Számos haszonnal jár a felhő használata a vállalatok számára: csökkenthetik informatikai költségeiket, növelhetik a teljesítményt és új üzleti lehetőségek nyílnak meg számukra. Ahhoz azonban, hogy optimálisan kihasználhassák a számítási felhő által nyújtott előnyöket és nyerő pozícióba kerüljenek az egyre inkább digitalizálódó üzleti világban, vállalati stratégiájukat, szervezeti felépítésüket és az új technológiákhoz való viszonyukat hozzá kell igazítaniuk a felhő használatához.
Az Economist Intelligence Unit (EIU) arra vállalkozott, hogy azonosítsa az érett és hatékony vállalati felhőstratégia kulcselemeit iparági elemzők, informatikai vezetők, egyetemi oktatók és jogi szakértők tapasztalatai alapján. Az egyéves kutatás megállapításai szerint a siker szempontjából kritikus fontosságú felhőhasználat szisztematikus megközelítést igényel a vállalatok részéről, és az alábbiakban ismertetett öt kulcselem együttes megvalósítása szükséges a felhőtechnológia összes előnyének kihasználásához.
Felhőbarát üzleti stratégia
A felhővel kapcsolatos stratégia kialakításának első fázisa annak meghatározása, hogy milyen üzleti cél érdekében történik az új technológia alkalmazása. Az esetek nagy részében az elsődleges törekvés a költségek csökkentése és a költséghatékonyság növelése, amit az tesz lehetővé, hogy a technológia szolgáltatásként való igénybevételével a vállalatok megtakaríthatják az informatikai infrastruktúrára költendő összegeket. A további célok között megtalálható az üzleti reagálóképesség növelése és a felhő által nyújtott új üzleti lehetőségek kihasználása.
A felhőt használni kívánó vállalkozásoknak olyan kérdésekre kell megtalálniuk a választ, hogy milyen üzleti célokat kívánnak elérni a technológia révén, hogyan illeszkednek ezek a vállalat általános üzleti stratégiájához, és hogyan járul hozzá a felhő ennek a stratégiának a megvalósításához? Szakértők szerint a felhő alkalmazásának elsődleges motivációja változott az idők során: míg öt éve főként a gazdasági válság hatására a költségek drasztikus csökkentésének lehetősége miatt volt népszerű a felhő, addig manapság inkább az alapvető üzleti célok megvalósításához és a növekedéshez való hatékony hozzájárulás teszi vonzóvá a technológiát. Gyakran az elavult informatikai rendszereik korlátaitól való megszabadulás érdekében használják a felhőt, amely így jelentősen növeli versenyképességüket. De bármi is vezetett egy vállalatnál a felhő használatához, fontos annak a módszernek a meghatározása is, amellyel felmérik, hogy a befektetés mennyire volt sikeres. Először az értékelés többnyire kvantitatív jellegű, de érdemes odafigyelni a hosszú távon ható kvalitatív előnyökre is: ilyen lehet például az ügyfél-elégedettség növekedése.
Szervezeti harmónia kialakítása
Az EIU kutatási jelentése szerint az alkalmazottak gyakran panaszkodnak arra, hogy az IT-részleg gátolja az előrehaladást, mivel nem képes időben biztosítani a gyorsan változó üzleti célokat támogató rendszereket. Ennek egyik következménye az árnyékinformatikai infrastruktúra megjelenése, amelynél az alkalmazottak a tevékenységüket jobban kiszolgáló technológiákat kezdenek önhatalmúlag, jóváhagyás nélkül alkalmazni. Ez a megközelítés rövid távon eredményeket hozhat, azonban az IT-stratégia szétforgácsolásához és szabotálásához vezethet, amely súlyos, hosszan tartó negatív következményekkel járhat az irányítás, a megfelelőség és a biztonság területén.
Ennek elkerülésére hivatott a szervezeti harmónia kialakítása, amely a CIO-k felelőssége, akiknek átfogó tervet kell készíteniük arra vonatkozólag, hogy az IT-osztály miképpen működjön együtt a vállalat többi részével. Nyilvánvaló tehát, hogy a felhő alkalmazásának széles körű vállalati elfogadása elengedhetetlen a sikerhez, és a felhőstratégia kidolgozása és megvalósítása ugyancsak a CIO-k feladata. Felmérések szerint korábban az informatikai vezetők komolyan aggódtak amiatt, hogy a felhőhasználat csökkenti a befolyásukat a szervezeten belül, azonban ezek az aggodalmak szertefoszlottak, miután világossá vált, hogy a felhő nem szünteti meg a vállalaton belüli IT-szakértelem iránti igényt.
Megújuló digitális kultúra
Egyre nagyobb arányban képviseltetik magukat a munkahelyeken az Y generáció digitális bennszülötteknek is nevezett tagjai, akik egészen más technológiák használatához szoktak hozzá, mint az idősebb munkavállalók. Nem tudják elképzelni az életüket a Facebook, a Google és a hatékony, ámde egyszerűen kezelhető legújabb technológiák nélkül. Ez a világszerte megfigyelhető, jelentős technológiai váltás különösen érzékenyen érinti azokat a vállalatokat, amelyek régebbi, elavult rendszereket használnak, és szép számmal vannak olyan alkalmazottaik, akik az internet előtti korban nőttek fel. Az EIU által megkérdezett egyik szakértő szerint korábban a vállalatoknál az alkalmazottak ahhoz szoktak hozzá, hogy munkájuk során fejlettebb technológiákat használnak, mint otthon.
Ez azonban mára gyökeresen megváltozott: a munkavállalók új nemzedéke olyan irodai technológiákat vár el a munkahelyén, amelyek legalább ugyanolyan jók, mint amilyeneket otthon használ. A felhő előnyeinek optimalizálásához ezért sok vállalatnak változtatnia kell a szervezeti kultúráján annak érdekében, hogy az alkalmazottak idősebb és fiatalabb generációi zökkenőmentesen tudjanak együtt dolgozni. A digitális bennszülötteket el kell látniuk az általuk igényelt technológiákkal, idősebb kollégáikat pedig tréningekkel kell felkészíteniük ezek hatékony használatára. Természetesen idővel számottevően enyhülnek majd a kulturális különbségekből adódó nehézségek, ahogy a technológiát szolgáltatásként használó nemzedék túlsúlyba kerül a munkahelyeken, és az ő szemléletük válik uralkodóvá.
Dinamikus infrastruktúra kialakítása
Miután megtörténtek a fenti lépések, sort kell keríteni a meglévő informatikai infrastruktúra átvizsgálására és újratervezésére. Ennek során meg kell hozni a döntést, hogy a vállalat privát vagy nyilvános felhőt használjon-e. Az előbbi esetben rendelkezésre állnak erre a célra saját informatikai erőforrások, míg az utóbbi esetben mások által is használt erőforrásokon osztozik a vállalat. Mindkét megközelítésnek megvan az előnye és a hátránya: a privátfelhő drágább, de biztonságosabb, a nyilvános felhő pedig olcsóbb, viszont az adatok kikerülnek a vállalat falain kívülre.
Lehetséges megoldás még a hibridfelhő, a privát és a nyilvános felhő kombinációja. A valóságban azonban nem ilyen egyszerű a helyzet, hogy csupán azt kell eldönteni, privát vagy nyilvános felhőt használjanak-e, nagyon kevés cégnél (például egyes startupoknál) jöhet csak szóba ugyanis, hogy mindent a felhőbe telepítsenek. Szakértők szerint még azon vállalatok esetében is, amelyek a teljes felhőbe költözés mellett döntenek, a művelet nem megy egyik napról a másikra. Itt jöhet be megoldásként a hibrid felhő, ilyenkor egyes rendszereket házon belül tartanak, míg másokat a nyilvános felhőben helyeznek el. Ily módon lehetővé válik a meglévő befektetések megőrzése, miközben kihasználhatók a rugalmasabb, korszerű, felhőalapú alkalmazások előnyei.
Ez a kombinált megoldás egyre elterjedtebb, ugyanis a már egy ideje működő vállalkozások számára minden bizonnyal a leginkább költséghatékony megoldás meglévő rendszereik megtartása. Mindent egybevetve az alkalmazott technológia kiválasztása nagyfokú körültekintést igényel, elsősorban azt érdemes figyelembe venni, hogy melyek a vállalat jelenlegi és jövőbeli üzleti igényei.
Megfelelő kormányzás
Az EIU kutatása szerint a felhő hatékony és érett kezelésének utolsó fontos eleme a folyamat megfelelő kormányzása. A vállalatoknak gondosan mérlegelniük kell a felhőhöz és az adatokhoz való viszonyukat annak érdekében, hogy a szervezet igényeit maximálisan támogató olyan technológiát válasszanak, amely megfelel a törvényeknek és szabályozásoknak. A felhő terjedése egy sor új biztonsági, adatvédelmi, megfelelőségi és kockázatkezelési kérdést vet fel, s a felhő iparág viszonylagos éretlensége miatt sok esetben a folyamat megfelelő kormányzása a vállalatok felelőssége, nem pedig a felhőszolgáltatóké, hangsúlyozza a tanulmány.
Nehezíti a helyzetet, hogy az adatvédelmi törvények – melyek az internet előtti korszakban íródott részeket tartalmaznak – nem haladnak a korral, gyakran meglehetősen szabadon értelmezhetők és korlátozásokat írnak elő. Így például az európai szabályozók aggódnak az adatok az EU határain kívül való tárolása miatt, ezért az amerikai szolgáltatóknak régiós adatközpontokat kell fenntartaniuk, amelyeknek a költségeit áthárítják az ügyfelekre, csökkentve ezzel a felhőhasználat egyik jelentős előnyét, a költséghatékonyságot.
