Húsz év ERP-tanácsadói tapasztalattal kénytelen vagyok belátni: az esetek nagyobbik részében az ügyfél vastagon benne van a bukott projektekben, tettestársként.
Lássuk be, a magyar középvállalati és nagyvállalati projektkultúra - tisztelet a kivételnek - rendkívül lassan fejlődik. Gyakran van déjà vu-érzésem, amikor cégvezetőkkel beszélgetek, akik éppen a folyamatban levő, nem jó úton haladó projektjeikről mesélnek: már láttam ilyen projektet, jaj, de sokszor.
Egyszerűen nem értik meg a vállalatvezetők: az előkészítés nélkül, rosszul menedzselt projektek eleve halálra vannak ítélve. Pedig, néhány egyszerű alapelvet betartva radikálisan csökkenthetők lennének az ügyfél oldali projektkockázatok. Tapasztalatom szerint 5-8 hónap alatt minden céget fel lehet készíteni egy eredményes ERP-projektre.
Tudatos projekt-terjedelemmeghatározás
Mint a gyerekek, úgy működnek az üzleti területek vezetői, amint elindul az ERP-projekt: azt a funkciót is szeretném, meg azt is, lehetőleg egy rendszerrel megoldva.
Tudatos. Projekt-terjedelem. Tervezés.
Át kell nézni a cég folyamatait, meghatározni, hogy melyeket szeretnénk lefedni új szoftverrel vagy szoftverekkel. És nem merő lustaságból/kényelemből/bármilyen egyéb okból egy darab ERP-rendszerbe belefejlesztetni minden üzleti igényünket. Az agyonfejlesztett, szétfeszített ERP-rendszerek elveszítik azt az előnyt, amit a standard szoftverek adhatnának: és ebben az ügyfél felelőssége rendkívül nagy. Persze, gyakran szállítói stratégia is, hogy megpróbál eladni még 100-200 napnyi fejlesztést - de ez pont olyan felkészültséget igényel, mint amikor autóvásárlásnál nem rendelem meg a számomra felesleges extrákat, hiába zsibbaszt vele a kereskedő.
És tudom, persze, hogy a legnagyobb multikat kivéve a legtöbbször nincs meg ehhez házon belül a szakértelem. De erre is egyszerű a válasz: vedd meg a piacról. Igen, szoftver- és szállító-független tanácsadóról beszélek. Nem, ne a szoftverszállítótól kérdezd meg, mert mások az érdekei: ha sok a ráérős fejlesztője, akkor fejlesztést akar neked eladni. Ha meg éppen kevés, akkor erővel tol a teljesen standard megoldás felé. Kell egy tudatos, érdeknélküli, profi tervezői munka ehhez a folyamathoz.
Belső projektcsapat
Egy 200-300 fős cégnél legalább 20-30 embert kell bevonni az ERP-projektbe ahhoz, hogy partner tudj lenni a szoftvercég számára: projektszponzor, projektvezető, projektadminisztrátor, munkacsoport-vezetők üzleti területenként, és legalább minden munkacsoportban 2-3 kulcsfelhasználó kijelölése és mozgatása szükséges. Delegálj embert és adj neki rá időt, hogy minőségi munkát tudjon végezni! Ha a napi munkavégzés alól legalább részben nem tudod tehermentesíteni a projektcsapatodat, máris kritikus úton a projekt. Egy ilyen projekthez extra erőfeszítést vársz a projektcsapat tagjaitól, ennek megfelelően honoráld is őket: célprémium nélkül nehéz lesz egy 8-14 hónapos projekt alatt munkára bírni a csapatot.
Ha nem tudsz egy élő, működő, hatékony projektszervezetet felépíteni, mire érkezik az ERP-szállító, nincs esélyed eredményes projektet zárni.
Adatmigráció
Kedvencem a shit in-shit out elv: ha a világ legjobb, tökéletesen paraméterezett ERP-rendszere is a tiéd, profin kiképzett felhasználókkal, de rosszak a bemigrált nyitó- és törzsadataid, akkor kínkeserves időszak elé nézel. Ráadásul a meglevő ügyviteli rendszereidből, innen-onnan, excel táblákból össze kell varázsolni az adatokat, amiket ki kell tisztítani, szelektálni. Sokszor olyan adatokkal kell kiegészíteni, amiket nem is használtál az eddigi működés során, de az új ERP-rendszerben valamilyen funkciót vezérel. A migrációs feladatok hosszú heteket, hónapokat igényelnek. És rettenetesen fárasztó, unalmas, nagyfokú precizitást igénylő feladat. Amit a legtöbb ügyfél megpróbál elbliccelni, vagy a szállító nyakába varrni. A múltkor az egyik ügyfelemnél ezt a következő példával sikerült megértetnem: hiába vettük meg a legjobb, márkás mosogatógépet a konyhába, a beüzemelés után elmegy a szaki, és ott maradunk egyedül, a csodás gépünkkel: a nap végén nekünk kell belerakni a koszos edényt a gépbe, és elindítani!
Tesztelés
Gyakran hallom cégvezetőktől: az meg minek, a szállító csak tudja mit adott át, nem?! Hát, nem, nem ez a jó válasz. Mire ide elérnek a projektek, elfogy a lelkesedés és az energia, és sok cég csak nagyjából nézi meg, hogy pontosan mit is kapott. Pedig, ha előzetesen elkészítették azokat a tesztforgatókönyveket, amik részletesen leírják, milyen üzleti esetekben hogyan kellene működnie a rendszernek, már valóban szinte csak egy csekkolás a tesztelés. Időigényes persze maga a munkafolyamat, és unalmas a dokumentálása, de bátran állítom, hogy megéri. Az a meglátásom, hogy minden projektnél az éles indulást követően ott alakul ki a dráma, amelyik üzleti terület vezetője nem tartotta kézben a tesztelés során a csapatát.
Egy ERP-projekt sikeressé tétele sok tényezős munka: kell hozzá egy jól felkészült ügyfél, egy jól megválasztott szoftver, egy elkötelezett szoftverszállító és egy ügyfél oldali, független szakértő sem árt. Sok apróságon el lehet csúszni, de ha a bemutatott négy rizikófaktorra helyes választ adunk ügyféloldalról legalább meglehet az a jó érzésünk: mi minden fontos dolgot megtettünk a siker érdekében.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a Norex ERP technológia- és szállító-független informatikai tanácsadó oldal tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértője, a Magyar Startup Kézikönyv társszerzője. 20 év alatt mintegy 100+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja. Kérdése van? Írjon az info@norexerp.hu e-mail címre.