Gyakran az derül ki a MOTIMENT módszertannal végzett munkafolyamat-mérés során, hogy például egyes mozzanatok osztályonként is újra és újra szükségtelenül megismétlődnek. Akár 15 fős kkv-kről, akár 100-200 fős szervezetről vagy több ezer irodai dolgozót alkalmazó nagyvállalatról van szó, a megfelelő méréssel kimutatható a sok ezer lehetséges folyamatból az a legnagyobb veszteségű első öt, amelyekkel a döntéshozónak már érdemes foglalkoznia - fogalmaz Mészáros Zsolt ügyvezető. Az eddigi mérési tapasztalatok alapján minden projekt során más és más a TOP 5 célkitűzés, de az minden esetben igaz, hogy az időben és térben szétszórt - de valójában azonos részfolyamatokhoz tartozó másodpercek - akár tízmillió forint nagyságrendű megtakarítást rejthetnek.
Az ember és a számítógép között fennálló munkafázisok mérése és elemzése után többnyire nem a dolgozót kell fejleszteni (ami sok esetben drágább és munkaigényesebb), hanem azokat az irodai folyamatokat átszervezni, amelyek nem kellően hatékonyak és produktívak. A folyamatok átrendezésével és az adott IT-kapacitások optimális kihasználásával kiiktathatók a mérés alapján megtakarítható mozzanatok egy-egy folyamaton belül. A végeredményként megvalósuló rendszer így egyszerűsíti és gyorsítja az irodai folyamatokat, ezáltal biztonságosabbá és hatékonyabbá válik a meglévő IT-alkalmazások és humánerőforrások kihasználása, megkönnyítve és leegyszerűsítve a menedzsment döntési feladatait.
Az ehhez elengedhetetlen első lépések egyike, hogy a mérés a módszertan segítségével a több ezer lehetséges folyamatból (pontosabban a lehetséges folyamatlefutásokból) kimutatja a vezetőnek "szabad szemmel" gyakran nem látható, legnagyobb veszteségű TOP 5 folyamatlefutást. Természetesen minden projekten más-más toplista születik, hiszen minden cég működése eltérő, de a módszertan alkalmazása során - létszámtól és a folyamok komplexitásától függően - a MOTIMENT szakemberei az alábbi veszteségtípusok valamelyikével időről időre találkoznak:
- Nyomtatások csökkentése (nem csak a papírköltség, hanem a kapcsolódó élőmunka miatt).
- Túlórák csökkentése vagy megszüntetése például munkakörök és/vagy szervezeti egységek közötti együttműködés és információ áramlás javításával.
- Adminisztráció csökkentése az alul- vagy túlszabályozottság kiegyenlítésével.
- Indokolatlanul párhuzamos munkafolyamatok megszüntetése.
- Egyedi Excel-megoldások egységesítése és/vagy automatizálása.
Míg egy 15-20 fős irodai csapatnál kb. 15-20 millió forint spórolható meg, addig egy 20-50 fős csapatnál már 30-40 millió forintos potenciál is elérhető éves szinten a MOTIMENT alkalmazásával. Minél magasabb a létszám, a vezető annál jobban értékeli a tisztánlátást. Nyilvánvalóvá válik, milyen ütemezéssel tud akár 100 millió forintos nagyságrendben erőforrást felszabadítani és más feladatra fordítani vagy megtakarítani, illetve erős operatívmenedzsment-támogatást kap a vállalat, hiszen bármilyen döntést hoztak is a vezetők, visszamérhetők a beavatkozás eredményei.
