Dokumentumok és kommunikáció – Vista az irodában

Nemcsak egyszerű frissítésekről van szó, hanem sok olyan funkció is beépült az operációs rendszerbe, amelyet korábban csak „külső" programokban, például az Outlookban érhettünk el. A Vista erőteljesebben támogatja a csoportmunkát, hiszen egy cég bármennyi és bármilyen csoportból áll is, mégiscsak összedolgozik, tehát fontos, hogy az osztályok között meglegyen a megfelelő kommunikáció. Igaz, kicsit erősebb hardver kell a Vistához, mint egy XP futtatásához, de a hatékonyabb munka érdekében megfontolandó az átállás, hiszen a termelékenység növekedése függ a munka eszközétől is, amely esetünkben az operációs rendszer.

 

 

Szem előtt a hatékonyság

Egy irodában fontos tényező az idő, szinte minden asztalon van naptár. De ezeket csak az éppen ott dolgozó munkatárs láthatja. Vannak viszont olyan események, amelyeket meg kell osztani kollégáinkkal, üzleti partnereinkkel, tehát olyan naptárra van szükségünk, amelyhez más is hozzáférhet. Az Outlookban ez eddig is elérhető volt, mostantól viszont a rendszer része a Windows Naptár.

 

Előnye, hogy nemcsak a gépünkön lévő személyes időpontokat vihetjük fel, hanem külön céges beosztást is létrehozhatunk, amelyet egy kiszolgálón tárolva megoszthatunk kollégáinkkal. Ezáltal sokkal könnyebb például időpontot egyeztetni, vagy megtudni, hogy munkatársunk éppen beteg, szabadságon van, esetleg tárgyal. Nemcsak privát, hanem nyilvános helyre is kitehetjük a beosztást, amelyet külföldről is könnyen lekérdezhetünk. Ez lehet egy WebDAV-alapú kiszolgáló vagy pár erre szakosodott weboldal is, például a www.attendio.com, www.calendardata.com és a www.icalshare.com címeken. Elő is fizethetünk az ott található más, nyilvános naptárakra, például sporteseményekre, tárgyalásokra, nyaralásokra.

 

Ugyancsak megújult a Windows levelezőprogramja, a néhai Outlook Express - Windows Mail néven találhatjuk meg. Kicsit más lett a felülete, és a névjegyek ablakát nem tudjuk bekapcsolni a mappák alá, mert ezek is megváltoztak: egy külön mappában, fájlonként vannak eltárolva. Ily módon sokkal egyszerűbben és könnyebben kezelhetjük, mozgathatjuk kapcsolatainkat. A Windows Mailbe már levélszemétszűrőt is építettek, ezért valószínűleg kevesebb reklámot fogunk kapni a postaládánkba, ha mindig frissítjük az adatbázist.

 

 

Hiába terjed a számítógépes adatfeldolgozás, a papíroktól jó ideig nem szabadulhatunk meg, egyebek mellett például a faxkészülék miatt sem. Ezt igyekszik helyettesíteni a lényegesen átdolgozott Windows faxoló és képolvasó. A szolgáltatás felépítése nagyon hasonlít a Windows Mail felületéhez, ráadásul a beállításai sem ördöngösek, a faxok fogadása és kezelése még a kezdő titkárnőket sem ejtheti kétségbe. Ami kifejezetten örvendetes: a lapolvasást ugyanezen a felületen végezhetjük el, nem kell külön programot beállítani e célra. A faxok és a beszkennelt képek között a bal alsó sarokban válthatunk, a beérkezett vagy beolvasott dokumentumokat továbbküldhetjük elektronikus levélben vagy más telefonszámra faxként.

 

Tárgyalás a gép előtt

A Vista támogatja a kis csoportlétszámú tárgyalásokat: alkalmanként maximum tíz ember vehet részt egy értekezleten. A Windows Tárgyaló szolgáltatás aktiválásához elengedhetetlen az Asztaltársaság szolgáltatás elindítása, de erre első alkalommal figyelmeztet a rendszer, és beállítja gépünket a megbeszélésre. A tárgyalóba való meghíváshoz vagy belépéshez nem szükséges kiszolgáló, közvetlenül csatlakozunk a másik számítógéphez. Ha ennél nagyobb rendezvényeket szeretnénk tartani, akkor már a Microsoft Office Live Meeting szolgáltatását kell igénybe vennünk. Kezelése egyszerű: létrehozunk egy tárgyalót, ahová a kollégákat várjuk. A bejelentkezett felhasználókkal dokumentumokat oszthatunk meg, vagy akár saját képernyőnket is - esetleg csak egy megadott programba engedélyezünk betekintést a társaságnak. Az állománymegosztás ugyancsak egyszerű: a dokumentum egy másolata minden gépre átmásolódik, és amit módosít benne valaki, az a társaság többi gépén is megjelenik. Az eredeti fájl természetesen nem változik meg. Ha valamelyik kollégánk nem tartózkodna a közelben, felkérésállományt is készíthetünk és küldhetünk el levélben számára.

 

 

Egy másik tárgyalási mód, hogy gépünket egy hálózati kivetítőhöz csatlakoztatjuk, és azon keresztül tartjuk meg az előadást. Gépünknek nem kell a bemutatóteremben vagy a tárgyalóban lennie, ha a kivetítő képes vezetékes vagy vezeték nélküli hálózathoz csatlakozni. Ilyenkor elég beírnunk a vetítő elérhetőségét és jelszavát, és már indulhat is az előadás! Nagyon kényelmes ez a funkció, főleg akkor, ha vezeték nélkül elérhetjük az eszközt, mert akkor laptopunkkal bárhol elhelyezkedhetünk a teremben, az előadás teljesen kötetlen lehet.

 

A megérinthető jövő

Egyre jobban terjednek az érintőképernyős számítógépek, valamint az egeret felváltó digitalizálótáblák, tollak. Főleg irodákban használatosak ezek az eszközök, grafikai célokra, de aláírásra is alkalmatosak. A hordozható gépek tulajdonosai szintén hamar felfedezték az előnyöket, hiszen egerészés helyett jobb a képernyőn dolgozni, akár valami elektronikus papíron.

 

Ezt a sokrétű felhasználást segítik a Vista Táblaszámítógép kiegészítései. Három főbb alkalmazást találunk ebben a csoportban, ezek: a Sticky Notes, a Windows Jegyzetfüzet, valamint a Beviteli panel. Előbbi a sárga cetliket takarja, melyekre kézzel írhatunk fel információkat, de a billentyűzetről való bevitelt nem támogatja. Ezenkívül még hangjegyzetet is hozzáadhatunk, tehát ha nem vagyunk gyorsírók, mondjuk el a fontos tudnivalókat pár szóban. A Beviteli panel megkönnyíti a digitális tollal való munkát, segítségképpen még a képernyő-billentyűzetet is felkínálja.

 

A három program közül talán a Windows Jegyzetfüzet a leghasznosabb. Szó szerint is érthetjük azt, amit a neve rejt, hiszen a kockás laptól a vonalasig többféle lapra írhatunk, jegyzetelhetünk. Ha otthonra a Home Premium verziót vásároljuk, már abban is megtalálható ez a szolgáltatás. Akár füzetlapokat is készíthetünk, vagy megtanulhatunk szépen írni számítógépen is. Irodáknak nem kell jegyzettömbökre költeni, ha van elektronikus toll a kéznél, egyszerűen beírhatjuk, amit szeretnénk, és még alá is írhatjuk. Az alkalmazás első futtatásakor egy speciális nyomtatóillesztőt telepít, amelyhez rendszergazdai jogosultság szükséges, de ezen túljutva máris birtokba vehetjük. Toll mellett szövegkiemelőt is használhatunk, az elrontott részeket pedig radírral törölhetjük ki.

 

Előtérben a mobilitás

Manapság egyre többször visszük magunkkal munkáinkat. Néha a kötetlen munkaidő, máskor a kötetlen munkahely miatt kényszerülünk adatainkat és dokumentumainkat kéznél tartani. Kényelmünk érdekében pár hasznos szolgáltatást nyújt ezekre a problémákra a Vista. Elsőként a Szinkronizáló központot érdemes megemlíteni, amely a régi Active Syncet hivatott felváltani. Elég kéziszámítógépünket csatlakoztatni, és dokumentumaink máris szinkronba kerülnek. Ugyanez a központ felelős az offline fájlok átviteléért is, hiszen a laptopunkon tárolt mappákat érdemes már a hálózatra való kapcsolódás után azonnal szinkronizálni. Ilyenkor a régi dokumentumokat a legfrissebb állományokra cseréli a rendszer, ezzel is biztosítva a naprakészséget. Ez a szolgáltatás csak a Business, az Enterprise és az Ultimate kiadás része, az otthoni verziókban nem található meg.

 

MP3-lejátszónk szinkronizálására is használható az új Szinkronizáló központ

A laptoptulajdonosoknak még két újdonsággal is szolgál a Vista: a Windows Mobilközponttal, valamint a Windows Adatfigyelővel. A Windows Mobilközpont csak a hordozható számítógépeken érhető el, asztali konfigurációkra nem települ. Egy felületen nézhetjük meg és állíthatjuk be az akkumulátort fogyasztó összes eszköz tulajdonságait, valamint a leggyakrabban használatos műveleteket. A hangerő, a megjelenítés fényereje, a vezeték nélküli hálózat működése csak pár példa a szabályozható energiafogyasztó funkciókra. De itt is elérhetjük a bemutató beállításait, az imént említett Szinkronizációs központot vagy a kép elforgatását. A Windows Adatfigyelő használatához olyan eszközre van szükség, amely kompatibilis ezzel a szolgáltatással - legyen az mobiltelefon, egy apró kijelző a laptop tetején (SideShow-kompatibilis külső megjelenítő) vagy egy vezeték nélküli hálózati megjelenítő. Ha gépünk támogatja az alvó állapotot, akkor a rendszer időnként felébreszti önmagát, frissíti az Adatfigyelő eszköz megjelenítőjét, majd ismét nyugovóra tér. Ha SideShow logóval ellátott eszközt látunk, biztosak lehetünk abban, hogy akkor is értesítést kapunk leveleinkről és egyéb fontos adataink állapotáról, ha nem vagyunk a gép közelében. Adatfigyelő kisalkalmazásokat a Microsoft weboldaláról is letölthetünk, ezzel bővítve a kínálatot, amely alapértelmezés szerint a Windows Mailből és a Media Playerből áll, a Microsoft Office 2007 telepítése esetén pedig az Outlook 2007 naptárával egészül ki.

 

Hasznos holmik

A legfrissebb híreket mindig az asztalon szeretjük látni. Egy cég életét is meghatározzák napjaink történései, ezért a Windows Oldalsáv - angol nevén SideBar - már az alapbeállítása szerint felkészült az RSS-hírolvasásra. A hírcsatornák forrását az Internet Explorerben tudjuk beállítani, ezután már nem kell megnyitnunk a böngészőt, automatikusan frissülnek majd a fejlécek.

 

A vállalati Vista-kiadásokban egy hasznos hivatkozást találunk a Start menüben, az Extrák és frissítések csoportban, Kisvállalati források néven. A Microsoft kifejezetten cégek számára készített weboldalára látogathatunk el, ahol rengeteg erőforrás és tipp közül válogathatunk, valamint hasznos szoftvereket, sablonokat tölthetünk le gépünkre. Érdemes felkeresni az oldalt, hátha találunk megoldást egy régóta megválaszolatlan kérdésre.

 

Nem tartozik ugyan szorosan az irodai munkához, ám nagyban segíti a kényelmes géphasználatot a Kezeléstechnikai vagy más néven Könnyű kezelés központ (régebbi nevén Kisegítő lehetőségek), amelyet a Vezérlőpulton érhetünk el leghamarabb. Itt egy csokorba szedve találhatjuk a képernyő, a billentyűzet, az egér és a hangok beállításához szükséges összes segédprogramot. Feladatok alapján választhatjuk ki a legmegfelelőbb kategóriát, és a beállításokat átláthatóbb felületen végezhetjük el.

Végül érdemes megemlíteni az egyik olyan újdonságot, amelyet kizárólag az Enterprise- és az Ultimate-tulajdonosok élvezhetnek: a többnyelvű felület támogatását; összesen 36 nyelv közül választhatunk. Ezt a szolgáltatást elsősorban a nemzetközi cégeknél és a több országot bejáró utazóügynököknél használják majd ki igazán, hiszen a vegyes nyelvű munkahelyeken nem kell többféle verziójú Windowst vásárolni, elég csak a szükséges nyelvet letölteni. Ez a megoldás nem új keletű, hiszen a rendszer magja már a Windows 2000 óta minden nyelv esetében ugyanaz, míg a felületén lévő nyelv változtatható. A Microsoft most úgy döntött, hogy eltekint a külön licenctől, és ingyenessé teszi a csomagokat a Vista legfejlettebb kiadásaihoz.