Hirdetés
. Hirdetés

Az ügyfél odaát van

|

De attól még látja, ha rendetlenség van a tárgyalóban. Márpedig az első benyomás az üzleti életben rendkívül fontos, és erre virtuális környezetben is ugyanúgy figyelni kell.

Hirdetés

Hogyan vezessünk be videokonferencia-megoldást, mikre figyeljünk a használat során, melyek a gyakori buktatók? - kérdeztük Lengyel Miklóst, a StreamNet Kft. videokonferencia integrációs és módszertani szakértőjét.

A videokonferencia-eszközöket nem elég megvásárolni, nagyon fontos a használat módszertana. Alapvető tény, hogy videokonferencia-kapcsolat során a távoli oldal mindent lát és hall felőlünk. Nem túlzás, hogy így a saját és cégünk rangját, méltóságát kockáztatjuk, amennyiben ennek a kommunikációs formának nem ismerjük a használati és módszertani alapjait.

Ebből következik, hogy az üzleti videokonferencia-tárgyalások során teljesen mások a követelmények, mint a magáncélú felhasználásban (például videotelefonálás Skype-pal), ahol sok minden megengedett, kevés szempontra kell figyelni.

Mennyi időnk van?
Először is a találkozók célját kell tisztázni. Legyen szó hagyományos vagy virtuális tárgyalásról, annak során szeretnénk eljutni valahonnan valahová (például nyélbe szeretnénk ütni egy megállapodást). Erre személyesen kell törekednünk, a technika nem tudja megvalósítani helyettünk - figyelmeztetett Lengyel Miklós.

Célszerű, ha egy tárgyaláson csak azok vesznek részt, akiknek feltétlenül szerepet szánunk a kommunikációban. Videokonferenciánál különös jelentősége van ennek, hiszen ott minimum kettő, de sok esetben három vagy több helyszín között létesül kapcsolat.

Ennek figyelembevételével javul a tárgyalás hatásfoka, a résztvevők is hatékonyan használják a ráfordított munkaidejüket. Az üzleti életben kiemelt figyelmet kell fordítani munkatársaink és üzleti partnereink munkaidejére - hangsúlyozta a szakember.

Közös lónak...
A hatékony időkihasználás másik feltétele a megfelelő technikai háttér megléte, amely pár egyszerű mozdulattal üzembe helyezhető, és azonnal elkezdhetjük a munkát. Személyes munkaállomásunk esetén valamivel egyszerűbb a helyzet, hiszen azt általában magunk konfiguráljuk az igényeinknek megfelelően, tudjuk milyen állapotban hagytuk ott előző nap. Tárgyalótermi környezetben azonban más a helyzet, hiszen azt jellemzően többen is használják.
Természetesen léteznek megoldások a problémára. Például olyan kompakt, üzembiztos, a bútorzatba épített csatlakozók, amelyek nem kerülhetnek ki a tárgyalóból - egy mozdulattal elérhetők, és a notebookkal összekötve, azonnal megjelenik a vetítővásznon vagy plazma/LCD monitoron az előadás képe.

Az asztalba épített nyomógombokkal elkerülhető a távvezérlő elkeveredése vagy az elemek lemerülése okozta kellemetlenség. Egy jól megtervezett tárgyalóteremben rejtettek a kábelek. A - látszatra - kábelmentes környezetben kisebb az esélye, hogy olyan csatlakozót is kihúzunk munkánk végeztével, amelyet nem kellett volna. És természetesen a vizuális szempontból is pozitívabb az összhatás: a tárgyalópartnerben könnyen előnytelen kép alakulhat ki rólunk, ha azt látja, hogy kábelrengeteg előtt ülünk. Így valósítható meg, hogy a tárgyalásra szánt időből csak másodperceket vegyen el a műszaki eszközök kezelése. Egy tárgyalás megkezdése előtt célszerű utoljára átgondolni érveinket, gondolatainkat. Ha ezt az értékes időt a műszaki eszközök üzembe helyezésével kell töltenünk, azonnal hátrányba kerülünk tárgyalópartnereinkkel szemben.

Szemtől szemben
Innen már csak egy lépés a videokonferencia-kapcsolat, ahol a fenti környezetet virtuálisan osztjuk meg másokkal. A videokonferencián, mint kommunikációs eszközön keresztül, a termékek mai funkcionalitása révén szinte minden olyan formaság megvalósítható, amelyre szemtől szemben is képesek vagyunk - az állítás kiváltképpen igaz a High Definition megoldásokra. Persze vannak kivételek, ilyen (még) a kézfogás.

A használat során arra kell törekednünk, hogy a beszélgetőpartnerrel folytatott kommunikációnk, jellegét tekintve megközelítse a valóságot. A szemkontaktus kérdése az egyik legfontosabb szempont. A valóságban könnyű dolgunk van, hiszen a néző- és látószem megegyezik, míg videobeszélgetés során a monitoron keresztül nézünk valakinek a szemébe, de ő a kamerán keresztül lát minket.

Így jön létre az úgynevezett szemkontaktus szög, amely a kamera és a képernyőn látható partnerünk szeme által a szemünk előtt bezárt szöget jelenti. Ez minél nagyobb, annál messzebb vagyunk a valósághű hatástól, és fordítva - magyarázta Lengyel Miklós. A szemkontaktusnak az érdeklődés és a kommunikáció fenntartásában van szerepe. Hiányával felléphetnek olyan zavaró tényezők, amelyek megakaszthatják a diskurzust, és esetleg a tárgyalás, megbeszélés végére nem sikerül elérni a kívánt eredményt. A videokonferencia-rendszerek terjedésében is meghatározó szerepe van, ugyanis a kommunikáció minősége meghatározza azt a tárgyalási (döntési) szintet, ahol a technológiát alkalmazzák. Komoly célokra magas minőséget várnak el az üzleti felhasználók.

A sikeres videokonferencia-projekt
A videokonferencia tehát egy új kommunikációs forma, éppen ezért a bevezetése nem csupán egy egyszerű eszközbeszerzésből áll. Része a termék gondos kiválasztása, majd megfelelő integrációja a kiszemelt helyiségbe, valamint a használati módszertan átadása a felhasználóknak.

De ez még mindig kevés a sikeres projekthez. Arról akkor beszélhetünk, ha már problémamentesen lezajlott néhány fontosabb tárgyalás a rendszer használatával, és a menedzsment (felső vezetés) vállalhatónak érzi széles körű használatát a mindennapokban. A végcél, hogy minél több tárgyalás, megbeszélés, prezentáció, oktatás történjen videokonferencia-kapcsolaton keresztül, és ezek ugyanúgy teljes értékűnek számítsanak a vállalat életében, mintha hagyományos módon mentek volna végbe. Tehát a cégek ne, mint egy érdekességre, hanem komoly vállalati eszközként tekintsenek rá, és az alkalmazottak készség szinten tudják használni, továbbá felgyorsuljon, illetve hatékonyabbá váljon általa a kommunikáció, mérhető legyen a vállalati kollaboráció hatékonyságának fejlődése.

A StreamNet tevékenységi körébe tartozik a teljes tárgyalótermi integráció: kezdve az adott célra legmegfelelőbb eszköz kiválasztásától, a bútorzat megtervezésén és a videokonferencia szakszerű integrációján keresztül, a használati módszertan felhasználókkal való megismertetéséig.

A felhasználók képzése is videokonferencia-kapcsolaton keresztül történik, így az oktató abból az aspektusból látja a résztvevőket, amilyenből később a tárgyalópartner is - ez ugyancsak a készség szintű elsajátítást segíti elő. A tanfolyamok végén szükség van vizsgára, és az igazoló okmány megszerzésére annak sikerességéről, így kaphat a megrendelő cég képet arról, hogy munkatársai megfelelően tudnak élni ezzel a modern kommunikációs formával, és a beszerzéskor befektetett összeget valóban egy hatékony erőforrásra költötték.


Hardverek, szoftverek, tesztek, érdekességek és színes hírek az IT világából ide kattintva!

Hirdetés
0 mp. múlva automatikusan bezár Tovább az oldalra »

Úgy tűnik, AdBlockert használsz, amivel megakadályozod a reklámok megjelenítését. Amennyiben szeretnéd támogatni a munkánkat, kérjük add hozzá az oldalt a kivételek listájához, vagy támogass minket közvetlenül! További információért kattints!

Engedélyezi, hogy a https://computerworld.hu értesítéseket küldjön Önnek a kiemelt hírekről? Az értesítések bármikor kikapcsolhatók a böngésző beállításaiban.