Korábbi írásainkban már szóltunk arról, hogy hosszú távon a vállalati folyamatok hatékonysága fogja eldönteni, hogyan tud helytállni egy cég a piaci versenyben. Mivel a céges folyamatok alapja a folyamatosan növekvő mennyiségű információ, az új digitális korban már elengedhetetlen a tartalomszolgáltató platformok használata ezek kezeléséhez. A korábbi fejlesztésű, hagyományos vállalati tartalomkezelő (ECM-) rendszerek még masszív, monolitikus, rugalmatlan, lassan és drágán továbbfejleszthető architektúrákra épültek. A jövőt ezzel szemben már a Content Services Platforms, azaz a tartalomszolgáltató platformok jelentik, melyek modularitást, rugalmasságot és méretezhetőséget kínálnak felhőalapon is - mondja Laczkó Kristóf az ELO Digital Office-tól.
Így ha jövőálló digitális munkahelyben gondolkodunk, tartalomszolgáltató platform bevezetése a biztos megoldás, mégpedig azoknak a szempontoknak a figyelembevételével, hogy a cégnél használatban lévő rendszereknek egymás között átjárhatóaknak, intuitívaknak, megbízhatóaknak és felelősségre vonhatóaknak kell lenniük.
Tartalomszolgáltatások
Minthogy a tartalomszolgáltató platformok egyre inkább Lego-szerűvé válnak, a szervezetek könnyedén alakíthatnak ki integrációkat más rendszerekkel és a piacon egyre nagyobb számban elérhető, azonnal használatra kész modulokkal, köztük a mesterséges intelligenciát alkalmazó termékekkel is. A hangsúly mára eltolódott a dokumentumok központi tárolásáról az egyre gyarapodó volumenű vállalati tartalmak, adatok és szükségletek kezelésének megoldási stratégiái felé. A cégeknél már használt rendszerekhez kapcsolódni tudó CPS-szolgáltatások azonnali előnyökkel és jelentős költségmegtakarítással járnak. Az új technológiákat integrálni képes tartalomszolgáltatások alapkövet kínálnak a digitális munkahely kiépítéséhez.
Egy cég ECM-programjának újragondolásához először is szem előtt kell tartani azt a tényt, hogy a tartalmak decentralizáltan, nem pedig egységes formában találhatóak meg a szervezet rendszereiben. Olyan alkalmazásokra van szükség, amelyek létrehozzák, hozzáférhetővé teszik és kihasználják a céges információkat. A jövő ECM/CSP-rendszere egyre inkább mesterséges intelligenciát használ a metaadatok kinyeréséhez.
Adatszigetek integrálása
Az AI által vezérelt tartalomszolgáltatási rendszer már képes az egyik legnagyobb ECM-kihívás, az adatsiló-elszigeteltség kezelésére is. A modern rendszerek több integrált elemet használnak - például vállalati dokumentumkezelést, adatrögzítést és adatkinyerést biztonságos tárolással, hozzáférés-ellenőrzéssel, megőrzéssel és osztályozással - a külső és belső adatbázisokban és adatforrásokban történő keresés elősegítésére. Az adatok kézben tartásának képességével a szervezetek automatizálhatják és átalakíthatják üzleti folyamataikat, bővíthetik az üzleti ismeretanyagot, és hatékonyabban bevonhatják munkatársaikat a céges tudás és tartalmak kezelésébe. Egyszerűen gyűjthetők és elemezhetők az adatok - az ezekből levont következtetések növelhetik a cég bevételét, és elősegíthetik az üzleti növekedést.
A tartalomszolgáltatások pótolják azokat a hiányosságokat, amelyekre a hagyományos ECM-stratégiák nem nyújtanak megoldást. Papíron ugyan megegyeznek a kétfajta rendszer funkciói: mindkettő fájlokat tárol és indexel, követi a dokumentumverziók módosításait, lehetővé teszi a közös munkavégzést, és egyszerű keresést és kezelést biztosít. A CSP-rendszerek azonban emellett API-kat, integrációkat és automatizált folyamatokat használnak a rendszerek összekapcsolásához, és kiküszöbölik az elszigetelt adatsilókat is, melyekben a felhasználók egyébként "vakon" dolgoznának.
Az integrációk kikényszerítik az állandó digitális workflow-kat, és növelik a munkacsoportok hatékonyságát azzal, hogy egyszerűsítik a korábban különböző alkalmazásokban szétszórt információk megtalálását. Segíthetnek az iratkezelési szabályoknak megfelelésben is az adatvédelemre különösen érzékeny területeken, mint például a banki szektor vagy az egészségügy.
A mesterséges intelligenciával kombinált tartalomszolgáltatások alapvetően szükségesek a vállaltoknál kialakult, a termelékenységet lassító és a projekteket késleltető adatszigetek felszámolásához. A tartalomszolgáltatások használata pedig egyenes út az automatizált folyamatokhoz, melyek időt takarítanak meg, és lehetővé teszik a lehető leghatékonyabb munkavégzést. Az ELO Digital Office tartalomkezelő szolgáltatásai értékálló alternatívát nyújtanak rugalmas digitális rendszerek kialakításához, így kiaknázható a vállalati információk és tartalmak maximális haszna. Ez a megnövelt hatékonyság kulcstényező lehet egy cég jövőjében a gyorsan növekvő digitális versenyben. Keresse tanácsadóinkat a www.elo.com oldalon!
