Sokszor szinte áttörhetetlennek látszó kommunikációs akadályok tornyosulnak a különböző értékrendszerű, felfogású és szokásokkal rendelkező emberek közé. Ahhoz, hogy két teljesen eltérő szemléletű kolléga szót értsen egymással, elengedhetetlen, hogy – ha átmenetileg is – a másik bőrébe bújjon, megismerje a másik fél szokásait, kommunikációjának módszereit és fő elemeit, és ami a legfontosabb: alkalmazkodjon ezekhez. Ha nem így tesznek, minden jó szándékuk ellenére folyamatosan el fognak beszélni egymás mellett, ami rendszeres félreértésekhez, végső esetben komoly konfliktusokhoz vezethet.
Az informatikusok és a közönséges halandók, a számítógépes technológiákhoz csak felhasználói szinten vagy csak alig értő vezetők és alkalmazottak közötti kommunikáció buktatói rendkívül megnehezíthetik a versenyképességet javító innovatív megoldások elfogadtatását, bevezetését és használatát. Amikor a két külön világban élő kollégák egy közös projekten dolgoznak, szinte biztosra lehet venni, hogy más és más dolgok megvalósítását tartják fontosnak. Sokszor szinte képtelenek megérteni egymás javaslatait, és eltérő gondolkodásmódjuk komolyan veszélyeztetheti a mindenki által kívánatosnak tartott célok elérését.
Tévedés nem kizárva
Gyakori panasz az informatikusokkal szemben a nem szakmabeliek részéről, hogy mindent jobban tudnak, állandóan félbeszakítják és kioktatják a nem hozzáértőket, amikor szerintük ostobaságokat beszélnek, továbbá szakmai kérdésekben nem tűrnek ellentmondást. Ezt a képet erősíti, hogy a laikus szemlélő számára úgy tűnik, saját köreikben is ezt a kommunikációs stílust alkalmazzák, ez pedig azt sugallja, hogy békétlenkedő emberek, akik egymással is folytonos harcot vívnak, amelynek elsődleges célja a saját igazuk elfogadtatása a többiekkel. Márpedig az informatikusok korántsem ilyen szűklátókörű, merev gondolkodású emberek, egyszerűen arról van szó, eredendően irtóznak attól, hogy szakmai szempontból helytelen dolgokat cselekedjenek.
Ez viszont kívülről valóban úgy tűnik, mintha állandóan azt erőltetnék, hogy mindig igazuk van, holott csupán nem szívlelik a téves nézeteket, a mellébeszélést és a féligazságokat. Ennek megfelelően agresszívnek tűnő kommunikációjuk fő célja a helyes, objektív módon igazolható hatékonyságú megoldások megtalálása. Alátámasztja az elmondottakat: ritkán fordul elő, hogy egy technológiai szakember tovább védjen egy ötletet, miután annak téves volta beigazolódott.
Hogyan kerülhetik el tehát az informatikusok, hogy tévedhetetlen nagyokosnak tartsák őket?
Néhány udvarias szó sokat segít: a másik fél javaslatának azonnali, durvának tűnő visszautasítása helyett adjunk először pozitív megerősítést („Nagyon tetszik az ötleted”), majd ezt követően mondjuk el a véleményünket. Például: „Neked igazad van, és …” vagy „Köszönöm, hogy felhívtad a figyelmet erre a problémára, és …”. Ugyancsak jelentősen javítja a kommunikáció színvonalát és hatékonyságát, ha lehurrogás helyett jobban megismerjük kollégánk álláspontját: „Kifejtenéd bővebben, hogy mire gondoltál?”. A tájékozódással többek között elkerülhetjük, hogy később olyasmit hányjunk a szemére, amire egyáltalán nem is gondolt. Mindent egybevetve, ha kifejezzük azt, hogy értékeljük mások ötleteit és közreműködését – még ha ki nem állhatjuk is, hogy meggyőződésünk szerint hibás megoldásokat kívánnak elfogadtatni velünk –, és elhagyjuk a komoly visszatetszést kiváltó türelmetlen viselkedésünket, jelentősen javíthatunk munkahelyi kapcsolataink minőségén.
Eltérő nézőpontok
Az üzleti vezetők és a technikai beállítottságú informatikusok közötti kommunikációs nehézségek egy másik fő oka, hogy a döntéshozók általában nagy vonalakban vázolják fel, hogy mit szeretnének elérni, míg az IT-szakemberek a célhoz vezető út lépéseire, a felmerülő akadályokra koncentrálnak. Így aztán a vezetők által lelkesen előadott, technológus aggyal gyakran meglehetősen homályosnak tűnő elképzelésekre egy sor kellemetlennek érzett kérdés érkezik, ami rövidesen mindkét fél frusztrációjához vezet. Az üzleti vezetők nem értik, hogy az informatikusok mit nem értenek abból, amit felvázoltak, az informatikusok pedig nem tudnak mit kezdeni a nagyratörő víziókkal, ők csak a felmerülő, megoldandó problémákat látják, így a döntéshozók számára minden – egyébként saját szemszögükből pozitív és előrevivő – megnyilvánulásuk puszta akadékoskodásnak tűnhet.
A konfliktust egyszerűen az okozza, hogy a két eltérő gondolkodású oldal ugyanarra az elérendő célra egészen más nézőpontból tekint. A megoldások megtalálására összpontosító informatikusok a mostani állapotból, a jelenből indulnak ki, megfogalmazzák a cél eléréséhez szükséges teendőket, és az időben előrehaladva végrehajtják a szükséges feladatokat, megoldják a felmerülő problémákat. Ezzel szemben az üzleti vezetők víziói kezdetben csak a jövőben léteznek, és a megvalósításukhoz szükséges teendőket a víziók kikristályosodását követően a jelenbe történő visszatérés során határozzák meg. Mivel az egyik fél egy projektre a kiinduló állapotából, a másik pedig a képzeletében létező megvalósult állapotából tekint, a közös tervezés komoly akadályokba ütközhet.
További ellentéteket szülhet, hogy az IT-szakemberek jellemzően élvezik, ha problémákat kell megoldaniuk, míg a víziókra homályos elképzelésekként tekintenek, amelyek megvalósításába csak akkor tudnak belekezdeni, ha világossá teszik számukra, hogy pontosan miről is van szó.
Ugyanakkor az üzletemberek nem fogadják szívesen, hogy ragyogó ötleteik hallatán az informatikusok azonnal egy rakás problémával állnak elő, és folytonos kérdéseikkel megakasztják elképzelésük kifejtésének folyamatát.
Az ütközések elkerülése és az együttműködés hatékonyságának növelése érdekében a projektindító megbeszéléseken tanúsítsunk türelmet, és hagyjunk időt az üzleti vezetőknek ötletük kifejtésére. Csak aztán álljunk elő azzal, hogy milyen problémákat kell megoldani a projekt megvalósításához, miután teljes egészében elmondták, hogy mit akarnak. Így mindkét fél elégedetten távozhat a meetingről.
A kevesebb néha több
Üzleti vezetőkkel, nem szakmabeli munkatársakkal történő beszélgetések során az informatikusok mondandójuk alátámasztására vagy a kommunikációs korlátok áttörése érdekében hajlamosak technológiai kifejezésekkel teletűzdelt, véget nem érő hosszas mesélgetésbe bonyolódni. Ezzel önkéntelenül is azt érik el, hogy kerülni fogják a társaságukat, vagy a lehető legminimálisabbra korlátozzák a velük töltött időt. Még ennél is rosszabb következmény azonban, hogy az üzleti vezetőkben az a kép alakul ki róluk, hogy egyszerűen képtelenség velük kommunikálni, ezért inkább nem is kérdeznek tőlük semmit.
A kiváltott düh, zavartság, frusztráció és elkerülő magatartás láttán pedig az IT-szakemberek kezdik ugyanezt gondolni a másik félről. Sokan megváltozhatatlan tényként fogadják el ezt a helyzetet, ami természetes velejárója a munkahelyi környezeteknek, márpedig némi odafigyeléssel megszüntethető ez a hatékony együttműködés útjában álló kommunikációs anomália.
Azt hihetnénk, hogy a laikusok által nem érthető nyelvezet miatt alakul ki a konfliktus, pedig valójában az okozza a kommunikációs problémát, hogy az informatikusok és a nem szakmabeliek egész egyszerűen teljesen mást gondolnak arról, hogy mi a helyes válasz egy kérdésre. Ha egy üzleti vezető kíváncsi valamire egy projekttel kapcsolatban, és viszonylag egyszerű kérdésére a megvalósítandó lépéseket részletesen kifejtő választ kap, ez – függetlenül attól, hogy a válasz magas szakmai színvonalú és a projekt alapos ismeretét tükrözi – komoly frusztrációt okozhat számára, mivel a részletekben való elmerülés eltávolítja őt a projekttel kapcsolatos átfogó elképzelésétől. Más szóval: a fáktól nem látja az erdő egészét, és ez szorongással tölti el. Ugyanakkor a technikai beállítottságú emberek ízekre szedik, kezelhető méretű darabokra bontják a projektet, analizálják azok elemeit, és akkor látják értelmét az egész kezdeményezésnek, ha a részek összefüggnek egymással. Számukra a részletek jelentik a valóságot, a tényekkel nem alátámasztott nagyszabású elképzeléseket megbízhatatlannak és homályosnak tartják, amelyek nem többek puszta állításoknál.
Sokkal jobban megértethetjük magunkat tehát az üzleti gondolkodású kollégáinkkal, ha nem árasztjuk el őket részletes elemzésekkel, hanem pár kulcsfontosságú területre összpontosítunk. Így jelentősen javulni fog a fogadókészségük az iránt, amit mondunk, nem zökkentjük őket a víziójukból, és miután megértették az álláspontunkat, minden bizonnyal kíváncsiak lesznek a további részletekre.
