Az adatokról való gondoskodás nem egyszerűen technikai kérdés, hanem annál sokkal szélesebb üzleti, kulturális, sőt tulajdonosi feladat - legalábbis ez derült ki az SAS Institute tanulmányából (Jill Dyché, Analise Polsky: 5 Models for Data Stewardship), amely arra is rávilágított, hogy sok cég eljutott oda, ahol már szükségesnek látja egy adatokért felelős, az adatok gazdájaként viselkedő vezető kijelölését.
De ez a szerep nem szuszakolható be a CIO, a CMO vagy a CFO feladatai közé, hiszen az összes beszerzési, gyártási, termék, ügyfél, marketing, pénzügyi és mindenféle más elérhető adatot kézben kell tartania a begyűjtéstől a tároláson át a hasznosításig. Neki kell tudni, hogy mit lehet vagy kell kezdeni az adatokkal, milyen folyamatokat kell életbe léptetni, hogyan kell ezeket fenntartani és fejleszteni. Az adatok felhasználása iránt feléledt lelkesedés visszaesése, vagy az adatgazdálkodás eredménytelensége legtöbbször éppen e szerep körül kialakuló bizonytalanság, zavar és kiábrándultság következménye. Ez a helyzet szüli meg az adatgondnoki pozíciót.
Minél kaotikusabb a környezet, minél erőteljesebben elosztott rendszerekkel és projektekkel van megtűzdelve, annál nagyobb szükség mutatkozik egy kapcsolati középpontra a növekvő mértékben összetett és bővülő adattömeg számára. De hogy az adatgondnokokból a cég obskúrus, súlytalanul lézengő elemei, esetleg számokkal bűvészkedő kockafejek, vagy - és persze ez volna a legjobb eset - a szervezetet átfogóan és összefüggéseiben átlátó szakértők lesznek, akik tisztában vannak a felelősségükkel és az abban kódolt lehetőségekkel, attól függ, hogy valós hatalomhoz jutnak-e például az adatok minőségi problémáinak kijavításában vagy a metaadatok menedzsmentjének fejlesztésében.
Azok a cégek, amelyek nem ragadtak bele az adatgondnokság mibenléte körüli vitákba, általában e tevékenységet sikeresen hozzáigazították saját szervezeti, üzleti és IT-igényeikhez.
Az SAS Institute szakértői állítják, hogy ebben nincs általánosan alkalmazható megoldás, azaz mindenkinek ki kell szenvednie a sajátját.
Az SAS Institute gyakorlati tapasztalatai alapján öt adatgondnoki modellt határozott meg. Mindegyiknek megvannak a maga előnyei és kockázatai, és mindegyik olyan tudatos megközelítését jelenti egy adatgondnoki program indításának, amely megfelelhet egy adott vállalat aktuális állapotának.
1. Adatgondnokság tématerületenként
Ebben a modellben minden adatgondnok egy meghatározott tématerület adatait „tulajdonolja” és menedzseli. Tehát más és más az ügyféladatokat, a termékadatokat, a pénzügyi adatokat vagy éppen a gyártási adatokat kezelő gondnok személye.
A vállalatirányítási folyamat meghatározza az IT-irányítás és az adatmenedzsment-politikákat, ahogy a döntéshozatalt is. Például ha a kockázatkezelés része a cég vállalatirányítási keretrendszerének, az szigorúan kikötheti az ügyfelek személyes adatainak védelmét. Ez hatással lesz az IT-irányításra a rendszerek és alkalmazások biztonságát szavatoló eljárások szabályozásán keresztül. Ami pedig befolyásolja, hogy az ügyfelek adatait hogyan védik meg, s milyen vezetési döntések születnek az adatokhoz való hozzáférést és védelmet illetően.
E folyamat részvevőjeként megjelennek az adatgondnokok is, akik végül közvetlenül számon kérhetők lesznek a kezelésükre bízott adattartományok sikeréért.
E modell előnye többek között, hogy az „adattulajdonlás” határai többnyire világosak, és az adatgondnokok ismerik az üzleti szabályokat és a felhasználói környezetet a rájuk bízott területen, s ez idővel az adatok hasznosításának javulásához vezethet .
A kockázatok között az első helyen az áll, hogy az adatgondnokok intézkedései főleg az adatminőség javítását célozzák, miközben az olyan üzleti előnyök háttérbe szorulnak, mint az ügyfelek megtartása vagy a termékkategóriák konszolidálása. Nehézséget okozhat, hogy a korábbi adatgazdáktól megszerezzék a terület alá tartozó minden adat felett az ellenőrzést.
2. Adatgondnokság funkciók szerint
A funkcionális vagy szervezeti adatgondnokság az egyes szervezeti részlegekre vagy üzleti vonalakra összpontosít.
A marketingosztály esetében ez például magában foglalja az ügyfelek adatait, a kampányok és promóciók adatait, a fogyasztói értékeket és a kockázati eredményeket, illetve a harmadik felekre vonatkozó adatokat. De ide tartoznak a termék- és pénzügyi adatok is.
Az előnyök közül a legfontosabb, hogy az adatgondnokok hatóköre viszonylag könnyen kijelölhető, akik így egyszerűbben alakíthatnak ki szabályokat s csökkenthetik a komplex munkafolyamatokat. Megnő a valószínűsége, hogy olyan adatgondnokokat neveznek ki a szervezeten belül, akiknek megvan az üzleti hozzáértésük és ismerik az adatok felhasználásának kontextusát. Emiatt könnyebben képesek támogatóan kapcsolódni a területük üzleti kezdeményezéseihez, s ez csökkenti a szervezeten belüli személyi feszültségeket is.
A kockázatok közül a legfontosabb, hogy az éretlen vagy túlpolitizált környezetben több adatgondnok is ugyanazoknak az adatoknak a kezelésével lesz elfoglalva. Jó esetben ez párhuzamos erőfeszítésekhez, rosszabb esetben ellentmondó eljárásokhoz vezethet.
3. Adatgondnokság üzleti folyamatok szerint
Ebben a modellben minden diszkrét üzleti folyamat mellé egy adatgondnokot rendelnek. Ez ott nagyon hatékony, ahol pontosan értik a vállalati szintű folyamatokat, felismerték, hogy a folyamat adatokat szül - és fordítva.
Az előnyei közül az első, hogy a cégek kényelmesen körülírhatják a folyamataikat, s ennek csak mintegy kiterjesztését jelenti az adatgondnokság meghatározása. A siker mérése is sokkal egyszerűbb. A mérési adatok minőségét vagy rendelkezésre állását az üzleti folyamattal összefüggésben lehet értelmezni, amelyből könnyen levezethető az adatgondnokság haszna.
A kockázatok részben abból fakadnak, hogy az „adattulajdonlási” jogot nehezebb kiosztani, mert sok folyamat használja ugyanazt az adatot, s a különböző folyamatok gazdái másfajta definícióját vagy szabályozását adják meg ugyannak az adatnak. Ennek a problémának a menedzselése kritikus kérdés lehet a cég számára.
4. Adatgondnokság rendszerek szerint
Ebben a modellben az adatgondnokokat az adatokat létrehozó rendszerek mellé rendelik. Ez egy nagyon IT-centrikus megközelítés, de a vállalatok jelentős részénél ez a logikus megoldás, ha az adatok nem elég jól definiáltak, nem elég pontos az értékük vagy nem megfelelő a követésük. A cégek nagy része titokban beismerné, hogy a rendszereik működését nem lehet teljesen visszaellenőrizni a bennük képződő adatok alapján. Ha sikerül pontosítani az adatokat, s ezeket fenntartható módon továbbadni más rendszerek felé, az sokat javíthat a cég működésének színvonalán. Ezért a rendszerorientált modell igen hatékony eszköz az IT kezében, hogy bemutassa az adatgondnokság üzleti hasznosságát.
A modell előnyei közül kiemelkedik, hogy az IT-t képessé teszi az adatok javítására, ha az üzleti részlegek nem gyakorlottak az adatgazdálkodásban vagy az adatgondnokságban. A rendszerorientált adatgondnokság alulról építkezve oktathatja az üzleti területeket az adatgazdálkodásra, az olyan szabályok és eljárások kialakítására, amelyek az adatokat sokkal hasznosabbá tehetik az üzlet számára.
A kockázatai abban mutatkoznak meg, hogy az üzleti vonalon dolgozók egyenlőségjelet tesznek az adatok tulajdonjoga és a róluk való gondoskodás közé, s azt hiszik, az adatgondnokság informatikai kérdés, s elutasítják az eljárások és az adathasználat megbeszélését. Ráadásul ez a modell nem segíti elő az adatok megosztását és egységesítését sem.
5. Adatgondnokság projektek szerinti
A projektorientált megközelítés praktikus és gyors módja lehet az adatgondnokság bemutatásának és bevezetésének. Sokan megértik már, hogy az adatok milyen fontos szerepet játszanak még a nagy horderejű stratégiai kezdeményezések sikerében is. Ezért nem sajnálják az erőfeszítéseket az adatok minőségének javítására és az adatokért való felelősséget viselni képes ember megtalálására a csapat tagjai között. Ez a megközelítés az adatgondnokságot leszállítja a földre, s a projektet alkalomként használja az adatokkal kapcsolatos képzettségek kialakítására.
Ellentétben a másik négy modellel, a projektalapú megoldás gyakran csak átmenetileg működik.
Továbbá megesik, hogy egy új projekt értékességét azzal akarják bizonyítani, hogy hozzá formalizált adatkezelési gyakorlatot vezetnek be és működésbe helyezik az adatgondnoki szerepet. A projektorientált megközelítésnél általában az a cél, hogy bizonyítsák az adatgondnokság értékét és megteremtsék egy másik sokkal formálisabb modell bevezetésének lehetőségét.
Az előnyei között legfontosabb a sebesség. Más esetekben hónapokig is elbíbelődhetnek egy személyi státusz megszerzésén, amire ebben az esetben nincs szükség. Emellett a kezdeti adatgondnoksági folyamatokat a projekt igényeihez lehet szabni, majd azt követően finomítani a szélesebb körű alkalmazás érdekében.
A kockázatok abban mutatkoznak meg leginkább, hogy a projektek lezárultával az adatgondnokság érdekében tett minden erőfeszítés odaveszhet, mert egyáltalán nem biztos, hogy a cégnél lesznek olyan emberek, akik előzetes ismeretek hiányában képesek hasznosítani a projekt során összegyűlt tudást és tapasztalatokat.
Az idő múlásával az adatgondnokság elfogadása növekedni fog, és a szerep is fejlődésen megy keresztül. A cégek ugyanis fokozzák az erőfeszítéseiket a vállalati adatvagyon menedzselése és fenntartása érdekében, és egyre inkább megfontolják a döntéseiket az adatminőség eszközeiről, az integrációs architektúrákról és az adatstandardokról. Végső soron az adatvezérelt vállalati kultúrák kialakulása egyáltalán nem zárható ki.
