lenne belőle.
Nem kell direkt kiadni, elég egy aprócska kis szoftverhiba, vagy emberi félrenyúlás. És nem csak a guglinál. Lehet, hogy ritkán fordul elő, de az épp elég, hogy minden adat szabad préda legyen. És ezt nem lehet többé jóvátenni. Meghalni is ritkán halunk meg, de az épp elég. Attól, hogy oly sok az adat, még véletlenül is belebotolhatnak bizalmas adatokba. A netkalózok is fejlesztik az eszközeiket ezerrel, sőt talán övéké az első lépés. Ha saját kezemben van a védelem, a saját felelősségem, és még mindig nagyobb az esély, hogy a saját dolgozóimat, rendszereimet kézben tudom tartani, mint egy idegen adatkezelő óriást, akit nyilván nem érdekelhet annyira az én biztonságom, mint engem, és nincs is semmiféle eszközöm érvényesíteni ezirányú érdekeimet. És épp az egyre duzzadó adattömeg miatt egyre nő az esélye valamilyen hw-sw buktának, bakinak. Én, ha cég lennék, ki nem adnám webfelületre se a cég dolgait, se a dolgozóimét. És nem is szívesen dolgoznék olyan cégnél, aki a csupalyuk webre bízná a személyes adataimat. Hiszen nem tud érte kezeskedni. Még magánkapcsolataimban se bízok igazán bizalmas adatokat, infókat a netre, webre, azokat kizárólag személyesen, hagyományosan adom át.
Személyes adatok nem kerülnek ki sehová. Levelezni meg pl. nehéz anélkül, hogy adatok kerüljenek ki a netre. Továbbra sem hiszem, hogy egy kis magyar cég (mert ez a szolgáltatás nekik szól) házon belül biztonságosabb rendszert tudna ennél felépíteni. Ez szinte lehetetlen. Egyébként a Google Apps céges verziójában a céges fiókokra külön központi biztonsági beállítások végezhetők el, így a cég vezetői kontroll alatt tarthatnak mindent.
Ha valamilyen adathiba van akkor ki fog velem foglalkozni a sokmillió ügyfél mellett hogy a kritikus adataim leghamarabb visszaálljanak? Egyáltalán mit tehetek adatvesztés esetén? Pereljem a googlet?
Ez egy profi cég. Üzleti felhasználóknak jár 99.9%-os garantált rendelkezésre állás, van backup, és hivatalos support, amin keresztül bármikor segítenek a hasonló problémákkal kapcsolatban. Sőt, mint a cikkben is látod (habár a kedves szerzők egy linket sem tettek bele), van hivatalos magyar viszonteladó is, akik mindezt magyar nyelven nyújtják neked. Az itt leírt dolgok természetesen nem az ingyenes változatra vonatkoznak.
Hagyjuk már ezt a baromságot, hogy mindent nyomjunk a webre, mert csak így lehet élni, enélkül nem működhet egy vállalat. Saját adataimat sem adom ki egy idegennek nem hogy a cégemét, ígérgessen akár fűt-fát, hogy nála aztán a világegyetemben sincs biztonságosabb helyen.
Pár kérdés amin érdemes elgondolkodni: 1. Email: Írtál-e már emailt, céges vagy saját email címről úgy, hogy nem titkositottad? Én egyetlen olyan felhasználót sem ismerek, aki napi rendszerességgel titkosítaná az emailjeit, vagyis az emberek nagy része naponta küld ki személyes információkat tömegével az internetre, gondolom az itt kétkedők többsége is. Ha ez valóban zavarná az embereket és olyan nagymértékű visszaélések történnének ezekkel az adatokkal, akkor már rég nem működne az internet és az email. 2. Dokumentumok: Milyen dokumentumokat küldözgetnek az emberek a nem titkosított email-jeikhez csatoltan általában? Céges dokumentumokat, tömegével, naponta. Ezen információk is elméletileg bárki hozzáértő által elérhetők lesznek. 3. Bizalom: A google fog-e visszaélni inkább az adatainkkal (biztosak lehetünk, hogy nem a magyar 10-20 fős cégek doksijára hajtanak majd, bár én inkább kivánnám, hogy így legyen, mert akkor ezek a cégek nagyon sikeresek lennének valamiben), vagy egy személy, aki minden információt elvisz magával egy esetleges kilépéskor? 4. Ár - kockázat: ha mérlegeljük az igazi kockázatot, akkor rájövünk, hogy igazából, hacsak nem atombiztos megoldást keresünk, akkor a google közvetítette szolgáltatásokkal jelentős megtakarítások éretők el egy kis cég életében, sőt valóban rövid távon, optimálisabb működés érhető el és nincsen nagyobb kockázat egy saját megoldáshoz képest. Lerövidül a bevezetési idő, a betanulás, alig van költség vele és azonnal tudunk csoportmunkában dolgozni. Kicsit úgy érzem, ez a google és egyébb online szolgáltatások elleni rosszérzet nem igazán támasztható alá tényekkel. Mindig is nehéz volt egy szemléletváltást meglépni, én azt ajánlom előszőr probálja ki az ember, aztán döntse el, hogy kell vagy nem kell. Ilyen alapon mennyi információt gyűjtenek rólunk a bankok, a mobil szolgátlatók és a különböző noname oldalak, ahol esetleg valamilyen formában azonosítjuk magunkat naponta. A közösségi oldalakról és webáruhzakról nem beszélve.....