A dokumentumokat, iratokat, ügyeket érintő munkafolyamataik támogatására szakrendszerek helyett központi tartalomkezelő megoldást bevezető vállalatok nemcsak hatékonyságukat és rálátásukat növelhetik a túlbonyolítás elkerülésével, hanem olyan területeket is a legfejlettebb ECM képességekkel támogathatnak, amelyekre elsőre nem is gondolnának - mutattunk rá előző lapszámunkban Laczkó Kristóffal, az ELO Digital Office magyarországi képviseletének stratégiai és operatív igazgatójával.
Mint arról cikkünkben (Központi tartalomkezelés sokoldalúan, 2023/19) olvashattak, a szállító és egyik Business Partnere a hazai távközlési szektorban jelenleg dolgozik azon az ügyfélszolgálati folyamatkonszolidációt megvalósító projekten, amely különösen jól példázza az ELO ECM Suite központi vállalati tartalomkezelő platformmal elérhető üzleti előnyöket.
Folyamatszabványosítás csoportszinten
Tulajdonosváltást követően a hazai távközlési szektor egyik szereplője egy vállalatcsoport tagjaként folytatja tovább tevékenységét, amelynek vezetősége a tagvállalatoknál korábban kialakított ügyfélszolgálati folyamatok konszolidálásával, szabványosításával és optimalizálásával is növelné a működés hatékonyságát és a szolgáltatások színvonalát.
- Tartalomkezelő platformunkon változatos ügyfélszolgálati folyamatokat hozunk közös nevezőre, ami a szokottnál összetettebb feladatot ró csapatunkra - mondta Laczkó Kristóf. - Bár az egyes tagvállalatokra vonatkozó, eltérő megfelelési követelmények miatt bizonyos specifikus folyamatokat nem alakíthatunk át, a folyamatok túlnyomó többségét szabványosíthatjuk és csoportszinten konszolidálhatjuk, amivel a működés, az ügyfélkiszolgálás és a riportolás hatékonyságát is növeljük, a fejlett analitikai képességekkel a felsővezetői döntéstámogatást is javítjuk.
Az ELO Digital Office vállalati tartalomkezelő platformjának bevezetését előkészítő folyamatfelmérés idén nyáron indult a csoport tagvállalatainál, majd ennek alapján kiválasztották a folyamatokat, amelyeket elsőként szabványosíthatnak az ECM rendszerben. Hasonló módon a projektcsapat kijelölte azokat a mára elavult szakrendszereket is, amelyeket a bevezetett, új platform fejlett képességeivel teljes egészében ki fog váltani. Ugyanakkor a vállalatcsoport ERP, CRM és más tranzakciós rendszereit természetesen megtartja, az ELO Digital Office ECM Suite ezekkel zökkenőmentesen integrálódik.
- Projektcsapatunk ezt követően a kijelölt mérföldkövek mentén egyre több folyamatot fog átvinni a tartalomkezelő platformra, így a fokozatosan kiteljesedő konszolidáció, amely óhatatlanul bizonyos terhet ró a felhasználókra, a tagvállalatok napi működésében a lehető legkisebb mértékben lesz érezhető - mondta a stratégiai és operatív igazgató. - Az első szabványosított folyamatot jelenleg teszteljük, az ügyfélszolgálati konszolidációs projekt első ütemét pedig a tervek szerint jövő év áprilisában zárjuk.
Konszolidációs mesterfogások
Az előkészítő felmérés során a projektcsapat a meglévő ügyfélszolgálati folyamatok közül kiválasztja azokat, amelyeket a legtöbb tagvállalat addigi gyakorlatának legkisebb átalakításával csoportszintű szabványként átvehet. A munka gyors előrehaladását az ELO Digital Office hazai szakembereinek és nemzetközi fejlesztőgárdájának szakértelme és tapasztalata, a Business Partner iparági kompetenciája, valamint a szállító vállalati tartalomkezelő platformjának ELO Flows komponense is segíti.
- Folyamatautomatizáló ELO Flows megoldásunk low-code eszközöket ad a munkafolyamatok kevés kódírással megvalósítható, gyors digitalizálásához - mondta Laczkó Kristóf. - Tartalomkezelő platformunkkal ezáltal olyan jövőbiztos megoldást adunk ügyfelünknek, amellyel a folyamatok csoportszintű konszolidálását és optimalizálását hosszú távon is könnyebben folytathatja, folyamatait a változó üzleti igényekhez és megfelelési követelményekhez igazodva rugalmasan és rövid átfutással átalakíthatja.
