A közép- és nagyvállalati szegmensben gyakori szervezeti változások, a csoportokon átívelő munkafolyamatok, a komplex munkakörnyezet és az ügyekhez/ügyfelekhez kapcsolódó dokumentálandó kommunikáció szoros együttműködést kíván a szervezet munkatársaitól. Mindezek mellett említsük meg az informális adatok jelentőségének folyamatos növekedését, az új generációs (18-28 éves) munkavállalók informatikai kultúráját, és azt a tényt, hogy a cégek új ötletei, innovatív megoldásai sokszor a vállalat keretein kívüli forrásból - tehát az ügyfelektől és partnercégektől - érkeznek. A fentieket összegezve elmondhatjuk, hogy a szervezeti rugalmasság megőrzése és az együttműködés hatékonyságának javítása érdekében a nagyvállalatoknak egyre inkább szükségük van egy interaktív, tudásalapú, bárki számára elérhető vállalati közösségi rendszerre, azaz egy vállalati Web 2.0-re.
Ha megvizsgáljuk a vállalatok közti kereskedelem, kommunikáció, együttműködés szempontjából az üzletileg hasznos vállalati Web 2.0-es megoldásokat, akkor a következő közös tulajdonságokat vesszük észre:
Mindezen alkalmazásokról elmondható, hogy a vállalati közösséget mint tudásnövelő tényezőt, a tudásmenedzsment részeként kezelik.
- Ezek a megoldások segítenek megalkotni, átdolgozni, keresni, rendszerezni, megosztani az információkat, és ezáltal növelni, összegezni a szervezeten belüli tudást.
- A csoportmunka és csoport-együttműködés újabb lépcsőfokát valósítják meg. Némileg leegyszerűsítve: egy könnyen kezelhető webes felületen, interaktív kommunikációt megvalósítva, mindenkit összekapcsolnak mindenkivel. Tehát az alkalmazást alkalmazással, alkalmazást a felhasználóval, cégeket a dolgozóikkal, leányvállalataikkal, együttműködő külső szakértőikkel, vagy akár ügyfeleikkel is.
- Maximálisan támogatják a helyszíntől, időponttól független közös munkát, a projektalapú csapatmunkát.
A Web 2.0 filozófiája a teljes nyíltság, azaz mindenki tetszés szerinti tartalmat hoz létre, gyakorlatilag úgy szól hozzá az adott témához, ahogy akar. A vállalati rendszerek ezzel szemben teljesen zártak. A feladat tehát, hogy megtaláljuk az egészséges egyensúlyt a Web 2.0-es és a vállalati rendszerek között, azaz nyílt ÉS biztonságos rendszert kell létrehozni a vállalaton - vagy a vállalathoz kapcsolódó cégeken - belül.
Az IBM volt az első, aki felismerte, hogy a Web 2.0-es alkalmazások - átalakítások révén - nemcsak használhatóak vállalati környezetben, de jelentős üzleti előnyöket is nyújtanak. Egyik megoldásuk, az IBM Lotus Quickr olyan munkacsoportos együttműködési szoftver, amely kiemelten támogatja a feladat elvégzéséhez szükséges személyek, információk és projektanyagok elérését és a közös munkát. Az IBM Lotus Connections pedig a népszerű közösségi rendszerek filozófiájára építve nyújt átfogó megoldást a belső kommunikáció hatékonyságának növelésére, a vállalaton belüli szakértelem felderítésére és optimális munkacsoportok kialakítására, projekt feladatok rendszerezésére és megosztására.
Az alábbiakban - a CNW Lotus Quickr és Connections alapú projektjeiből - lássunk néhány példát a vállalati Web 2.0 gyakorlati alkalmazására:
- Összetett, nagyobb volumenű projektek esetén, amely az ügyfél folyamatos és aktív részvételét is megkívánja, érdemes - már a projekt kezdetekor - egy interaktív Web 2.0-ás alkalmazás - pl. Quickr - használatával az ügyfelet, alvállalkozókat is bevonni a közös munkába.
A megoldás előnye, hogy a projektben résztvevő személyek és elérhetőségeik, a projekthez kapcsolódó dokumentumok és feladatok mind egyetlen felületen keresztül elérhetők. A dokumentumokat a Quickr-ben úgy lehet létrehozni, verziózni, hogy nem kell átlépni más alkalmazásokba, hozzájuk metaadatok (tulajdonságok), jóváhagyók rendelhetők. De az a lehetőség is adott, hogy MS Office-ból, vagy levelezőrendszerből a mellékleteket egyből a projekthez csatoljuk. A közös projektnaptár segítségével mindenki által követhetők a mérföldkövek, a feladatok határideje, a felelősök, sőt RSS beállításával a projekttel kapcsolatos változásokról az érintettek azonnali értesítést kapnak.
A fenti módon támogatott projektmenedzsment esetén jelentősen csökken a sikertelen projektek esélye, mivel minden résztvevő folyamatosan és azonnal tájékozódhat a projekt állásáról, módosíthat, javasolhat, ötleteket adhat.
- A Quickr-ben céges wikipédiát, tudástárat alakíthatunk ki, amellyel felgyorsítható az új munkatársak, vagy külsős szakértők vállalati vérkeringésbe, vagy projektbe kapcsolása.
- Az alkalmazás segítségével könnyen szerkeszthetünk több ember szaktudását, munkáját igénylő hosszú dokumentációt: tendert, pályázatot, könyvet, stb. Az adott témák felelősei a Quickr-ben fejezetekre bontva megírják, verziózzák a szöveget, és a végén egy kattintásra előáll a végleges dokumentum és tartalomjegyzék.
- A Lotus Connections-ben a blogokon, hírportálokon megszokott címkézéssel a munkatársak kategorizálhatják saját magukat (vizsgák, projekttapasztalat, érdeklődési kör, stb szerint), aktivitásaikat, vagy mások is címkézhetik őket. Segítségével az alkalmazottak szakértelmét egyesítő virtuális kompetencia központokat hozhatunk létre.
- Közösségi könyvjelzőgyűjteményt állíthatunk össze, amely egyaránt használható belső és külső információforrások rendszerezésére. Ez a funkcionalitás integrálható a legnépszerűbb böngészőkkel, így nem szükséges két helyen tárolni a kedvenc könyvjelzőket, ugyanakkor gyűjteményünket részben vagy egészben megoszthatjuk további, pl. azonos érdeklődési körhöz tartozó felhasználókkal.
A szervezeten belüli és szervezetek közti együttműködést segítő megoldásokra tapasztalataink szerint egyre inkább növekszik az igény. Ősszel a CNW Zrt. - az Avnet Technology Solutions támogatásával - ?Megoldások a szervezeti rugalmasság növelésére" címmel nagyvállalati és intézményi résztvevők részére üzleti reggelit tartott a fenti témában. A rendezvényen olyan Web 2.0-es filozófián alapuló megoldásokból kaphattak ízelítőt a résztvevők, amelyek új távlatokat nyithatnak a kommunikáció, a tartalommegosztás, a csoportmunka és távmunka terén.
