Dokumentumkezelés a GVH-nál

A Gazdasági Versenyhivatal (GVH) országos hatáskörű, költségvetési szerv, amely alapvetően a "A tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról" szóló, 1996. évi LVII. törvényben (Tpvt.) meghatározottak szerint őrködik a törvény betartásán, illetve a törvényben meghatározott versenyfelügyeleti feladatokat lát el, eljárásokat folytat le. A Hivatalnál 2005-ben született meg az az elhatározás, hogy a korábbi - alapvetően papíralapú - iratkezelést és az egy munkaállomáson futó, egyedi iktatási rendszert felváltsák elektronikus iktató-, dokumentumkezelő rendszerrel.

A feladat: átláthatóbb, pontosabb, egyszerűbb nyilvántartás
Korábban egy munkaállomáson folyt a bejövő-, kimenő iratok iktatása, az egyes szervezeti egységeknél saját iktatószámot is kapott az irat, s ezeket hagyományos papír alapú iktatókönyvekben tartották nyilván. Az e-mailek, belső feljegyzések iktatása - bár elő volt írva -, gyakran elmaradt, vagy egy-egy iraton többféle azonosító is szerepelt. A GVH célja az új rendszerrel az volt, hogy az iratkezelés átláthatóbb legyen, az adminisztratív feladatok egyenletesebben terheljék a titkársági ügyintézőket, a visszakeresések megkönnyítésére egy irathoz egy iktatószám tartozzon, valamint, hogy minden dokumentum -a belső, szervezeti egységek közti iratokat is beleértve - nyilvántartásra kerüljön.

Az igények megfogalmazása és a piacon jelenlevő megoldások megismerése után a pályáztatás és megrendelés folyamatát egyszerűsített tárgyalásos közbeszerzési eljárás keretében bonyolították le, melynek nyertese a CNW Rendszerintegrációs Zrt. lett.

A megoldás: NetRegister
Az elektronikus iktatás és dokumentumkezelés bevezetésével lerövidült és egyszerűbb lett az érkeztetés-iktatás-feladatkiadás folyamata. Jelenleg a központi érkeztetőn keresztül lép be minden irat a rendszerbe és kap érkeztetőszámot. Az e-mailek iktatórendszerbe irányítása is megoldott, hiszen ha bármelyik munkatárs a postaládájába olyan küldeményt kap, amelynek iktatása indokolt, azt most már közvetlenül el tudja küldeni az érkeztetőkönyvbe. Az iktatáshoz feladat specifikus - illetve egy általános - iktatókönyvek kerültek bevezetésre, melyekhez a Hivatalban mindazon munkatársak hozzáférnek, akinek megfelelő jogosultságuk van az adott dokumentum megtekintéséhez, illetve kezeléséhez. Az iktatószámok formátumából egyértelműen eldönthető, hogy melyik iktatókönyvben szerepel az irat, így megszűnt a szervezeti egységenkénti többszörös iktatás. Az ügyek, feladatok kiadása, szignálása, nyomon követése is a NetRegisterben történik, csakúgy, mint a partneradatok naprakész nyilvántartása.

A cél eléréséhez szükséges projekt lépései
A fizikai megvalósítást természetesen alapos előkészítés előzte meg (iratkezelési szabályzat tanulmányozása, konzultációk az iratkezelési folyamatokról, az intézményben használt metaadatok egyeztetése, alapadatok, jogosultságok kialakítása), így a rendszer pontosan a megrendelő iratkezelési folyamataira szabva került beállításra és telepítésre. A következő lépésben történt meg a tesztkörnyezet és a tesztcsoport kialakítása, a tesztelők oktatása és a tesztelés lebonyolítása, majd ezt követően a legapróbb részletekre kiterjedő "finomhangolás". A zökkenőmentes átállás érdekében feltétlenül szükséges volt a rendszer használatának oktatása, mely a GVH esetében kiterjedt a Hivatal teljes szervezetére és az iratkezelésben betöltött szerepek szerint specifikáltan, homogén csoportokban történt. A januári éles indulástól kezdve a Gazdasági Versenyhivatalnál már csak a NetRegistert használják iktatásra. A CNW szakemberei az első 5 napban a helyszíni támogatás keretében segítették a problémamentes indulást, a felmerülő IT és felhasználói problémák megoldását.

Sikertényezők
A vezetés elkötelezettsége a kulcsa minden projekt sikerének. A projektszponzor személye, attitűdje szintén számottevően befolyásolja a rendszer bevezetésének sikerességét. A GVH felkészülten, az elektronikus dokumentummenedzsment bevezetése iránt elkötelezett felső vezetéssel, megfelelő személyiségű, motivált projektszponzorral és a feladattal azonosuló projekttagokkal és IT munkatársakkal vitte végig a projektet. Így a bevezetés során törvényszerűen felmerülő problémákat kihívásként, megoldandó feladatként fogták fel, és mindemellett a bevezetés ütemtervét is tartani lehetett. A GVH az "egyedi hivatal - egyedi szoftver" elképzelést támogatta, így a megfelelő paraméterezés, testreszabás végeredményeként a "dobozos" NetRegister teljesen a megrendelő folyamatainak szóhasználatának megfelelően lett kialakítva.

Elégedett felhasználók
Az iktató-, dokumentumkezelő rendszert jelenleg 120 fő - a GVH összes számítógépen dolgozó munkatársa - használja napi munkavégzéséhez.
A szerződéskötéstől a 2006 januári indulásig mindössze 2,5 hónap telt el, ami mind GVH-s, mind CNW-s oldalról sok erőfeszítést kívánt az ütemterv betartása érdekében. A szoros együttműködés segítségével sikerült a projektben felmerült nehézségeket rugalmasan megoldani, anélkül, hogy azok az éles indulást veszélyeztették volna. Az alkalmazásváltás eredményeként a GVH munkatársai egy jól áttekinthető rendszerre tettek szert, melyben a vezetők akár a saját gépükről könnyen figyelemmel kísérhetik szervezeti egységük feladatait, a hozzájuk tartozó munkatársak leterheltségét, az ügyek aktuális állását. Megoldódott az e-mail-ek, belső keletkezésű és felhasználású dokumentumok iktatórendszerbe kerülése, a többszörös (szervezeti egységenként is eltérő) iktatás megszűnt.

A Gazdasági Versenyhivatal IT részlegei minden szempontból elégedettek a CNW által nyújtott alkalmazások és szolgáltatások minőségével, a bevezetési és későbbi támogatást nyújtó CNW-s szakértők szakmai tudásával, támogatásával, rugalmasságával és emberi hozzáállásával.