A felhőalapú ERP-k népszerűbbek, mint eddig bármikor. Számos ERP-szállító teljesen át is állt az új technológiára, míg vannak, akiknél még elérhető a régi, úgynevezett onpremise megoldás is.
Mi a különbség?
Technológiai és jogi szempontból is különbözik a két megoldás.
Az onpremise megoldásoknál a szoftverhasználati jogot - a licencet - vásároljuk meg, az a miénk, örökre. Telepíthetjük a saját szervereinkre, vagy akár egy hostingpartner gépeire is. Mi - vagy az általunk kiválasztott hostingpartner - felelünk a rendszer üzemeltetéséért, a verzióváltásokért.
Ezzel szemben a cloudmegoldásoknál az ERP-rendszert szolgáltatásként kapjuk, amiért havi/éves díjat fizetünk különböző használati szempontok (userszám, tranzakciószám stb.) alapján. Itt a céges felhasználóknak csupán egy webes elérés kell, mindent az ERP-szolgáltató frissít és üzemeltet, nincs verzióváltással járó extra feladat és költség.
De mi alapján tudjuk eldönteni, hogy melyik a jó megoldás nekünk?
Nézzük meg a pro és kontra érveket, nem kizárólag informatikai szempontból, hanem üzleti és HR-aspektusokat is megvizsgálva!
Érvek a felhőalapú ERP-megoldás mellett:
1. Alacsony karbantartási kockázat és IT-üzemeltetési költség
Az egyik legfőbb előny, hogy amikor lasszóval lehet csak jó IT-üzemeltetési szakértőt találni Magyarországon, nem kell dedikált csapatot fenntartani az ERP-üzemeltetésére. Egy gyártócégnél, ahol több műszakban dolgoznak, legalább 2-3 fős üzemeltetési csapatra van szükség, ami a jelenlegi bérköltségek és a fluktuáció ismeretében már érdemben összevethető a havidíjas üzemeltetési díjakkal. A TCO - teljes tulajdonlás költségét legalább 5 évre érdemes kalkulálni, és a belső ráfordításainkat sem szabad ebből kifelejteni. Mivel a szolgáltató hardverén fut a megoldás, a teljes üzemeltetési költség - a hardver, szoftver, bér és 3rd party szoftverek, IT-biztonsági megoldások költsége - az ERP-partnert terheli, így ezek az egyébként jelentős kezdeti költségek eloszlanak a használat ideje alatt.
2. Standardizált folyamatok és HR-költségek
A legtöbb felhőalapú ERP-rendszer előre konfigurált, vagy legalábbis erősen limitált lehetőségeket nyújt egyedi beállításokra. Ez rákényszeríti az egyébként nem túlzottan szabályozottan működő cégeket arra, hogy folyamataikat standardizálják. Ennek nem csupán az az előnye, hogy az ERP bevezetési időszak lerövidül, hanem az új munkatársak betanítási időtartama is lerövidülhet, amennyiben a munkatárs-kiválasztásnál előnyként értékeljük az adott ERP ismeretét. Sok cégnél az adminisztratív munkakörökben 2-3 évente kicserélődik a csapat, emiatt a betanítás időtartama nagyon megnyúlhat egyedi beállításoknál. Hosszú távon kisebb a kockázat és a költség azon cégeknél, akik a standard építőkockákból rakják össze a működésük ügyviteli hátterét. A titok persze abban rejlik, hogy alapvetően azt a rendszert kell választanunk, amely filozófiai szempontból a legközelebb áll a mi cégünk működési logikájához, és ennek eldöntése bizony nem könnyű feladat.
3. Alacsony belépési költségek és skálázhatóság
Onpremise rendszer vásárlása esetén a szoftverlicencek a projekt elején megvásárlásra kerülnek, ezek későbbi értékesítése vagy a szoftvertámogatási szerződések felmondása nem igazán lehetséges. Ugyanakkor a felhőalapú megoldásoknál időszakonként rugalmasan változtatható, hány munkavállaló használja éppen a cégnél a szoftvert. Különösen gyorsan növő startup-szervezeteknél, felvásárlási célpontként vagy instabil gazdasági környezetben működő vállalatoknál ez a fajta skálázhatóság hatalmas előny, amit érdemes kihasználni.
Ellenérvek a felhő-ERP használatára:
1. Instabil internetkapcsolat
Számos olyan céggel beszéltem az elmúlt években, amelyek az ország olyan régiójában dolgoztak, ahol nem volt elérhető szélessávú internet, vagy éppen nagyon instabil a szolgáltatás minősége. Főként termelőcégeknél egyszerűen nem fér bele, ha a tartós internetszolgáltatás hiánya miatt nem elérhető az ERP-szoftver hosszú időn át. Ilyen szélsőséges esetekben sajnos biztonságosabb megoldás tud lenni egy saját szerveren ketyegő ERP-megoldás használata.
2. Tulajdonjog hiánya és a frissítések kockázata
Az onpremise rendszer az ön cége tulajdonába kerül (használati jog), ezzel szemben a cloud-megoldás nem az öné. A szolgáltató dönti el, mikor és mit frissít rajta. Minél több az egyedi testreszabás, minél több más szoftverhez van interfészelve, annál több meglepetést tartogat a használat. Ráadásul a frissítések követése extra figyelmet igényel a szoftvert használó munkatársaktól is.
3. TCO és váratlan költségek
Minden esetben javasolt legalább 5 éves teljes tulajdonlásköltséget számolni a várható összes funkcióra/modulra, és a teljes, várható maximális felhasználószámra vetítve. Sok cég nem elég körültekintő, csak a vonzó alacsony kezdeti beruházási értéket figyeli, emiatt később kellemetlen helyzetbe kerülhet, ha további modulokat is használatba vesznek a kollégák, és ennek költségeit nem szerepeltették a 3-5 éves terveikben.
Összefoglalás
Komplex értékelési módszertan és megfelelő szakértelem nélkül nehéz jó döntéseket hozni már csupán abban is, hogy felhőalapú vagy onpremise megoldást válasszon vállalata számára. Érdemes ezt a legalább 5-8 éves időtávra történő, meghatározó projektet független ERP-szakértő segítségével, okosan megalapozni.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a Norex ERP technológia- és szállítófüggetlen informatikai tanácsadó brand tulajdonosa, a Computerworld online ERP-blogját vezető szakértője. 25 év alatt mintegy 125 ERP-projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő-, kereskedő- és szolgáltatócégeknél hasznosítja; több egyetemen vendégelőadó, a METU Executive IT MBA oktatója. Ha kérdése van vállalata ERP-projektjével kapcsolatban, írjon az info@norexerp.hu e-mailcímre!