Azt szeretnénk elérni, hogy amikor a Microsoft Word-körlevelet kinövi egy cég, akkor a Docflow jusson az eszébe - válaszolta lapunk kérdésére Bayer József, a Qualysoft Informatikai Zrt. Docflow megoldásának termék menedzsere. Mint elmondta, a Docflow egy úgynevezett dokumentum-kompozíciós termék, amit néha keverni szokták az outputmenedzsmenttel, pedig a dokumentum-kompozíciónak csak egy eleme az outputmenedzsment fázis. Outputmenedzsment alatt azt a nagy tömeges számlagyártást értették korábban, amikor például egy távközlési társaság havonta hárommillió számlát készít.
A Docflow dokumentum kompozíciós megoldások ennél sokkal többet tudnak: hatékony dokumentum gyárat építenek ki ügyfeleinknél, amely egy jól optimalizált futószalaghoz hasonlóan biztosítja, hogy a legkevesebb manuális munkával szülessenek meg a szükséges dokumentumok. Mindig a helyes template-tel, jó adatokkal, a megfelelő helyre címezve, a kívánt mennyiségben.
A szerep alapú hozzáférés kezelő rendszer lehetővé teszi, hogy a jogokat egyes dokumentum komponensekhez és vonatkozó funkciókhoz rendeljük. Így például a szervezet jogi és marketing részlegei a számukra kínált komponensek karbantartására jogosultak.
Az egyes szövegrészek módosításának, az adatforrás és külalak meghatározásának ?jogosultság-szeparációja" kulcsfontosságú a hatékony dokumentum létrehozás (lean-documenting) folyamatában, amely külön kiterjed az ügyfélszolgálati munkahelyek egyedi iratgenerálási igényeire. Ezek manuálisan a hagyományos Word/Excel eszközökkel többnyire kontrollálhatatlanok. A megszemélyesített dokumentumok automatizált előállítása minden iparágban más és más követelményeket támasztanak. A Docflow-t flexibilis funkciókészlete számos területen teszi hatékonyan bevethetővé - jelentette ki Bayer.
A rendszer ideális iratautomatizálási eszköz minden olyan munkahely számára, ahol elkülönített az adatgazdák, a felelős forma-levél szerkesztők és a dokumentum megszemélyesített nyomtatását végzők köre, például egy bankfiókban vagy biztosítási szerződéskötő munkahelyek esetében. A Docflow illeszkedik az Infinica Document Solution termékcsaládhoz, és a nagyvállalati dokumentumgeneráló rendszerek felületeként is használható - mondta el Bayer.
