Mikor igazán drága egy ERP rendszer?

|

Amikor nagyvállalatok vezetői elhívnak egy személyes beszélgetésre, az első kérdések egyike szokott lenni, hogy szerintem mennyibe fog kerülni nekik, ha bevetnek egy új ERP rendszert.

A nemzetközi tendenciák szerint a cégek az éves árbevételük akár 3-6 százalékát is elköltik egy új ERP rendszer vásárlására. Itthon ez 1-3 százaléknál nem több. Időnként látom, hogy az ügyfeleinket lesokkolja, amikor megmutatjuk nekik a TCO-t. 

Mi az a TCO?
A Total Cost of Ownership, vagyis a tulajdonlás teljes költsége - amit egy ERP rendszer esetén legalább 3 évre szoktunk kiszámolni, és ez biztosan nem egyezik meg a leendő szoftverszállító ajánlatával, mert jóval több tétellel kell számolnunk. A szoftverszállító cégeknek nem feltétlenül érdeke ezt a témát feszegetni, de egy vállalatnak a tudatos tervezéshez ez elengedhetetlen.

A projekt ára legtöbbször a licenc díjakat, a felmérés, koncepció készítés, programozás, oktatás, tesztelés támogatás, migrációs, egyéb szolgáltatások díját tartalmazza. A legtöbb ügyfelünk szereti, ha ez fix ár. De meg lehet teljesen pontosan határozni ezt előre? Az a tapasztalatom, hogy nem. Ennek oka, hogy a legalaposabb előkészítés mellett is előfordul, hogy az ERP rendszer bevezetése alatt valamilyen változás áll be: a jogszabályok, nagy partnerek igényei, üzleti környezet vagy akár az Ügyfél saját tevékenységének bővülése, belső folyamatainak változása miatt is. Minden esetben azt szoktam javasolni, hogy a kialkudott projekt áron felül legalább 10-15 százaléknyi tartalékot képezzünk.

Onpremise rendszer vásárlása esetén a szoftver licencárának akár 15-20 százalékát is kifizetik a szoftverszállítónak ún. éves karbantartási díjként, ami a folyamatos törvényi megfelelésre és a hibajavításokra, apróbb fejlesztésekre elég, illetve biztosítja a jogot az ügyfélnek, hogy az újabb verziókat, releaseket is megkaphatja további költség nélkül. Elvileg. A gyakorlatban azt látom, hogy az Ügyfelek jelentős része olyan mennyiségű egyedi fejlesztési igényt fogalmaz meg, és olyan sokáig halogatja a verzió váltási projektet, hogy a sima, technikai verzióváltás nem lehetséges, inkább reimplementációról beszélünk 8-10 éves rendszerek esetén.

A TCO-nak része a hardver költség, az üzemeltetési költség, a projekthez kötődő bérköltségek, bónuszok, prémiumok. Volt olyan ERP projektünk egy 20 milliárd forintos árbevételű cégcsoportnál, ahol  52 fős kulcsfelhasználói team tesztelte a szoftvert. Ez heti 10 millió forintos bérköltséget jelentett. Vagyis nem volt mindegy, hogy 3 vagy 6 hét kell a teljes teszteléshez, hiszen a 3 hét átfutási idő növekmény akár 30 milliós belső költség növekedést is jelentett.

A TCO-nak számos egyéb tétel mellett része a munkaállomások, szerverek és kapcsolódó szoftverek, interfészek, RFID eszközök, nyomtatók, adatbáziskezelők megvásárlásának és fenntartásának díja is. 

TCO-t érdemes és kell is kalkulálni felhő alapú rendszer bevezetése esetén is.

Mégis azt kell mondjam, hogy nem feltétlenül az a drága, ami első ránézésre annak tűnik.

Mikor igazán drága az ERP rendszer?
Gyakran kérik tőlünk cégek, akik régóta használnak egy ERP rendszert, hogy segítsünk nekik eldönteni, hogy a meglevő ERP rendszeren belül lépjenek új verzióra, vagy egy teljesen új ERP rendszert vásároljanak.

Ilyenkor a felméréseinken persze elhangzik mindenféle kritika a régi ERP rendszerrel kapcsolatban. Aztán mindig eljön az igazság pillanata. Legutóbb egy magyar tulajdonú, közel 15 milliárdos cégcsoportnál dolgoztunk, amikor megkértem a rendszergazdát, hogy listázza ki nekünk, az elérhető funkciók hány százalékát használták egyáltalán, hány "modulba" léptek be a kollégák az elmúlt egy évben. Az eredmény döbbenetes volt: alig 17 százalék. Vagyis a régi, lesajnált, cserére váró ERP rendszer funkcionalitásának is csupán a töredékét használták. Ennek oka legtöbbször nem a szoftver, hanem inkább a bevezetési projekt hiányosságaiban és az ügyfél oldalán keresendő.

Véleményem szerint akkor igazán drága egy ERP rendszer, ha megvesszük, de nem használjuk ki, mert:

  • nem vagyunk hajlandóak változtatni a folyamatainkon, rutinunkon
  • nem költünk arra, hogy a csapatunk mély ismereteket szerezzen a szoftver lehetőségeivel kapcsolatban
  • hagyjuk, hogy a kis excel táblákat használják, ahelyett, hogy munkaköri leírás szinten határoznánk meg - és persze ellenőriznénk is - hogy a közösen használt, integrált rendszerbe töltik be az adatokat
  • nincs meg a felsővezetői akarat arra, hogy fejlesszük a vállalat működését

A nagy ERP rendszerek többsége többezer cég folyamata alapján építi fel a standard működési logikáját. A vállalatok többsége legalább 80 százalékban képes lenne a megfelelően kiválasztott ERP rendszer standard folyamatait használni. Igen, ehhez Ügyfélként változni kell. Tudatosan. A maradék húsz százaléknyi különbség esetén pedig érdemes a cég egészére optimalizált döntést hozni a vállalat üzleti területeit vezetőkkel, közösen: túl sok egyedi fejlesztést nem szabad bevállalni, mert annak nagy kockázata és ára van.

Az ERP rendszerek nem tekinthetőek az informatikai és vállalatszervezési problémák Megváltójának: egy új ERP rendszer bevezetése nem old meg automatikusan minden felmerülő problémát - de lehetőséget ad arra, hogy kihozzuk magunkból a legjobbat. Egy okosan felépített projekt segíthet abban, hogy a vállalati működés és a digitalizáció magasabb szintjére lépjünk.

Egy ERP projekt meglehetősen bonyolult: kell hozzá egy jól felkészült ügyfél, egy jól megválasztott szoftver, egy elkötelezett szoftverszállító és egy ügyfél oldali, független szakértő sem árt.  22 évnyi tapasztalattal a hátam mögött azt gondolom, tudatos felkészüléssel és a profi projektvezetéssel eredményesen lehet ezeket az üzletfejlesztési projekteket lezárni.

A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a www.erp-consulting.hu technológia- és szállító független informatikai tanácsadó cég tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője. 22 év alatt mintegy 110+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van? Írjon az info@erp-consulting.hu e-mail címre.

Hirdetés

Úgy tűnik, AdBlockert használsz, amivel megakadályozod a reklámok megjelenítését. Amennyiben szeretnéd támogatni a munkánkat, kérjük add hozzá az oldalt a kivételek listájához, vagy támogass minket közvetlenül! További információért kattints!

Engedélyezi, hogy a https://computerworld.hu értesítéseket küldjön Önnek a kiemelt hírekről? Az értesítések bármikor kikapcsolhatók a böngésző beállításaiban.