Cikkünk előző részében bemutattuk az Office 2007 globális újdonságait, most a komponensek saját nóvumait vesszük górcső alá, emellett bemutatjuk a különféle Office csomagok eltéréseit.
Az Office már korábban sem csak a négy összecsomagolt alapalkalmazást jelentette, hanem több önállóan is elérhető, vagy különféle összeállításokban megvásárolható „kiegészítő” program gyűjteménye volt. A csak Office családként emlegetett programkínálatot a 2007-es kiadás tovább növelte – érdemes megismerkednünk vele.
Mielőtt azonban belefognánk a különféle csomagok és „kiegészítő” alkalmazások taglalásába, térjünk vissza az alapalkalmazások legfontosabb újdonságaira!
Dokumentumok közt: Word
A szövegszerkesztők királyának új titulusa immár dokumentumkészítő, mintegy nyomatékosítva a Word erőteljes integrálódását a vállalati közös munkatevékenységekbe. Újdonságai részben ehhez az irányultsághoz, részben ahhoz az általános új megközelítéshez köthetők, hogy lehetőleg minél kevesebb ráfordítással minél látványosabb eredményeket érjünk el.
Az azonnali előnézet nem csupán a Wordben gyorsítja az íráskép kialakítását
Az újdonságok gerincét a Word esetében is a temérdek előre formázott, kész elem jelenti, amelyeket a galériákból kiválasztva és mintegy „rápróbálva” a szerkesztett dokumentumra vagy a kijelölt szövegrészre, gazdag és látványos eredményhez jutunk. Jóval egyszerűbbek a formázások, vagy épp a táblázat beszúrása, amelynél az egérgombot nem kell lenyomva tartani a sorok és oszlopok arányának „satírozásakor”, és a próbálgatás természetesen mindegyiknél azonnal követhető a dokumentumban.
A vizuálisan felturbózott dokumentumok mellett erőteljes dokumentumkezelő eljárásokat is kínál a 2007-es Word. Hála az új, hárompaneles ellenőrzésnek, könnyebb nyomon követni a dokumentumok szerkesztésében bekövetkező változásokat.
A Word 2007 különlegessége a webnaplóba (blogba) való közzététel. Megadhatjuk az általunk kezelt nyilvános vagy intranetes (dokumentumkezelő kiszolgálón tárolt) webnaplóink elérhetőségét, amelyeket a program gondosan megőriz, és ezek után csak annyit kell még meghatároznunk, hogy hová kérjük a közzétételt – a többiről a Word gondoskodik. A publikáció előtt meg kell adnunk blogszolgáltatónkat: a Word alapból a Live Spaces, a TypePad és a WordPress blogszolgáltatókat támogatja, de a paraméterek manuális bevitelével más szolgáltatóknál levő webnaplóinkat is elérhetjük.
Elemzőgép: Excel
Hasonlóan a Wordhöz, a legendás táblázatkezelő is új rangot kapott: az Office 2007 információelemző programjának elsődleges feladata az összegyűlő információk vizsgálata, értékelése és megfelelő módon való kommunikálása.
A korábban már említett közös eszközökből és az innovatív felületből az Excel is bőségesen és hasonló módon profitál, mint társai. Számos nóvuma közül kiemelhetjük a megnövelt kapacitást. Az új változat már akár 1 millió sorból és 16 ezer oszlopból álló táblázatokkal is megbirkózik, amivel két legyet üt egy csapásra: egyrészt múlt időbe teszi a korábbi kisebb kapacitásból adódóan több munkalapra elosztott és emiatt gyakran nehézkes munkát, másrészt feleslegessé teszi a nagyobb teljesítményű külön szoftverek alkalmazását.
Az Excel új, feltételes formázás funkciója segít vizuálisan megjeleníteni adataink eltéréseit
Az Excel egyik régi gyengéje volt az elavult, szegényes grafika és a korlátozott színpaletta. Az új verzió orvosolta ezt a problémát. Az egységesített és feltuningolt Office-grafikarendszer az Excelben látványos cella- és táblázatformázó galériákkal kényezteti a felhasználót. Ám az igazi nagy ugrást a feltételes formázás jelenti: ennek segítségével a cellák mintázatát, színezését a cellákban lévő értékek függvényében határozhatjuk meg, méghozzá igén széleskörűen. Adott cellatartományt színezhetünk toplista, értékrelációk, szöveg vagy dátum jellegű tartalom, szélső- és átlagértékek szerint, színskálákat rendelhetünk a tartományhoz, sőt a cellákat nyomban diagramokká is alakíthatjuk. Természetesen ezeket az adatvizualizációs megoldásokat kombinálhatjuk is egymással, illetve egyedileg módosíthatjuk különféle paramétereiket. A színek adatok közti alkalmazása teret nyit az egyszerűbb, szín szerinti szűrésnek, amelyet az új Excel már támogat.
Számos kifogás érte a régi Excelek diagramjait a grafikai lehetőségek szűkössége miatt. Sokan, akik igényes diagramokra vágytak, kénytelenek voltak valamilyen rajzolóprogramba (vagy jobb híján a PowerPointba) áthurcolni a kész diagramot, amely így síkidomok halmazává alakult: megjelenésén ugyan lehetett javítani, de az adatforrással minden kapcsolata megszakadt. Ezzel szemben az új Excel galériáiban számos kész megoldás közül válogathatunk, és ha ez nem lenne elég, a diagramok minden paraméterét tetszőlegesen változtathatjuk: a megvilágítástól kezdve, a színeken, a mintázaton, az áttetszőségen át egészen a térbeli elforgatásig.
Látványtervező: PowerPoint
A méltán népszerű bemutatókészítő alkalmazás szinte tobzódik az új felhasználói felület nyújtotta látványosságokban. Az új közös grafikai szolgáltatások, a galériákba szervezett kész minták, témák, térbeli effektusok, árnyékok, rajzeszközök, áttűnések itt hozzák legjobb formájukat, mert a felhasználó számára ilyenkor válnak kézzelfoghatókká a korábban már részletezett előnyök.
A PowerPointban minden kéznél (a Szalagon) van, ami csak egy jó üzleti grafika készítéséhez kell
A bemutatók diáin igen sokszor listába, felsorolásba szedett formában kap helyet a tartalom. A korábbi verziókban komoly kreativitást és időrabló pepecselést igényelt, hogy a jellegtelen szövegtömbökből látványos, érdekes és a mondanivalónkat vizuálisan is alátámasztó ábrákat készítsünk. Az új PowerPointban viszont ez már a múlté: az unalmas listákat egyetlen mozdulattal tündöklő SmartArt-ábrákká varázsolhatjuk. Ha szövegdobozaink még nem készültek el, az sem baj: egy új SmartArt-ábra beszúrásakor kényelmes szövegbeíró dobozt is kapunk, és a begépelt textusok automatikusan beépülnek a kiválasztott SmartArt-grafikába.
A csoportmunkát megkönnyítő szolgáltatások között találjuk az új Dia könyvtárat, amely lehetővé teszi, hogy kész bemutatóinkat részben vagy egészben egy SharePoint tárhelyre képezzük le, illetve a már meglévő diakönyvtárba további diákat másoljunk. Ily módon hasznos diagyűjteményeket hozhatunk létre, amelyek később közvetlenül a PowerPointból elérhetők, böngészhetők, és a bennük tárolt diák tetszés szerint az épp aktuális bemutatóba illeszthetők.
Kommunikáció felsőfokon: Outlook
A sokoldalú személyi információkezelő megújult változata küllemre kicsit felemás: megtartotta elődje eszköztár- és menüszerkezetét, ugyanakkor színvilágában az új Office-sémákhoz igazodik. A Szalag a fő programablakból hiányzik, viszont új elem (üzenet, találkozó, feladat stb.) létrehozásakor, megnyitásakor teljes pompájában megjelenik.
Az új Outlookban elsőre nem jelenik meg a Szalag, ám a napi munkánkat segítő Teendősáv mindig elérhető
Kiemelendő az újítások közül az új Teendősáv, amely naptárat, feladatlistát és esedékes eseményeket tartalmaz, valamint a különféle elemek (üzenetek, feladatok stb.) színes kategóriákba szervezésének lehetősége, ami a felhasználót napirendjének jobb megszervezésében, a megfelelő időgazdálkodás kialakításában segíti. Hatékonyságnövelő, kényelmes opció a mellékletek közvetlen megtekintésének lehetősége is, ami most már nem jár újabb program elindulásával.
A számtalan munkacsoportos újdonság közül érdemes megemlíteni a különböző (saját és munkacsoportos) naptárak egymásra vetítését, amellyel alaposan felgyorsítható a különféle feladatok ütemezése.
Több fegyvert is bevet az Outlook a manapság egyre komolyabb internetes kockázatok elleni harcban; ezek egyike az adathalászat elleni új védelem, amely gyanú esetén figyelmeztetést csatol az adott levélhez, és a benne szereplő csapdákat (például webes hivatkozások) az üzenettel együtt blokkolja.
Cetlik helyett: OneNote 2007
Az Office OneNote 2007 program egy digitális jegyzetfüzet, amely olyan helyet biztosít a felhasználók számára, ahol összegyűjthetik jegyzeteiket és adataikat. A rengeteg és sokféle formátumban fellelhető vagy beérkező adat kezeléséhez olyan helyre van szükség, ahol mindez tárolható, és rugalmasan kezelhető. Ennek hiányában elveszhetnek – de legalábbis nehezen előkereshetővé válnak – ezek az információk. A OneNote2007 magyar verziója otthoni környezetben nagy segítséget nyújthat házi feladatok elvégzéséhez, internetes kutatások adatainak összegyűjtéséhez, hobbihoz, szabadidőhöz kapcsolódó anyagok rendszerezéséhez. A OneNote minden adatot – a szabadkézi jegyzeteket, képeket, dokumentumokat, a Microsoft Office más programjaiból származó fájlokat, a hang- és mozgóképfájlokat – egy helyen tárol és rendszerezi azokat. Segítségével hang- és videofelvételek is rögzíthetők (megfelelő eszközzel kiegészítve): pl. egy-egy iskolai előadás valamennyi részlete.
Rugalmasan kezelhető, nagy tudású jegyzetkészítő az OneNote 2007
A hang- és videofelvételek szinkronizálhatók a gépelt és a kézírásos jegyzetekkel az utólagos visszakereshetőség érdekében. A sokoldalú keresési szolgáltatás segítségével gyorsan megtalálhatók az adatok. A programban tárolt szövegekben, képeken és akár hangfelvételekben (csak angolul) gyorsan tudunk kulcsszavakat keresni.
A nagycsalád
Az új Office hétféle tartalmi összeállításban érkezik, és tagjai is különféle feladatok ellátására szolgálnak. Mivel az irodai munka szervezése és az egyes feladatok végrehajtása szintúgy tevékenységekhez (dokumentumok szerkesztése, számolótáblák összeállítása stb.) köthető, ezért a programcsomag tartalmát is így csoportosíthatjuk a legkönnyebben.
Az alapalkalmazások körét az imént bemutatott fő alkalmazások, valamint az adatbázis-kezelő Access és az Outlookkal egybeépülő, alapszintű ügyfélkapcsolat-kezelő Business Contact Manager képezik. Fontos megjegyeznünk, hogy az Outlook nem került bele az Otthoni és iskolai csomagba, „helyét” itt az egyébként csak a legnagyobb összeállításokban szereplő OneNote veszi át.
A kiegészítő alkalmazások gerincét a kiadványtervező Publisher, a szabványos űrlapokkal zsonglőrködő, interaktív InfoPath és a biztonságos, valós idejű irodai kommunikációt nyújtó Communicator alkotja.
A csapatmunkát, a közös dokumentumkezelést a családba frissen bekerült Groove támogatja.
Külön termékként kap frissítést a folyamatábra-bajnok Visio, a korábbi webhelyszerkesztő FrontPage-et leváltó vadonatúj SharePoint Designer, valamint az új kiszolgáló- és ügyfélváltozattal jelentkező folyamatmenedzselő, a Project. Gyors és egyszerű képkezelési, fotóretusálási műveletekre a Picture Manager használható.
A munka hátterét, frissítésekkel, letöltésekkel és terméktámogatással a küllemében is megújuló Office Online webhely biztosítja.
Mint a felsorolásból látható, önálló grafikai alkalmazás nincs a megújult Office-palettán. Igaz, az új Word, Excel és PowerPoint grafikai moduljai látványosan feljavultak, de akinek ennél többre van szüksége, az jelenleg nem talál grafikai alkalmazást a Microsoft kínálatában. Jelenleg – mert a honosítást is megért, vektoros és bittérképes eszközöket kínáló Microsoft PhotoDraw 2000 v2 továbbra is kiválóan használható, az Office 2007 mellett is. Azoknak pedig, akiknek nincs meg a PhotoDraw, a hamarosan érkező Microsoft Expression család tagjai nyújthatnak megoldást.