Habár az ERP-szoftverek alapvető fontosságúak a nagyvállalatok számára, nem kapnak akkora figyelmet az illetékesektől, mint más rendszerek. Ez komoly hiba, hiszen az ERP alkalmazásával csökkenthetők az üzleti kockázatok, növelhető a pénzforgalom. Bruce Harpman, a CIO.com magazin munkatársa segített áttekinteni, miképpen formálják át ERP-rendszereiket az élenjáró vállalatok.
Intelligens számlakezelés
Komoly teher a kifizetések manuális feldolgozása. Ha ehhez még hozzávesszük, hogy egyre terjednek a pénzügyi csalások, nyilvánvalóvá válik, miért mind népszerűbb a kifizetések központi kezelése ERP-n keresztül.
- Azt tapasztaljuk, hogy egyre nagyobb mértékben használják a mesterséges intelligenciát és a gépi tanulást a kifizetésekkel kapcsolatos döntéseknél. Például annak elbírálására, mikor érdemes igénybe venni egy korai fizetési kedvezményt, jellemzően a mesterséges intelligenciát vetik be az ERP-t használó vállalatok, állítja Mickey North Rizza, az IDC vállalati alkalmazásokkal és digitális kereskedelmi gyakorlatokkal foglalkozó alelnöke.
- Bár sok pénzügyi vezető a bejövő pénzforgalomra koncentrál, végül mégiscsak a kifizetésekkel távozik a pénz a szervezettől. Ennek gondos felügyelete biztosítja számára a legalaposabb ellenőrzést a vállalati pénzeszközök felett, hangsúlyozza Brian Shannon, a Serrala stratégiáért és működésért felelő alelnöke. Tavaly a vállalatok 75 százaléka szembesült fizetési csalási kísérlettel, így nem csoda, hogy a pénzügyi vezetők manapság minden korábbinál nagyobb jelentőséget tulajdonítanak a kifizetések kontrollálásának.
Az Excel babérjai tör
Akár tetszik, akár nem, az Excel még mindig a pénzügyi vezetők és osztályok kedvenc eszköze világszerte, hátráltatva az ERP terjedését. Ray Rebello, az ERP-szállító Acumatica marketingigazgatója jellemző esetet tár elénk. Egyik ügyfelük két különálló programot használt, az Excelt és egy pénzügyi jelentéseket író szoftvert, így minden hónapban többször kellett manuálisan újra elkészíteniük a jelentéseket.
Ráadásul a POS-tranzakciókat Microsoft Access-alapú egyedi programmal kezelték, és minden telephelyükön különálló leltáradatbázissal rendelkeztek. Mivel ezek az adatok nem kerültek be automatikusan a vállalat ERP-rendszerébe, azokat manuálisan kellett bevinni.
- Korábban táblázatkezelőt használtunk a bevételek nyilvántartására, a havi zárás akár 30 napig is eltartott, számol be cége gyakorlatáról Elliot Woo, a biztonságos internetezést segítő megoldásokat kínáló GoGuardian kontrollere. Idén bevezettek egy ERP-rendszert, azóta egy hét alatt végeznek a munkával.
ERP-projektekről szólva minden szakértő egyetért abban, hogy bevezetésük eltart egy ideig, hiszen a vállalat alapvető informatikai rendszerét cseréljük le. Elég egy hiba vagy adatvesztés, és oda az ügyfélszolgálat reputációja, sőt veszélybe kerülhet a szervezet egésze. Tévedés azt hinni, hogy a helyzet mára megváltozott, de az ERP-rendszert első alkalommal bevezető vállalatok megúszhatják a többéves folyamatot, ha elkerülik a részletesen leírt buktatókat. Például a GoGuardian esetében csupán három hónapot vett igénybe a bevezetés, köszönhetően annak, hogy nem rendszerfrissítésről vagy másik ERP-rendszerről tértek át.
Mesterséges intelligenciával
Először a gyártóipar alkalmazott ERP-rendszereket, ám a digitális átalakulással párhuzamosan a vállalatirányítási megoldások olyan új technológiákkal egészülnek ki, mint például az okosszemüvegek. A Devbridge Group a kiterjesztett valóságot és a gépi tanulást kombinálja annak érdekében, hogy a technikusok gyorsabban és kevesebb hibával végezhessék munkájukat. Az ERP-kiterjesztéssel nagyobb hatékonyság (hasznos idő), nagyobb biztonság (a hibázásnak és az erőmű leállásának kisebb a valószínűsége) és nagyobb termelékenység érhető el.
Az önvezető járművektől eltérően, amelyeknél a döntéseket a gépek hozzák, a vállalatirányítási rendszerbe integrált mesterséges intelligencia inkább az emberi döntések támogatásáról szól. Az ERP-szállítók maguk is AI-képességekkel látják el termékeiket. Így például a Boston Consulting Group olyan olajfinomítási gépi tanulási modellről számolt be, amely ezer adatpontot használ a berendezések meghibásodásának előrejelzésére. A figyelmeztetés kiadása után már a menedzsment feladata a szükséges intézkedések foganatosítása.
Kritikus megfelelés
A kétezres években az ERP-menedzsereknek a Sarbanes-Oxley (SOX) törvény előírásaihoz kellett alkalmazkodniuk. A SOX-megfelelés ma már alapkövetelmény az ERP-rendszerek esetében, de mi a helyzet az olyan szabályozásokkal, mint az európai uniós GDPR? A vállalatok első körben az értékesítési és marketing-rendszereiket tették GDPR-kompatibilissá. Azonban az ERP-rendszerek is tárolnak, dolgoznak fel és manipulálnak olyan ügyfél-információkat, amelyek a GDPR hatáskörébe tartozhatnak. Mi több, a magas fokon szabályozott szektorokban (egészségügy, bankolás) használt ERP-rendszereknek további szabályozásoknak kell megfelelniük. A nagyobb ERP-szállítók közül sok kínál a törvényi megfelelőségekkel kapcsolatos termékeket. Ha lehetséges, használjuk a jelenlegi ERP-szállítónk által készített megfelelőségi kiegészítőket a bevezetés bonyolultságának minimalizálása érdekében!
Jön a blokklánc
Egyre terjed a blokklánc-technológia a vállalatoknál, és valószínűleg komoly szerepet kap a jövőben az ERP-rendszerekben is, különösen az ellátási lánc menedzsmentjének területén. Idén áprilisban a Samsung bejelentette, hogy blokklánc-technológia segítségével kívánja csökkenteni költségeit. A koreai óriás szerint a blokklánccal akár 20 százalékkal is csökkenthetők lesznek a szállítási kiadások. A Maersk szállítási és logisztikai cég ugyancsak a feltörekvő technológia felé kacsintgat: januárban jelentette be, hogy az IBM-mel együttműködve blokkláncot használ a szállítás hatékonyságának növelésére.
