Igen nagy kárt okozhatnak ezek az adatszivárgások az üzletnek. A multifunkciós nyomtatók (MFP-k) ugyanis a munkahelyi környezet értékes erőforrását képviselik. A Quocirca ugyanezen kutatásában a megkérdezett vállalatok több mint 75 százaléka nyilatkozott úgy, hogy üzleti tevékenysége szempontjából a nyomtatás kritikus jelentőségű vagy nagyon fontos.
Éppen ezért roppant kockázatos figyelmen kívül hagyni, hogy napjainkra az MFP-k kifinomult dokumentumkezelő és -feldolgozó központtá fejlődtek, amelyek szivacsként szívják magukba az érzékeny adatokat. Hálózatra csatlakoznak, merevlemez és memóriaegység működik bennük, vagyis adatbiztonság szempontjából ugyanolyan sérülékenyek, mint bármely más, hálózatot elérő digitális eszköz. Ráadásul, hogy a helyzet még rosszabb legyen, egy multifunkciós nyomtató egy egész irodát kiszolgál, így sokkal több felhasználó osztozik rajta, mint bármely más eszközön.
De míg a legtöbb vállalat gondot fordít a laptopok, az okostelefonok és a tabletek külső és belső fenyegetésekkel szembeni, megfelelő védelmére - különösen azóta, hogy a munkavállalók személyes tulajdonában levő eszközök is megjelentek az irodai környezetben -, addig a nyomtatókörnyezet biztonságát nem tekinti stratégiai jelentőségűnek.
A Quocirca felméréséből kiderült, hogy a szervezetek mindössze 22 százaléka kezeli prioritásként a nyomtatási infrastruktúra védelmét. A pénzügyi és professzionális szolgáltatásokat nyújtó szektor szereplőire ez sokkal inkább jellemző, mint a tőlük ebben a tekintetben jóval lemaradó gyártó és kereskedő vállalatokra, valamint a közszféra szervezeteire.
A nyomtatókörnyezet hatékony védelme
Sokat kell tennie még tehát a legtöbb IT-osztálynak az MFP-k körüli biztonság erősítése érdekében, és a jó hír az, hogy ebben bevált módszerekre és eszközökre támaszkodhatnak.
Felhasználó-azonosítás - A legsérülékenyebb MFP az, amelyen bárki névtelenül nyomtathat. A PIN-kódos, chipkártyás vagy biometrikus felhasználó-azonosítás garantálja, hogy a dokumentumot csak az a személy nyomtathatja ki, aki jogosult is látni annak tartalmát. Két előnye is van ennek a megoldásnak: az érzékeny dokumentumok nem fognak felügyeletlenül heverni az MFP tálcáján, és a felhasználók is jobban odafigyelnek rá, hogy ne nyomtassanak több példányt, ha nem szükséges.
Adattitkosítás - Az MFP-k merevlemezükön tárolják a beszkennelt dokumentumok képét és a nyomtatásra átküldött dokumentumokat is. Célszerű ezeket az adatokat titkosítani, mert így jobban védhető a dokumentumok érzékeny tartalma.
Nyomtatáskezelő megoldás - Sokat tehet a nyomtatókörnyezet védelme és szabályozása érdekében az IT-osztály egy olyan nyomtatáskezelő megoldás bevezetésével, mint a kis- és középvállalatok igényeire szabott, cseh fejlesztésű MyQ. A megoldás mindaddig a szerverén várakoztatja a nyomtatási feladatot, amíg az azt küldő felhasználó nem azonosítja magát a MyQ vezérlőállomással és kártyaolvasóval ellátott MFP-nél.
Hasonló módon az MFP alapértelmezésben zárolt másoló funkcióját is csak az arra jogosultak tudják feloldani kártyájukkal, és a megoldással kvóták is beállíthatók számukra, vagy csak egyszerűen nyomon követhető, hogy ki mennyit másol. Továbbnöveli a biztonságot, hogy a MyQ szerver és az egyes vezérlőállomások közötti kommunikáció titkosított, így aki ebből az irányból szeretne behatolni a nyomtatókörnyezetbe, az csalódni fog.
