A vállalati tartalom az együttműködés egyik kulcseleme, házon belül éppúgy, mint az ügyfelekkel és a partnerekkel ápolt kapcsolatokban. A vállalati tartalom kezelésére kialakított ECM-megoldások szélesebb körű elterjedését azonban gyakran hátráltatja, hogy a szervezetek ezeket a rendszereket túl bonyolultnak, bevezetésüket költségesnek vélik - állapította meg a Gartner.
Computerworld: Legalábbis ez volt a helyzet a közelmúltig, amikor több szállító is hozzálátott, hogy megkönnyítse az ECM-megoldások használatát, a bevezetést, a testre szabást, a felügyeletet és a kezelőfelületet, a felhasználói élményt tekintve egyaránt. Közéjük tartozik az ELO is.
Laczkó Kristóf: ECM-megoldásainkat a világ öt régiójában, több mint 40 országban értékesítjük, és mind a szervezetektől, mind a végfelhasználóktól rengeteg visszajelzést gyűjtünk be, hogy igényeiket mélyrehatóan megértsük és megfelelő fejlesztésekkel válaszoljunk rájuk. Puszta dokumentumkezelő rendszer helyett éppen ezért átfogó megoldáscsomagot, teljes szolgáltatást adunk a vállalatoknak, amellyel digitalizálhatják papíralapú dokumentumokra épülő munkafolyamataikat; megfelelő jogosultságkezelés, adatbiztonság mellett, bárhol, bármikor, tetszőleges eszközről hozzáférhetnek az elektronikus formátumban tárolt információkhoz; illetve részt vehetnek ad-hoc vagy előre definiált munkafolyamatokban.
CW: Jövőre a vállalati tartalomkezelés - a mappastruktúrákat és a folyamatokat tekintve egyaránt - személyre szabhatóvá válik a Gartner szerint. A piacelemző előrejelzésében azt is hozzátette, hogy 2017-re a vállalati tartalom közel 50 százalékát nem szöveges információk teszik majd ki, ezért az analitika egyre nagyobb szerephez fog jutni a tartalomkezelésben is. Szem előtt tartva többek között ezeket a trendeket, az ELO milyen funkciókkal bővíti ECM-megoldásait?
LK: Az ELO ECM Suite 9-es verziójában mutattuk be például a Hírfolyam funkciót, amely a közösségi hálókról ismert módon megkönnyíti az információk rendszerezését, áttekintését és keresését. A Hírfolyamban a felhasználók a munkafolyamatokban létrehozott és kezelt dokumentumokhoz fűződő összes aktivitást elérhetik egyetlen grafikus felületen, ami jóval hatékonyabbá teszi a csoportmunkát. Folyamatosan fejlesztjük és új funkciókkal bővítjük továbbá az űrlap-alapú folyamatokat (form-based workflow) támogató funkcióinkat, a Microsoft Office és Lotus alkalmazásokba integrálódó ELO-funkciókat, a karakterfelismerésen alapuló automatikus dokumentumfeldolgozó és felhőalapú megoldásainkat, hogy csak néhány példát említsek. MyELO néven ugyancsak a 9-es verzióban debütált tartalomkezelő megoldásunk személyre szabható felülete, amelyen a bejelentkező felhasználó az általa követett hírfolyamokat, az abban kezelt dokumentumokat csoportosítva éri el, azok teljes történetével együtt. További újdonság, hogy a felhasználók mostantól a Hírfolyamban megjelenő tartalom, vagyis a csoportmunka során történő hozzászólások, megjegyzések szövegében is kereshetnek. Az ELO keresőfunkciója analitikai képességekkel is gyarapodott, amelyekre az egyes felhasználók igényeit, szokásait megtanuló, intelligens szolgáltatásokat fejlesztünk. Multikliens stratégiánk jegyében ECM-megoldásunk legtöbb funkciója Android, iOS és Blackberry mobilplatformon futó, natív alkalmazásokból, illetve webes felületen is elérhetők. E képességek körét folyamatosan bővítjük.
CW: Tartalomkezelő megoldásuk kész, úgymond dobozból kivehető integrációt kínál többek között az SAP és a Microsoft vállalatirányítási rendszereihez. Pontosan hogyan működik ez a kapcsolódás, és miként valósul meg a tartalom védelme?
LK: Adatbiztonság tekintetében az ELO teljesen zárt rendszer, a dokumentumok képét és a hozzájuk tartozó metaadatokat külön tárolja és titkosított kapcsolaton keresztül köti össze őket. Mindehhez rendkívül kifinomult jogosultságkezelés társul, amellyel felhasználónként és csoportonként információtípusokra, dokumentumokon belül akár egyes szavakra is szabályozható a hozzáférés, és a keresési találatok közül is eltüntethető mindaz a tartalom, amelynek eléréséhez a keresést indító felhasználónak nincs jogosultsága.
Mind az ERP-, mind az ECM-rendszert paraméterezik, testre szabják a vállalatok a bevezetés és a későbbi használat során, ebben az értelemben egyik sem nevezhető dobozos terméknek. Több mint másfél évtizede azonban szorosan együttműködünk az ERP-szállítókkal, így szabványos felületeket alakítottunk ki megoldásaink összekapcsolására, amelyeket csupán paraméterezni kell. Nemcsak a bevezetést és az integrációt könnyítjük meg ezzel a vállalatoknak, hanem biztosítjuk az ECM-beruházás értékállóságát is.
