A jelenlegi helyzet sok esetben nagyobb hatékonyságra ösztönzi a vállalkozásokat, a válságjelenségek egy része sokszor áttekinthető működéssel, és óvatos tervezéssel is kivédhető. Cégünk működése azonban kis kockás füzetek feljegyzéseiből a legritkább esetben áttekinthető. Legtöbbször az sem elegendő, hogyha jó a könyvelőnk.
A gazdálkodásunkról valódi képet legtöbbször a vállalatirányítási rendszerünkből nyerhetünk valós képet. Adatok nélkül gyakorlatilag lehetetlen cégünket a megfelelő irányba kormányozni ezekben a viharos időkben. Nagyon fontos azonban, hogy mit is várunk egy ilyen rendszertől. Nincs általános séma és sajnos nincs mindenre alkalmazható rendszer sem. Magunknak kell definiálnunk, hogy mire is szeretnénk használni a leendő rendszert. Persze az sem mellékes, hogy mennyibe fog ez nekünk kerülni?
Hogy állunk, mit akarunk?
Sorozatunk előző részében arról írtunk, hogy mire kell figyelni egy új vállalatirányítási rendszer kiválasztásánál. Mostani cikkünkben egy lépéssel tovább megyünk, és a kiválasztott rendszer sikeres bevezetésének megkezdéséhez adunk tanácsokat, az egyik legfontosabb kezdeti lépésre a helyzetfelmérésre vonatkozóan.
A helyzetfelmérés, az üzleti folyamatok feltérképezése egy új rendszer bevezetésének kezdő lépése. Ideális esetben a helyzetfelmérési szakasznak meg kell előznie a bevezetést, sőt a kiválasztást is, hiszen ennek végeztével tudjuk csak megmondani, hogy honnan indulunk el az informatikai fejlesztéssel.
A helyzetfelmérés eredménye alapján állíthatjuk össze a követelmény specifikációt az új rendszerrel szemben, és hogy milyen célt szeretnénk tulajdonképpen elérni. Ez a valóságban azonban ritkán teljesül időben. Ennek egyik jellemző oka az lehet, hogy nincs a cégen belül a témában tapasztalt szakember, és már a helyzetfelmérés elvégzése is egy külső megrendelést kíván. Emiatt alakulhat ki az a nem túl szerencsés helyzet, hogy a helyzetfelmérés a vállalatirányítási rendszer szállítójával megkötött szerződés utánra, a bevezetési fázis első lépéseként marad.
Ennek legjobb elkerülési módja természetesen az, ha már a bevezetés előtt elkészítjük a helyzetfelmérést és specifikáljuk a követelményeket is. Ugyanakkor ebben az esetben is szükség van egy felmérési szakaszra, amely a már konkrétan kiválasztott rendszer és az igények részletes, funkciónkénti megfeleltetését végzi. Ez a legtöbb esetben, és elsősorban a kisebb költségvetésű kis- és középvállalati projektek esetében, részletessége miatt nem tudja megelőzni a kiválasztást és szerződéskötést. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy 100%-osan elköteleztük magunkat egy olyan rendszer mellett, amelyről kiderül, hogy nem teljesen, vagy csak aránytalanul nagy költséggel szabható a cégünkre.
Több szem, többet lát
Számos olyan gyakorlat létezik, amely biztosítékot nyújthat a megrendelő számára, arra vonatkozóan, hogy a részletek pontos ismeretének hiányában se kerüljön kiszolgáltatott helyzetbe. Köthet olyan szerződést, amelyben lehetősége van a helyzetfelmérési szakasz végén, ha kiderülne, hogy túl költséges egyedi fejlesztésekkel oldhatók csak meg az igényei, elállni a megrendeléstől, természetesen a helyzetfelmérés költségeinek megfizetésével. Ezen kívül fogadhat egy külső, harmadik felet a feladat elvégzésére, hogy biztosítsa a szervezetén belül hiányzó szakértelmet. Akárhogy is, a felmérés költségeit sehogy sem spórolhatja meg, ha szeretne biztosan alkalmas rendszert választani, és előre ismerni a bevezetés költségét.
Következő cikkünkben a bevezetés további szempontjait vizsgáljuk, többek között a bevezetési projekt adminisztrációjának fontosságát, a szervezeten belüli változások menedzselését és az oktatások hatékony megszervezését.
