Üzletfolytonosságról tartott webináriumot a Gartner március elején, és a másfél ezer fős közönség körében végzett felmérésből kiderült, a vállalatok mindössze 12 százaléka érzi úgy, hogy jól felkészült a Covid-19 epidémiával előállt krízis kezelésére. A válaszadók többsége (56 százaléka) hiányosnak minősítette felkészültségét, míg 11 százalékuk annak viszonylagos vagy teljes hiányát ismerte el.
- Az önbizalom hiánya arra vall, hogy sok szervezet elavultnak, rossz hatásfokúnak ítéli kockázatkezelését, mondta Matt Shinkman, a Gartner alelnöke, és tisztában van azzal, hogy jobban felkészült társai a járvány következtében kialakult helyzetet is sokkal könnyebben fogják átvészelni.
Csupán a megkérdezettek 2 százaléka jelentette ki, hogy vállalatának működésében az epidémia semmilyen fennakadást nem okoz, 24 százalékuk pedig csak kisebb nehézségekkel számol. Más szóval a szervezetek háromnegyedénél súlyosabb tüneteket fog előidézni a vírus. A válaszadók 57 százaléka úgy látja, az üzlet egy időre lendületét veszti, 16 százalékuk szerint egyenesen takaréklángra fog kapcsolni, míg a vállalatok 1 százaléka attól tart, kénytelen lesz lehúzni a redőnyt.
Magas ingerküszöb
Kissé felemás a vállalatok hozzáállása a koronavírus-járványhoz hasonlóan váratlanul felbukkanó, majd hirtelen súlyosbodó kockázatokhoz, ami megnehezíti hatékony menedzselésüket. Sok szervezet alkotott ugyan szabályokat a legtöbb kockázat kezeléséhez, de azokat jellemzően túl későn lépteti életbe, mert a kockázatoknak nincs gazdájuk, senki sem veszi őket elég komolyan, amíg nem bontakoztak ki teljesen, állapította meg a Gartner. Az ingerküszöb, amelyen a kockázat vezetői intézkedéseket vált ki, gyakran túl magas ahhoz, hogy a válaszadás kellően hatékony legyen.
- Az igazgatótanács tagjai hajlanak rá, hogy a feljövő kockázatokról feltételezzék, azok maguktól is megszűnnek, ezért helyettük a fontosabbnak tartott napi feladatokra összpontosítanak, mondta Matt Shinkman. - Szép időkben hozzáállásuk megerősítést nyer, mert a kockázatok olykor valóban így viselkednek. Gondok akkor adódnak óhatatlanul, amikor az idők rosszra fordulnak.
Vállalati kockázatkezelést, ERM-funkciót kialakító szervezetek nagyobb eséllyel ismerik fel az önmaguktól nem múló, hanem inkább felerősödő kockázatokat, és azok hatását gyorsabban, hatékonyabban mérséklik. A Gartner szerint az ERM jó gyakorlata a konkrét vészforgatókönyvek kidolgozása helyett a kockázatok lehetséges hatásait elemzi. Szinte lehetetlen ugyanis előre jelezni, hogy egy adott forgatókönyv pontosan mikor lép majd életbe, és azt követően miként bontakozik ki. A feljövő kockázatok felemás kezelése is erre a bizonytalanságra vezethető vissza. Sokkal hatásosabb, ha a vállalat a potenciális következményekre és azok enyhítésére fókuszál.
A mostani pandémia tökéletesen példázza, hogy ez a megközelítés miként működik a gyakorlatban. Azon vállalatok, amelyek kivárták, hogy a járvány túl sok alkalmazottukat vagy folyamatukat, működésüket érintse, tűzoltással vesződnek, és hátrányba kerülnek a náluk felkészültebb cégekkel szemben. Megfelelő ERM-megközelítéssel ugyanis a vállalatok mérlegelni tudják, milyen házon belüli fejlemények utalhatnak valamely kockázat hirtelen súlyosbodására, a kedvezőtlen hatások valószínű felerősödésére, és felkészülnek az események kezelésére, monitorozásukhoz pedig megfelelő mechanizmusokat hoznak létre.
Hatásokra összpontosító módszerrel egyértelművé tehető, hogy egy válaszadási tervet, folyamatot mikor kell életbe léptetni a következmények enyhítéséhez, elkerüléséhez. A Gartner szerint ez a megközelítés ráadásul megkönnyíti a házon belüli katasztrófakommunikációt is, amellyel minden alkalmazott bevonható a kockázatok kezelésébe. Minél többen érzik sajátjuknak a kockázatot, a vállalat válaszadása annál gyorsabb és eredményesebb lesz.
Digitalizációs ébresztő
Olyan dinamikusan változó, súlyos válsághelyzetet idézett elő a Covid-19 epidémia, amely egy pusztító erejű kibertámadáshoz vagy természeti csapáshoz fogható mértékben befolyásolhatja az szervezetek üzletmenetét - mondta Sandy Shen, a Gartner kutatási igazgatója. Amint a járvány fennakadást okoz az üzleti tevékenység hagyományos csatornáin, a digitalizált működés, termék- és szolgáltatáskínálat azonnal felértékelődik minden vezető szemében. A mostani helyzet éppen ezért ébresztő is mindazon vállalatoknak, amelyek eddig a hosszú távú ellenálló képességet is erősítő digitális átalakulás rovására beruházásaikat a napi üzleti igények kiszolgálására csoportosították át.
A Gartner azt tanácsolja az IT-vezetőknek, hogy az üzletfolytonosság érdekében rövid távon három intézkedéssel javítsák a vállalat ügyfeleinek és alkalmazottainak adott támogatást:
Biztonságos eszközök beszerzése a digitális együttműködés támogatásához: Ha a vállalat még nem építette ki a távmunkához szükséges infrastruktúrát, akkor az utazást és a lakhelyelhagyást érintő mostani korlátozások miatt az IT-vezetőnek átmeneti megoldást kell találnia. A felhőben elérhető üzenetküldő, fájlmegosztó, web- és videókonferencia-alkalmazások adhatnak ilyen megoldást, de használatukhoz az IT-vezetőnek meg kell határoznia a pontos követelményeket. Meg kell vizsgálnia azt is, hogy a vállalatirányítási és az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerhez milyen távoli hozzáférés adható, de a rögtönzött környezetben is mindenképp gondoskodnia kell az alkalmazások és az adatok biztonságáról.
Létszámhiány is felléphet, ha járvány idején egyszerre több kolléga is megbetegedik, ezért az IT-vezetőnek a vállalatvezetővel együtt érdemes előre meghatároznia az üzletmenet szempontjából döntően fontos területeket, amelyeken tervezett átcsoportosítással vagy új alkalmazottak felvételével kell biztosítani meghatározott számú munkakör betöltését. Digitális megoldásokkal, például a mesterséges intelligenciára épülő automatizálással a kieső emberi munkaerő részben szintén pótolható.
Ügyfelek és partnerek megszólítása, értékesítés digitális csatornákon: Sok vállalat már ma is olyan digitális platformokon tart kapcsolatot ügyfeleivel, mint a webáruház, mobilalkalmazás, online piactér és a közösségi média. Az offline, személyes találkozás azonban továbbra is fontos szerephez jut az üzleti életben. A munkahelyi együttműködést támogató megoldások, a videókonferencia és -közvetítő alkalmazások, szolgáltatások az ügyfélmegszólítás és az értékesítés bizonyos eseteiben is jól használhatók. A vállalatoknak emellett online, mobil, közösségi és más digitális, interaktív felületeken egyaránt érdemes önkiszolgálásra bátorítaniuk ügyfeleiket, továbbá termékeiket is lehetőség szerint gyorsan hozzáigazítaniuk a digitális értékesítés követelményeihez.
Alkalmazottak megbízható tájékoztatása: A hiteltelen forrásokból özönlő, zavart keltő információk, az álhírek vagy a tájékoztatás hiánya krízishelyzetben csak fokozza az alkalmazottak feszültségét, akik bizonytalanságukban rossz döntéseket fognak hozni, és még inkább megnehezítik a vállalatnak a működés viszonylagos normalizálását a megváltozott körülmények között.
- Hatékony és megbízható házon belüli kommunikációval érdemes elejét venni ennek, a vállalatok számos külső forrásból, például önkormányzatoknál, egészségügyi hatóságoknál, nemzetközi szervezeteknél elérhető információkat is becsatornázhatnak az alkalmazottak tájékoztatásába, mondta Sandy Shen. - Célszerű a HR- és a kommunikációs osztály vezetőit megbízni a feladattal, akik a vállalat aktuális intézkedéseit, vonatkozó szabályait is ismertethetik, hasznos gyakorlati útmutatást adva a kollégáknak. A szervezetek erre a célra létrehozott weboldalon, mobilalkalmazáson vagy telefonos ügyeleten keresztül is megoszthatják ezt az információt, miközben ugyanezen platformokon az alkalmazottak is jelezhetik egészségi állapotuk rosszabbra vagy jobbra fordulását.
Hardverek, szoftverek, tesztek, érdekességek és színes hírek az IT világából ide kattintva!
