Magyarországon - a DO-Q-MENT Kft. adatai szerint - évente mintegy 50 ezer tonna papírt használnak fel a vállalkozások, és 80-100 milliárd forintot fordítanak nyomtatásra. Ennyi papírlap hetvennégyszer érné körbe a Földet, a nyomtatás költsége pedig lakótelepek sokaságának távfűtésére volna elegendő. A lakosság az előfizetési szerződések paksamétáinak vagy a közműcégek vaskos számlakötegeinek formájában szembesül a pazarlással, de a bürokráciában bevett gyakorlat az is, hogy az elektronikus úton érkezett dokumentumok papírra nyomtatva folytatják útjukat az útvesztőkben.
Holott a folyamatok teljes papírmentesítésével becslések szerint a költségek több mint háromnegyede megtakarítható, az iratok előkeresésének ideje pedig másodpercekre rövidíthető. Az elektronikusan tárolt dokumentumok nem keverednek el, kevésbé vannak kitéve tűz- vagy vízkárnak, rágcsálóknak. Az Excel nem iktatási szoftver; a 21. században az iratgyűjtő is kiváltható produktívabb eszközökkel.
Kik fújják a passzátszelet?
Kezdetben, a múlt század 80-as éveiben a dokumentumkezelő (DMS-) rendszerek fejlesztői a papíralapú dokumentumok, nyomatok, könyvek, fényképek kezelését igyekeztek számítógépesíteni. A mai DMS-ek többsége képes számon tartani, kik, mely számítógépeken, mikor szerkesztették a dokumentumokat, kezelik a jogosultságokat, jóváhagyásokat. Újabban olyan megoldásokként definiálják a dokumentumkezelőket, mint amelyek a szervezeten belül fellelhető valamennyi dokumentumot fogadják, tárolják és rendszerezik; magukban foglalják az azok beolvasását, tartalmuk kivonatolását szolgáló eszközöket, továbbá munkafolyamat-kezelő és archiváló eszközöket is tartalmaznak.
Jelenleg úgy tűnik, hogy az Audihoz hasonló vállalatóriások hozzák el a változást, azok a multik, amelyek csak minősített dokumentumkezelőkön keresztül érkezett dokumentumokat és számlákat fogadnak el beszállítóiktól, így saját partneri körükben kikényszeríthetik a papírmentesítést. Digitalizálásra ösztönözheti a kkv-szférát a munkaerőhiány is. A papírokkal kapcsolatos teendők, így a nyomtatás, aláíratás, lebélyegeztetés, lefűzés, postázás, kézbesítés nagyon sok embert és munkaórát igényelnek, elektronikus megfelelőik sokkal hatékonyabbak.
Hátráltathatják viszont az átállást - véli Hortobágyi Ágoston, a DO-Q-MENT Kft. ügyvezetője - az évtizedek során begyakorolt munkafolyamatokhoz szokott pénzügyesek és könyvelők, akiknek fő félelmük a helyi NAV-oson kívül a felhő, az időbélyegző és az elektronikus aláírás megjelenése.
Amikor a vállalatvezetőt már meggyőzték a számok, a vállalati jogászt pedig az uniós szintű jogszabályok érvényessége, ők még keresztbe tehetnek a digitalizációnak. Pedig nem elég a dokumentumokat irattárba tenni. Lényeges lehet például, hogy mit tartalmazott a melléklete, milyen nyilvántartási számon tárolják a beküldő és a címzett félnél, egyáltalán ki a beküldő/címzett, mely munkatársunk hozott azzal kapcsolatban egy bizonyos döntést stb.
Méretre szabva a legjobb
Viszonylag érett technológiáról van szó, a választék is bőséges, ezért ha a cég eljut a beszerzésről szóló döntésig, érdemes sokoldalú, integrálható, fejleszthető megoldást keresnünk. Annak kiválasztása előtt azonban szemügyre kell vennünk a szervezeti folyamatok részfunkcióit, céljait, igényeit és a kapcsolódó folyamatokat. Érdemes mérlegelnünk, milyen új, eddig nem használt lehetőséggel élhetünk az új rendszer bevezetésekor. Mikro- és kisvállalatoknál a fő szempont, hogy a dokumentumok adatait egyszer kelljen csak rögzíteni. Közepes, illetve nagyvállalatoknál azonban feltétlenül szükség van arra, hogy DMS együttműködjön például a munkafolyamat-támogató, számlázó, ügyfélnyilvántartó és egyéb központi rendszerekkel.
Cégmérettől függetlenül elvárás, hogy a DMS az elektronikus levelezést, a faxon küldött és érkezett iratokat, sőt a honlapon kitöltött űrlapokat és a digitálisan tárolt állományokat is képes legyen kezelni, a szervezet számla- és szerződés-nyilvántartását precízzé, naprakésszé tegye.
Érdemes megtudnunk - tanácsolják a szakemberek -, hogy a kiválasztott termék további fejlesztései mennyibe kerülnek, hiszen amennyiben jó, a szervezetünk számára igazán hasznos rendszert vezettünk be, könnyen előfordulhat, hogy funkcióinak bővítésével újabb és újabb folyamatok támogathatók a már megszokott hatékonyságnövekedés realizálásával.
