Hirdetés
Hirdetés

CRM és a pénzügyek

|

A CRM rendszer ügyfélközpontúsága nem áll meg a visszajelzéseknél, vagy a mérhetőbb folyamatoknál. Ha igazán jó CRM rendszert választunk, nem csak az értékesítési, marketing, és ügyfélszolgálati adatokat tudjuk egy rendszerben visszakeresni, hanem a számlákat is, sőt, automatizálni is tudjuk ezeket.

CRM rendszer választásakor érdemes tehát odafigyelni arra, hogy a rendszerünk képes legyen számlázni. Ez lehet mind elektronikus számla, mind papír alapú – ha az ügyfélnek megfelel, érdemes lehet elektronikusat választani. EU-célkitűzés ugyanis, hogy 2020-ra ez a számlatípus legyen a norma. Magyarországon ez a számlatípus 2013 elejétől kezdve egyenrangú a papír alapú számlával. Az áfatörvény ugyanazt a szabályozást nyújtja mindkét típusú számlával kapcsolatban: “A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát, akár papíralapú, akár elektronikus formában bocsátották ki.” Elektronikus formátumban ezt nyilvánvalóan könnyebb biztosítani, nem mellesleg olcsóbb és környezetbarátabb, kevesebb és gyorsabb adminisztrációval jár. A tárolása is egyszerűbb és olcsóbb, hiszen nem kell különböző fakkokat átnézni, két gombnyomás visszakeresni a számlát magát. A kézbesítés pedig pillanatok alatt megtörténik e-mailen keresztül, aminek további előnye, hogy a CRM rendszerben azt is meg tudjuk nézni, az e-mail eljutott-e a címzetthez, illetve megnyitotta-e. Ez az információ nagy segítség lehet, ha esetleg egy-egy ügyfelünk arra hivatkozik a számlabefizetés késedelmi díjánál, hogy nem is jutott el hozzá az e-mail.

 

A CRM-rendszerrel összekötött számlázó rendszer további előnye, hogy pillanatok alatt meg lehet nézni, ki mikor mennyit fizetett. Automatizmussal beállítható, hogy küldjön emlékeztetőt is az ügyfeleinknek, ha azok nem fizettek időben – a kollégáknak ezzel nem is kell foglalkozniuk, egyszer beállítva a rendszeren belül megy magától. A számlázási rendszer ahhoz is hozzájárul, hogy a folyamatokat jobban átlássuk, hiszen követhetővé válik majd, egyes hónapokban mennyi volt a bevételünk, és mennyit számláztunk, így könnyen találhatunk szezonalitásra vonatkozó trendeket, esetleg megállapíthatjuk, mely marketingfogások működtek jobban – anélkül, hogy bonyolult, és esetenként hibás riportokat kapnánk vissza az értékesítőinktől.

Hirdetés

A számlázással egybekötött CRM rendszerek jellemzője tehát, hogy a vevőink adatlapjáról:
• Kiküldhetjük a nekik szóló számlát
• Megnézhetjük, mit vettek
• Mikor fizettek
• Küldhetünk emlékeztető e-mailt a számla befizetésére, ha a határidő előtt pár nappal még mindig nem érkezett meg az összeg
• Küldjünk nekik e-mailt, ha megérkezett a pénz – ezek az apró figyelmességek, amik megkönnyítik a vevőink munkáját, és felesleges stressztől szabadítják meg őket, növelik a vevőhűséget!
• Egységes megjelenést biztosít a CRM-rendszer, azonnal látható lesz, hogy honnan érkezik a számla
• Nem csak számlát tudunk így küldeni, hanem ajánlatot és díjbekérőt is, ami pedig hozzásegít ahhoz, hogy egy ügyfelet se felejtsünk el, hiszen meg tudjuk nézni, mik azok az ajánlatok, amiket már több munkanapja elküldtünk, de nem érkezett rá visszajelzés – anélkül, hogy ezt a feladatot észben kéne tartanunk, hiszen elég csak a rendszerben egy emlékeztetőt beállítani vele kapcsolatban
• Automatizálhatóak lesznek ezek a feladatok – a vevők számára ez stabilitást nyújt, hogy a számla nem az utolsó pillanatban érkezik be, a kollégáink számára pedig hatalmas megkönnyebbülést, hiszen nem kell emlékezniük minden egyes vásárlásra: ezek hipp-hopp visszakereshetők. Ezzel időt spórolunk számukra, amit értékesítésre tudnak szánni.

A CRM rendszer további előnye lehet, hogy segíthet a fizetendő áfa összegét meghatározni. Ha külsős könyvelőt alkalmazunk, ezt általában csak az áfa fizetése előtti napokban, utaláskor tudjuk meg, hiszen a könyvelés utólag történik. Ez persze minden cég életét megnehezíti, hiszen sokkal kevésbé tervezhető a büdzsénk, és így a stratégiánk is, ha nem tudjuk, mennyi lesz az áfa, amit még ki kell fizetnünk. Ha el akarjuk kerülni a kellemetlen meglepetéseket, és tervezhetőbbé akarjuk tenni a kiadásainkat, mi magunk is vezethetünk nyilvántartást számlázó CRM-rendszer segítségével. Ehhez mindösszesen olyan számlázó programra van szükség, ami képes Google dokumentumokba integrálódni.

A nyilvántartás vezetése a következő módon történik: az adott időszak kimenő számláinak áfa-tartalmából kivonjuk a bejövő számláink áfa-tartalmát. A CRM-rendszerünket tehát be kell állítanunk, hogy listázza ki számunkra egy külön Google-táblázatba az összes havi teljesítésű számlánkat. Ezek mellett a számok mellett vezessük az adott havi bejövő számláinkat, és a két oszlopból egyszerű képlettel kiszámíthatjuk az áfát, majd a két áfa összegéből a fizetendő áfa egyenlegét. A költségek így tervezhetőek és követhetők lesznek – ehhez persze a bejövő számlák folyamatos követése kell, de CRM-rendszerrel a kimenő számlákat nem kell külön felvinni (így sem elfelejtve nem lesz egy számla sem, sem pontatlanul vezetve). Ha folyamatosan vezetjük a számlákat, tudni fogjuk, mennyi pénz marad egyéb költségekre. Ezen kívül a saját könyvelőnket is tudjuk ellenőrizni, hiszen mindenki tévedhet.

Kérdezze a szakértőt, ha Ön is szeretné kihasználni a cikkben bemutatott előnyöket.

Hirdetés

 

Hirdetés
. Hirdetés
Hirdetés

Úgy tűnik, AdBlockert használsz, amivel megakadályozod a reklámok megjelenítését. Amennyiben szeretnéd támogatni a munkánkat, kérjük add hozzá az oldalt a kivételek listájához, vagy támogass minket közvetlenül! További információért kattints!

Engedélyezi, hogy a https://computerworld.hu értesítéseket küldjön Önnek a kiemelt hírekről? Az értesítések bármikor kikapcsolhatók a böngésző beállításaiban.