Régi tapasztalat a menedzserek körében, hogy ha egy bizonyos üzleti indikátort el kezdenek monitorozni (például valamilyen költséget, amelynek alakulása az alkalmazottak szemléletétől, hozzáállásától is függ), akkor a szóban forgó indikátor a menedzsment elvárásainak megfelelően fog javulni.
Ahhoz, hogy a dokumentum-feldolgozás költségeit követhessük, olyan megoldás szükséges, amellyel a komplex folyamatok komplex módon kezelhetők, de úgy, hogy a felhasználók könnyedén működtethessék.
Ilyen megoldás a KYOCERA szerver alapú alkalmazása, a KYOCERA Net Manager (KNM), amely egyszerre áramvonalasítja és teszi biztonságossá a dokumentumok menedzsmentjét. A beágyazott Print&Follow fokozza a nyomtatók hatékonyságát, egyúttal felgyorsítja a nyomtatási folyamatot: a felhasználó ahelyett, hogy egy adott eszközre küldene egy dokumentumot, a KNM szerverhez továbbítja, amely hozzáfér az iroda összes eszközéhez. Az adott dokumentum bármelyik éppen szabad eszközzel kinyomtatható, s ezzel rövidíthetők a nyomtatási sorok. A dokumentumok átfogó biztonsága pedig azért növekszik, mert az eszköz addig nem bocsájtja ki a dokumentumot, amíg a feladója be nem jelentkezik és nyomtatásra ki nem választja a szóban forgó dokumentumot.
Ha másolás, szkennelés vagy faxolás a feladat, a KNM jól strukturált és könnyen használható felhasználói felülettel szolgál, amelyet speciális beállításokkal a felhasználó a maga napi gyakorlatához és igényeihez igazíthat. A KNM a rendszer adminisztrációját is megkönnyíti a "single point of administration", röviden: SPOA, megoldással, továbbá részeletes statisztikákkal szolgál a nyomtatási költségekről, igény szerint projektenként, felhasználónként vagy szervezeti egységenként. A felhasználók szokásos böngésző felületen érhetik el a maguk személyes nyomtatási fiókjukat és folyamatosan áttekinthetik a nyomtatásaikat.
A KNM rendszer támogatja a teljeskörű szkennelési és munkafolyamati megoldásokat, hogy egyszerre növelje a felhasználó hatékonyságát és erősítse a vállalati dokumentum munkafolyamatokat. Dedikált szkennelési és munkameneti folyamatokat lehet hozzárendelni felhasználóhoz vagy felhasználók csoportjához, ami nagy megtakarítási potenciállal kecsegtet.
Lehetséges a nyomtatás a mobil eszközökről, mindössze egy mailt kell küldeni a KNM szervernek. Fejlettebb mobil nyomtatáshoz az iOS és Android eszközökön egyaránt működő, ingyenesen letölthető KYOCERA Mobil print appot javasolt használni, amely a KNM-mel együtt korszerű és biztonságos nyomtatási és szkennelési funkciókat ajánl.
A KNM fő előnyei:
- Autentikáció: a nyomtatás, a másolás és a szkennelés csak azután kezdődik, hogy a felhasználó bejelentkezett a kiválasztott eszközön, a helyi biztonsági előírásoknak megfelelő autentikációs módszereket alkalmazva
- A Secure & Easy Scan gyors, egy-kattintásos működtetést tesz lehetővé, ami könnyen használható és biztonságos
- Könyvelés: a felhasználók nyomon követhetik a saját nyomtatási mennyiségeiket, a menedzserek pedig jobban felügyelhetik és csökkenthetik a nyomtatási költségeket. A nyomatok követése önmagában hozzájárulhat a nyomtatott oldalak csökkentéséhez
- KYOCERA helyi nyomtatásisor-kezelő: ha olyan telepehelyeket is a központi nyomtatási környezetbe integrálják, amelyekben nincs KNM szerver, akkor e külső telephelyeken nincs nyomtatásisor-kezelés a központi KNM szerveren keresztül vagy nincs nyomtatás kifelé, csak az autentikációs és könyvelési adatokat szikronizálja a központi KNM szerver.
