A Microsoft, és azon belül is az Office 2010 fejlesztőit úgy tűnik, hogy magával ragadta a közösségi oldalak pezsgése. Ennek első jele az Outlook Social Connector megjelenése volt, amely modul az irodai programcsomag levelezőkliensébe integrálja a népszerű oldalak eseményeit. Így az Outlook 2010 felhasználói a funkció aktív használata mellett mindig láthatják majd, hogy partnereik az utóbbi időben mivel ütötték el az idejüket a LinkedIn, a Facebook, a Myspace vagy éppen a Live szolgáltatásainak az oldalán. E téren azonban a hazai felhasználók számára az érdekesebb hírt április végére tartogatta a redmondi szoftvercég; nevezetesen a Docs megjelenését, amely képes csoportmunka felületté alakítani a Magyarországon is egyre népesebb táborral rendelkező Facebook oldalát.
A béta állapotú Docs
Az ötlet első hallomásra ígéretesnek tűnt, azonban a FUSE Labs boszorkánykonyhájából érkező megoldást első körben csak néhány kiválasztott tesztelő tudta kipróbálni, míg a többi érdeklődőnek csupán a feltöltött dokumentumok megtekintésével kellett beérniük. Múlt pénteken azonban ez megváltozott és a Microsoft várólistájáról több ember számára is elérhetővé vált a Docs minden funkciója. Ennek örömére mi is kipróbáltuk a Facebookos Office-t, megnézve annak minden erősségét és gyengeségét.
Webes Office másként
A várólista végére érve az újdonságot a fájlfeltöltés, a böngészős szerkesztés, valamint ehhez kapcsolódóan a Facebookos megosztás jelentette. E téren nincsen nagy meglepetés. Mint ahogy azt elsőre sejteni lehetett, a Microsoft fejlesztői fogták a böngészőben futtatható Office Web Apps motorját, és egy az egyben átemelték azt a Docs szolgáltatásába, hasonlóan a SharePoint 2010-hez. Ennek megfelelően feltölteni csak azon állományokat tudjuk, amelyeket a webes Office alkalmazásaival képesek vagyunk szerkeszteni. Azaz csupán Word, Excel (ezen belül is kizárólag csak XLSX) és PowerPoint fájlokat küldhetünk a Docs szerverének, míg például PDF, PSD, vagy AVI feltöltésről ne is álmodjunk.
A feltöltés azonban csak egy lehetőség. A Word, az Excel és a PowerPoint webes szolgáltatásaival ugyanis új állományokat is létrehozhatunk, kizárólag a böngészőben – platformtól függetlenül - szerkesztve a tartalmakat. Rossz hír, hogy ne várjuk mindazon funkciót, amellyel a fenti alkalmazások kliens oldali megfelelői rendelkeznek. A böngészőben futatható programok ugyanis csak könnyű szerkesztésre alkalmasak, szakdolgozat írására, nagyobb Excel táblázatok létrehozására, vagy szemet gyönyörködtető prezentációk megalkotására nem. A megoldások csak alapvető funkcionalitással rendelkeznek, így nem helyettesítik a kliens oldali társukat, inkább kiegészítik azokat. Ennek jelenként a megtekintésnél és a szerkesztésnél is kiemelt helyen szerepel a Megnyitás Wordben/Excelben/PowerPointban utasítás, aki ugyanis jó munkát akar végezni, szépen szerkesztett dokumentumot kiadva a kezéből, annak a webes Office önmagában kevés.
Lehet véleményezni
Summa summarum szakdolgozatot, komolyabb dokumentumokat ne akarjunk a Docs segítségével létrehozni, még ha első látásra csábító is a webes programok ingyenessége. Felmerülhet ezek után a kérdés, hogy akkor mire jó a Docs? Nos, sok mindenre. Tegyük fel például, hogy az esedékes céges bulihoz szeretnénk ötleteket gyűjteni. Ekkor létrehozhatunk a Docs segítségével egy üres dokumentumot, amelyekbe a munkatársaink jegyzetelhetnek, és a Facebook közreműködésével vitatkozhatnak az eljövendő eseményről. A webes szolgáltatás e mellett például – visszatérve az előző ötlethez – a szakdolgozat írásánál is jól jöhet, hiszen azt így megjeleníthetjük a közösségi oldalon, hogy barátainktól és ismerőseinktől begyűjtsük a hasznos kritikai megjegyzéseket és észrevételeket. S ez a fajta ötletelgetés természetesen egy PowerPoint prezentáció, vagy egy hosszabb Word dokumentum kiértékelésénél is hasznos lehet.
Jogosultságok és hiányosságok
Az idegenektől nem kell tartanunk, mivel finomra hangolhatjuk a jogosultságokat, pontosan definiálva, hogy ki láthatja, és ki szerkesztheti az állományt. Mindkét esetben négy lehetőség közül választhatunk: csak én, mindenki (szerkesztőknél nem választható), minden barát, illetve egyenként is megadhatjuk a személyeket. A Facebook falán - e logikának megfelelően - nem jelenik meg automatikusan az állományunk feltöltéséről beszámoló hír, csak akkor, ha arra engedélyt adunk. Erre egyébként csupán a mindenki és minden barát megtekintési jogosultság kiosztásánál van lehetőségünk, míg a személyek egyenkénti konfigurálásakor értesítést küldhetünk a kijelölt szerkesztőknek.
Jogosultságkezelés a Docs felületén
Vagyis a csoportmunka biztosított a megfelelő anonimitással együtt. Igaz nem teljesen, mivel a béta állapotú megoldás egyszerre csak egy szerkesztő munkálkodását engedélyezi. Ha ezen idő alatt más is dolgozni akar az adott fájllal, akkor a webes alkalmazás hibaüzenettel utasítja el a kérést. Másik negatívum, hogy habár a partnereink listáját a Facebooktól kéri le a Docs (névvel és képpel), a közösségi oldal listáit mégsem képes kezelni. Utóbbi a jogosultságok kiosztásánál nagy negatívum, mivel ha minden kollégáknak láthatóvá akarjuk tenni a dokumentumot, akkor bizony egyenként kell begépelnünk a nevüket. Talán majd a végleges változat megjelenésekor orvosolják a készítők ezen hiányosságokat.
Érdemes, mivel a megfelelő Facebookos csoportmunka teljes élvezetét csak ez a két tényező rontja le (illetve ha nagyon kukacoskodni akarunk, akkor a verziókezelés hiányát is felhozhatjuk). Az oldalsávon ugyanis figyelemmel kísérhetjük a dokumentum életét. Azt, hogy mikor ki szerkesztette, milyen változásokon ment keresztül, valamint a Facebookos és a dokumentum kommentjei is vica versa megjelennek a két felületen. Így a szerkesztők közötti hatékony kommunikáció megoldott.
Nem minden lesz publikus
Fontos, hogy a megosztott dokumentumok szerkesztéséhez mindenképpen Docs profil szükséges, egyébként tapasztalatunk szerint ez nem is árt, mivel a Facebook oldalán csak akkor értesülhetünk a feltöltött állományokról, ha a partnerünk a falon közzétette azt. Míg a profiloldalakon kitűzhető Docs fülnél csak akkor jelennek meg a dokumentumok, ha a tulajdonosuk mindenki számára biztosítja a megtekintést. A Docs oldala viszont a Barátok dokumentumai (Friend’s Docs) fülnél sokkal több betekintést enged, sőt a számunkra megosztott állományokat is könnyebben megtalálhatjuk a szolgáltatás felületén.
Jó nekünk?
Végezetül komolyan érdemes végiggondolni, hogy az első látásra cool szolgáltatást valóban szeretnénk-e használni. Az egy dolog, hogy Facebook készítői azt szeretnénk, hogy lehetőleg mindent megosszunk, és lájkoljunk, amint csak lehet, de ez nem minden esetben jó. A csak magunknak való feltöltés egy dolog (igaz erre talán jobb a Microsoft termékpalettájából a Skydrive), ám a jogosultságok elnagyolásakor bepillantást adhatunk nem kívánt személyeknek is munkánkba, ami miatt a megosztást érdemes kétszer is meggondolni.
Cégekre ez hatványozottan igaz, amelyeknél igaz ugyan, hogy „jövőbemutató” és „trendi” lehet a Facebook ilyesfajta alkalmazása, ám mindez egyúttal sok álmatlan éjszakát okozhat a cégvezetőknek, akik egyébként igyekszenek féltve őrizni a vállalkozás adatvagyonát, nehogy az illetéktelen kezekbe kerüljön. Összességében e miatt a Docs használatát inkább magáncélra ajánljuk, azon belül is akkor, ha szeretnénk a közösségi oldalon megtalálható ismerőseink ötleteit, érveit és kritikus megjegyzéseit összegyűjteni. Természetesen utóbbi lehet vita tárgya, az idő majd úgy is eldönti, hogy a megoldásnak mennyire van létjogosultsága a közösségi térben.
