Tudásmenedzsment a vállalati információs rendszer tükrében

Június közepén tartotta a Computerworld magazin InnoWorld konferenciáját az A38-on. Én magam is ott voltam, nagyon sok innovatív, inspiráló ötlettel gazdagodtam. Az előadások közül néhány a tudásmenedzsment témakörével foglalkozott, és azonnal összekapcsoltam a témát az ERP-rendszerekkel.

Üdvözlöm a kedves Olvasókat! Giller Tamás vagyok, a www.erpblog.hu vállalatirányítási rendszerekkel, CRM-rendszerekkel, valamint IT-projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője.

A tudásmenedzsment véleményem szerint a vállalaton belül felhalmozott tudás növelésére, karbantartására és hatékony megosztására irányuló törekvés. A cégen belüli tudás egy jelentős része arra irányul, hogy működtessék a vállalat információs rendszerét, az ERP-rendszert. Ezt a tudást növelni és ápolni kell, én viszont sok helyen ennek az ellenkezőjét tapasztalom. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése közben szükségszerű, hogy a különböző oktatások során a tudást is megszerezzék a felhasználók.

Tisztában kell lenni viszont azzal, hogy nem vagyunk egyformák, így nem lehet garantálni, hogy az átadott ismeretanyagot egyformán fogadják be a felhasználók. Több kutatás is bizonyítja, hogy pár nap múlva már kevesebbre emlékszünk, mint amit hallottunk. Gyakorlás, jegyzetelés, ismétlés nélkül a tudás erodálódik. Egy vállalatirányításirendszer-tanácsadó sincs a teljes rendszer ismeretének 100%-os birtokában, egy oktatás során ennek is csak egy részét tudja átadni, a felhasználó pedig annak csak egy részét tudja megjegyezni, befogadni – és még kevesebb részét fogja valóban használni. A vállalaton belül a napi munka során felgyűlt információmennyiség tárolására már nem kerül sor sehol, csak az adott felhasználó fejében és szájhagyomány útján terjed a cégen belül. Probléma esetén pedig azonnali megoldásra van szükség, nem pedig könyvtárosra, aki megmutatja, hogy hol találjuk a problémára a megoldást.

giller-tamas_screenshot_20140710152517_2_nfh.jpg
Nagyításhoz kattintson a képre.

 

Pedig ha a cégen belül lenne egy ilyen könyvtáros (adatgazda), aki rámutat a probléma megoldásának forrására, könyvtárra (adattárház), akkor sokkal jobbá válhatna a vállalaton belüli folyamatok működése, működtetése.

A fluktuáció minden vállalatra jellemző, legfeljebb eltérő mértékben, tehát helytelen az a hozzáállás, amikor arra gondolnak a munkahelyi vezetők, hogy a tudás, ami a kolléga fejében van, örökké a vállalaton belül marad. Amikor a kolléga távozik a cégtől, viszi a fejében lévő tudást is. Sajnos, sok vállalkozás éppen ezért nem költ a munkavállaló képzésére, oktatására. A munkavállalót felveszi valamilyen szintű tudással, és azt a tudást próbálja a cége érdekében felhasználni, de arra már nem költ, hogy a munkavállaló tudását gyarapítsa, frissítse, ápolja.

Több kis- és középvállalatnál ez súlyos probléma, míg egy multinacionális vállalatnál természetes dolog, hogy a kollégákra költenek ilyen szinten is. Sok helyen a képzéseket a munkavállaló maga választhatja meg, mint egy étlapról választva. Ha egy kisvállalatot megfigyelünk, ahol valamilyen oknál fogva magas szinten van a dolgozók elvándorlása, akkor azt tapasztalhatjuk, hogy az információs rendszer működtetése egyre rosszabb statisztikákat mutat. Ennek oka, hogy a dolgozók fejében lévő tudás is kisétál az ajtón a munkavállalóval együtt. Az új kolléga oktatására már nem ruháznak be, hanem az ott maradt dolgozók próbálják ellátni információkkal őt, de így egyre kevesebb tudás marad a cégen belül. Ha lenne egy belső képzési központ, amely a belső információs könyvtárból szerezné a tudást, akkor sokkal jobb lenne a helyzet. Gondoljunk csak bele, hogy egy házon belüli oktatást akár videóra is fel lehetne venni, amit ebbe az információs tárházba el lehetne helyezni későbbi megtekintés céljából. Így egy új kolléga esetén nem szükséges, hogy a szolgáltatótól vásároljanak oktatási órákat, egyszerűen le lehetne ültetni a munkavállalót a videók és gyakorlati feladatok elé.

Mi történik akkor, ha felmerül a vállalaton belül egy probléma az ERP-rendszerrel kapcsolatban? A munkatárs jó esetben még a mellette ülő kollégát megkérdezi, de a gyakorlat azt mutatja, hogy azonnal a tanácsadó céghez fordul, mert nem tudásra van szüksége, hanem azonnali megoldásra. Én a tanácsadó cég oldaláról is a tudás átadásában hiszek, és nem az azonnali problémamegoldásban. Már több, mint tíz éve foglalkozom ügyfelekkel, tanácsadással, problémamegoldással, és sokszor régi ügyfelek is ilyen kérésekkel fordulnak hozzám:

„Megváltozott a cég bankszámlaszáma, kérlek, állítsátok át a rendszerben.” A kérésből láthatjuk, hogy fel sem merült az ügyfélben, hogy tudásra tegyen szert, azonnali megoldást akart. Feltehette volna így is a kérdést: „Megváltozott a cég bankszámlaszáma, segítsetek, hogy hol tudom átállítani.” Ebben már benne lett volna a tudás iránti igény. A legjobb persze az lenne, hogyha a vállalaton belül lenne egy adatbázis, információs könyvtár, amiben meglennének a rendszerrel kapcsolatos használati útmutatók, gyakran ismételt kérdések, segítőkártyák, esetleg videók – és természetesen ezek között keresni is lehetne. Ezzel a módszerrel a vállalkozás az ERP-tudást is házon belül tarthatná, sokkal kevésbé függne egy külső szolgáltatótól – így akár a szolgáltatási rendelkezésre állást és hasonlóképpen a díjakat is csökkenthetné. Tehát közép- és hosszútávon még akkor is megéri, hogyha egy ilyen adatbázis kiépítése pénzbe kerül (befektetés).

Egy ERP-rendszert használó cégnek arra is gondolnia kell, hogy a fluktuáció ugyanúgy jellemző a szolgáltató cégre is, emiatt ott is előfordulhat, hogy az adott tanácsadó, aki eddig a problémákat azonnal megoldotta, már nem dolgozik ott. Az új tanácsadó pedig nem tudja a választ, mert neki is át kell esnie egy tanulási folyamaton, ráadásul ha a tudásmenedzsment a szolgáltatócégnél is alacsony szinten van, akkor nagyon rossz helyzetbe hozhatja a szolgáltatást igénybe vevő céget. Egy rendszer bevezetésekor fontos cél kell, hogy legyen a minél több tudás megszerzése-beépítése a vállalatba, és annak tárolása is, hogy tudásfüggetlenné válhasson a vállalkozás.

Ahogy én gondolom, sokszor jobb egy könyvtáros, aki rámutat a tudás helyére, mint egy tanácsadó, aki megoldja a problémát. Azt szoktuk mondani, hogy az ERP-rendszer már önmagában megoldás lehet a problémára, de ha probléma van az ERP-rendszerrel, akkor sokkal jobb, hogyha azt a vállalkozás házon belül tudja kezelni, mert a tudás birtokában van. És mint tudjuk: a tudás hatalom. Ráadásul a tudásmenedzsmenthez történő ilyesfajta közelítésmód előfeltétele, hogy egyáltalán szoftveres megoldást találjunk a problémára.

Kommentek

comments powered by Disqus