Annak ellenére, hogy a nap 24 órájában a telefonunkhoz vagyunk kötve, sokan közülünk valójában irtóznak attól az egyetlen funkciótól, amire tervezték ezeket a készülékeket: a telefonhívástól és a hívásfogadástól. A legtöbb "kocka" érti ezt: megszakítani a munkafolyamatot, a flowt, egy olyan hívás miatt, amit e-mailben is meg lehetett volna beszélni - talán sokkal hatékonyabban -, nagyon kellemetlen és teljesen felesleges.
De pontosan mit is tehetünk ellene? Egyelőre annyit szoktunk, hogy egyszerűen nem vesszük fel a telefont, de lennie kell udvariasabb és professzionálisabb módszernek is, hogy elkerüljük a telefonbeszélgetést, mint az, hogy egyszerűen elérhetetlenek vagyunk...
Ha ön is egyike a sok telefontól ódzkodó embernek, akkor pontosan tudja milyen az, amikor az összes fontos információ kiesik az agyából, amint leteszi a telefont. Tudnánk jegyzetelni? Természetesen. De ha a hívás előtt éppen nagy munkában voltunk, a végén nem marad más, mint a firkák, amelyekről fogalmunk sincs, hogy mit jelentenek. Akárhogy is, a telefonbeszélgetés végül időpocsékolásnak bizonyul, mert valójában semmilyen fontos információ nem jött át. Tény, a telefonbeszélgetésnek csak akkor van értelme, ha végig aktívan részt veszünk benne, és nincsen éppen annál fontosabb dolgunk.
Az e-mail előnye
Adott egy dokumentáció, amelyhez bármikor visszatérhetünk, amikor csak szükség van rá - és biztosak lehetünk benne, hogy pontos - ellentétben az asztalon lévő blokkra vagy borítékra feljegyzett félszavakkal. Ez egy tökéletesen jogos érvelés, amelyre támaszkodhatnák, amennyiben a kollégák együttműködők.
"Ha lehetséges, szeretném kérni, hogy írásos kommunikációval kezdjük a megbeszélést. Így lesznek jegyzeteim, amelyekre visszautalhatok, és könnyen be tudok vonni bárki mást, aki részt vesz a projektben. Ha ez után még mindig úgy gondoljuk, hogy szükség van egy telefonbeszélgetésre, akkor természetesen kiválaszthatunk egy időpontot."
Ha azonban nem tudjuk megúszni a telefonbeszélgetést, kérjük meg a hívó felet, hogy egy e-mailben küldött összefoglalóban emelje ki az intézkedési pontokat, rendesen előkészítve a munkát - így továbbra is megmarad a remélt írásos feljegyzés.
Kész vallatás az egész
Valljuk be, a telefonhívások részben azért olyan kényelmetlenek, mert valós időben történnek, pont akkor, amikor éppen el vagyunk merülve a saját feladatunkban, munkánkban, így sokkal többet kell gondolkodnunk a hirtelen nekünk szegezett kérdéseken, mint az adott folyamat befejezése után azt írásban megtehetnénk. Persze, jogosan mondatjuk azt, hogy hogy majd később írásban visszatérünk a pontos válaszokra, de akkor felmerül a kérdés: miért nem eleve emailben zajlik a kommunikáció, a felesleges köröket kihagyva?
Nevezzük nevén a dolgokat - a telefonhívások tényleg nagyon idegesítőek lehetnek. Elég sok megbeszélés és kötelezettség terheli a naptárunkat, és az utolsó dolog, amit szeretnénk, hogy megint elszakadjon a figyelmünk a tényleges munkától, csak azért, hogy részt vegyünk egy olyan beszélgetésben, amit e-mailben is elintézhettünk volna a számunkra megfelelő időben. És valljuk be, a legtöbb kollégánknak jól bevált eszköz a kezében "átdobni a döglött macskát a kerítés másik oldalára" módszer: a beesett feladatot és problémát gyorsan ledarálja a telefonba, onnantól neki nincs vele dolga, jól otthagyva minket egy újabb - de legalább nem kellően definiált és részletezett - feladattal az amúgy is túlterhelt gépezetünkben.
Fontos azonban felismerni, néha tényleg szükség van telefonhívásokra. Hatékonyabbak és eredményesebbek lehetnek, mint az oda-vissza küldött e-mailek tucatjai. És néhány beszélgetésnél szükség van arra az emberi elemre, hogy valamit hangosan kimondjunk - például kemény visszajelzéseket adjunk, vagy megbeszéljünk egy munkahelyi konfliktust. Ráadásul sok munkakörben - például az értékesítésben - fontos készség, és végső soron elengedhetetlen a sikerhez.
