Bár a családi vállalkozásban már a 90-es években kitanulta az irattározás minden csínját-bínját, csak 2009-ben tért vissza a gyökerekhez. Ekkor még kevesen hittek a papírmentességben, de az IBM-ben pártfogót találtak, és a 2015-ben megjelent GreenArchive szolgáltatás tavaly innovációs díjat nyert. Hortobágyi Ágostonnal, a DO-Q-MENT Kft. ügyvezetőjével a papírmentes társadalom felé vezető útról beszélgettünk.
Computerworld: A GreenArchive-ot a hazai kis- és középvállalatoknak szánták. A napokban azonban DOQdrive néven díjmentes lakossági szolgáltatást indítottak. Miért?
Hortobágyi Ágoston: Kezdetben valóban a hazai kis- és középvállalkozásokat állítottuk a célkeresztbe, de azt tapasztaltuk, hogy amennyiben egy cégvezető - vagy a főkönyvelő - tart a felhőtechnológiától, nem ismeri az elektronikus aláírás és időbélyeg joghatását, az ezekre épülő megoldásokat sem meri alkalmazni. Kiderült ugyanakkor, hogy a multinacionális vállalatok számára a legégetőbb a probléma, mert ezeknél naponta több tízezer dokumentum keletkezik, és több ezer fő foglalkozik azok aláíratásával, lefűzésével, utaztatásával és tárolásával. Jelenleg úgy fest, hogy a GreenArchive felülről fog leszivárogni, mert hiába innovatívak a kis cégek vezetői, ha a könyvelők annyira félnek az adóhatóságtól, hogy még az innovatív vezetőt is képesek lebeszélni az innovációról.
A hazai kkv-k megnyerésére a Facebook és a Google példáját választottuk, amelyek ingyenes megoldásokat adnak a magánembereknek, hogy azután döntéshozóként ugyanezek fizetős vállalati változatait vegyék igénybe. Azt mondtuk: adjuk oda a magánembereknek a díjmentes elektronikus aláírás, időbélyeg és felhős tárhely lehetőségét, és adjunk mellé felhasználói tippeket. Az új cipő garanciája a vásárlást igazoló blokk; ha a blokkot elveszítjük, elvész a garanciához való jogunk. A DOQdrive üzenete: a telefonon lévő díjmentes applikáció segítségével joghatással bíró másolatot lehet készíteni a blokkról, és a papírmentes eredetiként tárolt, bármikor előkereshető másolat birtokában érvényesíthetőek a vevői jogok. Kátyú rongálta meg az autónkat? Sok utánajárás és bizonygatás helyett elég egy fényképet készíteni a helyszínen, és a DOQdrive alkalmazással hitelesíteni a helyszínt, az időpontot, a személyünket és a káresemény körülményeit. Abban bízom, hogy a DOQdrive felhasználói céges döntéshozói minőségükben a GreenArchive-ot is nagyobb bizalommal fogják fogadni.
Hortobágyi Ágoston ügyvezető igazgató, DO-Q-MENT Kft.
CW: Mi teszi lehetővé, hogy gazdaságunk valóban papírmentes lehet?
HÁ: A papírmentesítés két irányt vehet. Egyes esetekben a dokumentum sosem öltött papírformát - erre példa az elektronikus számla -, a másik irány pedig a konverzió, azaz eredetileg papíron jött létre a dokumentum, melyről hiteles, digitális másolat készíthető. A számlák esetén sajnos nagyon sok vállalat, a digitális archiválási rendeletről elfelejtkezve, kinyomtatja a PDF-ben kapott számlát, majd papíron tárolja. A számlákon kívül pedig már a fuvarlevelet, a megrendelőt, a szerződést is elláthatnánk elektronikus aláírással és időbélyeggel, így azok továbbítása és tárolása is megoldott lenne a digitális térben. Ráadásul már az aláírásokat is elhelyezhetjük a szerződéseken elektronikus formában, így sosem látna papírt a folyamat. A 2016. július 1-jén megjelent brüsszeli eIDAS rendelet végre kimondta, hogy a tagállamok egymás között kötelesek elfogadni a szabvány szerint hitelesített elektronikus dokumentumokat, a 2017. január 1-jén megjelent bizalmi törvény pedig azt is rögzíti, hogy az ilyen dokumentumok bizonyító erejű magánokiratoknak számítanak, azokat a bíróságok is kötelesek elfogadni.
CW: Mennyit lehet megtakarítani a felhőalapú dokumentumkezeléssel?
HÁ: Papíralapú dokumentumkezelésnél beleszámít a papír, a genotermek, iratszekrények, nyomtatók vételára és karbantartása, a postaköltség, a tárolás, a létesítmény fenntartásának költsége és végül az egyes feladatokra eső humánerőforrás-költség. Elektronikus dokumentumkezelésnél és -tárolásnál nincs postabontási, tárolási, továbbítási költség; a visszakeresés másodpercekbe kerül, összességében tehát a kiadásoknak legalább 70-80 százaléka takarítható meg.
Fő célunk, hogy minden olyan folyamatot, ami a cégeket a magánszektorral köti össze, teljesen papírmentes, zárt folyamattá tegyük. A vízióm egy olyan digitális társadalom, amelyben cég és cég, cég és magánember, sőt két magánember között is papírmentesen, biztonságosan mozognak az eredeti digitális dokumentumok.
Hardverek, szoftverek, tesztek, érdekességek és színes hírek az IT világából ide kattintva!
