Novell tippek: Okos időbeosztással a tavaszi fáradtság ellen

A Novell szakemberei a hatékony időmenedzsmentben látják a megoldást, amelyben sokat segíthetnek a megfelelően (ki)használt informatikai megoldások. [b]1. Vezessük a feladatokat![/b] A hatékony időmenedzsment első lépése, hogy átlátható listában vezetjük és nyomon követjük a feladatokat. Erre számos különböző platformot találunk, például kifejezetten ilyen célra tervezett számítógépes és mobilos alkalmazások közül is válogathatunk, de a vállalati felhasználásra szánt levelezőrendszerek beépített feladatkezelői is a segítségünkre lehetnek. A Novell GroupWise (http://www.novell.hu/files/products/novell/Novell_GroupWise_flyer_hu.pdf) feladatkezelőjével például az e-mailben érkezett kéréseket is egy mozdulattal feladattá alakíthatjuk, és az új taskok létrehozása is mindössze néhány kattintásba kerül. Összetettebb, többemberes projekteknél pedig olyan csoportmunka-megoldásokat is igénybe vehetünk a feladatok követésére, mint például a Novell Vibe (http://www.novell.hu/files/products/novell/Novell_Vibe_flyer_hu.pdf). Sokan a tervezéssel és a listaírással kezdik a napot, azonban egyesek szerint hasznosabb, ha még a munkanap végén előre megírjuk a másnapi teendőlistát. Ennek köszönhetően gyorsabban indulnak a napjaink, ráadásul este, otthon is jobban ki tudunk kapcsolni, mert „kiüríthetjük” a fejünket, nem érezzük úgy, hogy észben kell tartanunk másnap reggelig a munkához kapcsolódó feladatokat. A kikapcsolódás pedig azért is fontos, mert a legtöbb embernek 7-8 óra alvás szükséges ahhoz, hogy megfelelően tudjon koncentrálni napközben. [b]2. Állítsunk fel prioritásokat! [/b]Ha óriási feladathalom tornyosul előttünk, és nem tudjuk, melyik teendővel kezdjünk, hajlamosak vagyunk arra, hogy először a legkönnyebbnek állunk neki. Ez azonban sokszor nem célravezető, ezért érdemes először áttekinteni a fontossági sorrendet. Egy fejlett feladatkezelő eszköz ebben is hatékony segítséget nyújthat. A Novell GroupWise megoldásában például a határidő és kategória mellett prioritást is hozzárendelhetünk az egyes feladatokhoz, és ezek szerint sorba is rendezhetjük azokat, így jobban átlátjuk, mire kell koncentrálnunk. [b] 3. Tervezzünk és ellenőrizzünk![/b] Javasolt azt is előre megtervezni, melyik feladatra mennyi időt szánunk, majd ellenőrizni, tartottuk-e a tervet. Ha gyorsabban végeztünk, akkor legközelebb kevesebb időt irányozhatunk elő magunknak az adott munkára. Ha pedig lassabban, akkor célszerű megkeresni a csúszás okát, és optimalizálni. [b]4. Felejtsük el a multitaskingot![/b] Ha több dologgal foglalkozunk egyszerre, az rendkívül sokat ront a hatékonyságon, ráadásul egyes kutatások szerint még az agyműködést is károsítja (http://business.time.com/2013/04/17/dont-multitask-your-brain-will-thank-you/). Tartsuk magunkat a prioritási listához, és haladjunk egyesével! Az időközben beérkezett feladatokat pedig tervezzük be későbbre, amennyiben nem számítanak extra sürgősnek. A legtöbben az e-mailek megválaszolását érzik halaszthatatlannak, pedig a legtöbb üzenet esetében semmiféle kárt nem okoz, ha egy-két órával később reagálnak rá. Érdemes a levelezésre is külön időszakokat betervezni a nap folyamán, így nem borítják fel a napirendünket a beözönlő e-mailek. [b]5. Küszöböljük ki a zavaró tényezőket![/b] Nem csak az e-mailek vonják el a figyelmünket, rengeteg egyéb fölösleges aprósággal el tud menni az időnk. Ha fontos feladatra koncentrálunk, érdemes minél többet kiiktatni ezek közül a zavaró tényezők közül, Például kapcsoljuk ki az azonnali üzenetküldő alkalmazásokat, és amennyiben megengedhetjük magunknak, a kiemelt projektek esetén tegyünk ki „ne zavarj” táblát az ajtónkra, és ne vegyük fel a telefont. Ugyanúgy, ahogyan egy személyes találkozót vagy megbeszélést sem szakítunk félbe egy telefonhívás miatt. Inkább hívjuk vissza ezeket az embereket az erre betervezett időnkben, hogy megtarthassuk a fókuszt a legfontosabb feladatokon. [b]6. Használjuk ki az utazással töltött időt![/b] A legtöbbünk számára legalább fél óra, amíg beérünk a munkahelyünkre. Ezt az időszakot kihasználhatjuk arra, hogy ráhangolódjunk a munkára. Vezetés közben átgondolhatjuk az előttünk álló feladatokat, ha pedig tömegközlekedéssel utazunk, a leveleinket is áttekinthetjük, és az adott iparághoz kapcsolódó híreket is átböngészhetjük. Ha a munkaadónk már bevezette a távmunkához és mobil eszközök biztonságos használatához szükséges megoldásokat (https://www.novell.com/hu-hu/promo/mobility/), akkor egy-két feladattal már azelőtt végezhetünk, hogy beértünk a munkahelyre, így rendkívül hatékonyan indulhat a nap.