A Micro Focus szakértői szerint a strukturálatlan adatok növekvő mennyisége, a külső, nem üzleti célra szánt fájlmegosztók használata, valamint a GDPR előírások teljesítése miatt fő leginkább a vállalati informatikai vezetők feje napjainkban. Létezik azonban hatékony megoldás ezekre a problémákra.
Minden vállalatnál rengeteg dokumentumot, szövegeket és képeket tartalmazó fájlt használnak napi szinten a munka során. Ezek tárolását költséghatékony, biztonságos és az előírásoknak megfelelő módon kell megoldaniuk az informatikai szakembereknek, ami egyre komolyabb nehézségekkel jár.
Adat adat hátán
A vállalatoknál tárolt, strukturálatlan adatok mennyisége ugrásszerűen növekszik. A Forrester adatai alapján 2016-ban még a szervezetek mindössze 30 százaléka őrzött 100 terabájtnál is több strukturálatlan információt saját adatközpontjaiban, míg 2017-ben ez a szám már 61 százalékra nőtt, és 12 százalék volt azon cégek aránya, amelyeknél már az 5 petabájtot is meghaladta az összes fájl együttes mérete. Az ilyen típusú adatok közé tartoznak többek között a hangfelvételek, a fotók, a videók és a különféle szenzorok által érzékelt információk, amelyek nem rendszerezhetők előre meghatározott módszerek alapján, viszont fontos számokat és egyéb tényeket tartalmazhatnak.
Ezek hasznosítása és költséghatékony tárolása egyaránt kihívást jelenthet a szervezetek számára. Kivéve, ha olyan fejlett fájlrendszer-elemző megoldást alkalmaznak, mint a Micro Focus File Reporter. Egy ilyen eszköz képes átfogó jelentést készíteni a teljes hálózati fájlrendszeren tárolt információkról, amely segítségével biztonságosabbá és optimálissá tehető a fájltárolás. A szoftver összesíti az egyes tárolóeszközökön található adatok mennyiségét és a tárolással járó költségeket, továbbá arról is jelentést készít, hogy milyen típusú fájlokat őriznek a felhasználók, duplikálták-e azokat máshova, illetve mikor hozták létre és mikor módosították utoljára az egyes dokumentumokat. A megoldás segítségével a szervezetek arra is ráláthatnak, mely fájlok tartalmaznak érzékeny információkat, és kik férhetnek hozzá azokhoz. Ez utóbbi két funkció a megfelelőségi előírások teljesítésében is támogatást nyújt a vállalatoknak.
GDPR és egyéb mumusok
A legtöbb hazai szervezetnek jelenleg a GDPR kapcsán kell kiemelt figyelmet fordítania az személyes adatokra, de egyéb szabályozások, köztük a PII, PCI, PHI is tartalmaznak arra vonatkozó előírásokat, hogyan engedélyezett az érzékeny információk gyűjtése, tárolása, megosztása, védelme és törlése.
A fejlett fájlrendszer-elemző szoftverek segítségével egyszerűen rendszerezhető, mely dokumentumokban találhatók olyan, személyi azonosításra alkalmas adatok, amelyekre külön előírások érvényesek. A Micro Focus File Reporter például nem csupán a legelterjedtebb formátumban elmentett irodai dokumentumokat képes elemezni, beleértve a különféle Microsoft Office dokumentumokat és PDF fájlokat, de optikai karakterfelismerést is tartalmaz, tehát a képekben is azonosítja az érintett adatokat. Emellett ezek az eszközök arról is áttekintést nyújtanak, hogy pontosan mely felhasználók férnek hozzá az ilyen információkat tartalmazó mappákhoz. Ezáltal könnyebben ellenőrizhető a szabályok teljesítése és betartatása.
Mindig, mindenhol, minden körülmények között
A Forrester korábban említett tanulmánya arra is rámutatott, hogy a tartalom egyre inkább eltolódik a felhő irányába, azaz egyre több szervezet vesz igénybe felhőszolgáltatásokat a különféle fájlok tárolására, kezelésére és megosztására, illetve a rendelkezésre álló tárhely bővítésére. Több olyan is akad azonban ezek között, amelyet alapvetően nem üzleti felhasználásra szántak, ezért nem képes olyan szintű biztonságot és felügyeletet kínálni, mint amilyen a vállalat saját infrastruktúráján belül elérhető, illetve elvárt.
Ezért a Micro Focus szakértői inkább az olyan, vállalati használatra szánt fájlmegosztó eszközök használatát javasolják, mint amilyen a Filr. Egy ilyen megoldás a vállalat meglévő fájlrendszerét és az azon belül érvényes hozzáféréseket terjeszti ki úgy, hogy a felhasználók bármikor, bárhonnan, bármilyen eszközről hozzáférhetnek a céges dokumentumokhoz, miközben azok a helyükön, a szervezet infrastruktúráján belül maradnak. Az informatikai szakemberek így egyszerűen, hatékonyan és részletesen szabályozhatják a hozzáféréseket, és a már korábban biztosított és ellenőrzött jogosultságokat alkalmazhatják a távoli és mobilos fájlelérések esetében is.